Cours:5-GI-KNM-S1/2022-23/VSC
De GBLL, TAL, ALAO, etc.
< Cours:5-GI-KNM-S1 | 2022-23
Membres du groupe VSCY (R&D):
- Susana Fernández Cavia
- Carolina Perret
- Victor Villar
- Yuansheng LI
Interview takeaways
Interview guide
Interviewers
- Susana Fernández Cavia
- Carolina Perret
- Victor Villar
- Yuansheng LI
Interviewed
- Ignacio Ureta
Type of interview
A semi-directive interview scheme was chosen for the following reasons:
- There can be a basic structure and list of questions but there is also margin to follow what the interviewed wants to talk about.
- It is a flexible format where the sequence of questions can be changed in order to make the conversation fluid.
- Open questions are accepted. In this way the interviewers can reach ideas which can go beyond their previous knowledge.
Presentation
List of questions
Question scheme
- Text
- Sub-questions
(notes for interviewers and conditions to make question)
Answer notes:
Main questions
- ¿A qué se dedica la empresa en la que trabajas?
- ¿Podrías contarnos cómo es tu trabajo y tu día a día?
- ¿Cual es tu puesto en la empresa? ¿Cual es tu rol en el equipo?
- ¿Cómo esta organizada la empresa?
- Cuando llega un empleado nuevo a la empresa, ¿cómo le explicais el trabajo que debe hacer?
- ¿Cómo es la relación entre equipos de trabajo? ¿Cómo es la comunicación?
- Si tenéis que transferir documentos, ¿por qué medio lo hacéis? (Teams, google Drive, One Drive...)
- ¿Has oído alguna vez hablar del término “Gestión de conocimiento” o “Knowledge Management”?
- Si la respuesta es sí: ¿Cuál es la política de "Knowledge Management" en su empresa?
- Si la respuesta es no: Explicar que es
- ¿Has trabajado en otras empresas? ¿Se manejaba el conocimiento de una manera diferente? ¿De qué manera?
- ¿Crees que se maneja distinto dependiendo del contexto?
- ¿Crees que es importante que haya una gestión organizada del conocimiento?
- ¿Qué ventajas identificas?
- ¿En relación al sector de la empresa, cuáles son los conocimientos imprescindibles que deben transmitirse dentro de la fábrica/empresa?
- ¿Existen procesos específicos dentro de la empresa para transmitir el conocimiento? ¿Como te llega a ti la información de lo que tienes que hacer?
- ¿Se registran de alguna manera los saberes y “know how”?
- ¿Cómo resuelven un problema de conocimiento en la empresa?
- ¿Buscan volver a la teoría? ¿Tienen consultoría externa? ¿Se autogestiona?
- Para ti, cual sería la manera ideal de gestionar el conocimiento en una empresa, ¿crees que cambiará en el futuro? ¿Habrá nuevos medios?
List of articles:
- Lean Management
- Enterprise Resource Planning
- Balestrin & Fayard (2004) — Les réseaux inter-organisationnels comme espace de création de connaissance
- Connaissance
- Compétence
- Information
External article:
- Les autres articles ne me semblent pas réellement pertinents, là vous avez des informations pour parler d'Industry 4.0
Interview
- ¿A qué se dedica la empresa en la que trabajas?
Se trata de una empresa francesa que pertenece a un fondo de inversión americano cuya principal área de negocio es la seguridad, tanto productos como servicios. Algunos productos destacados son las tarjetas de crédito, de transporte, de identificación y tarjetas SIM de móviles. Otros productos son lectores biométricos, sistemas de identificación y sistemas de acceso para aeropuertos. Como servicios se incluyen todas aquellas actividades de consultoría necesarias para la implementación y desarrollo de estos sistemas de seguridad.
- ¿Podrías contarnos cómo es tu trabajo y tu día a día?
¿Cuál es tu puesto en la empresa? ¿Cuál es tu rol en el equipo? Mi puesto es de Site Manager/Operations Manager. Soy el responsable del centro de servicios, dirijo todas las actividades de producción y soporte al resto de la compañía. Mi día a día lo dedico a diferentes actividades; seguimiento de la producción, reporte a la dirección de operaciones internacionales. Controlo el presupuesto y los recursos humanos del centro de servicios. También al soporte técnico a las ventas, compras, subcontratación. En otro orden de cosas también participo en el comité de dirección local y participo en casi todas las actividades
- ¿Cómo está organizada la empresa?
Se trata de una multinacional con diferentes líneas de negocio. Cada línea de negocio se estructura en varias regiones a lo largo del mundo que incluyen la organización comercial y las operaciones. Globalmente existen una serie de servicios que atienden a necesidades comunes como IT, recursos humanos, finanzas, tesorería y en otro orden de cosas, marketing, imagen, relaciones gubernamentales, … Localmente se trabaja dentro de organizaciones matriciales con un doble reporte, comercial y operativo. Al final se trata de dar un servicio local con un soporte mundial.
- Cuando llega un empleado nuevo a la empresa, ¿cómo le explicáis el trabajo que debe hacer?
En primer lugar, debo aclara que todas las tareas está procedimentadas, es decir, existen una serie de documentos o guías para la casi totalidad de los puestos de trabajo operativo. Cuando llega un nuevo empleado a la empresa hay también un procedimiento a seguir. Debe completar una seri de documentos, a continuación se organiza un calendario con reuniones y formación por parte de recursos humanos y con los diferentes managers hasta llegar a su puesto de trabajo específico. Contamos también con un manual de acogida con información local básica que todo trabajador debe conocer y un sitio Web con formación de la empresa. Más tarde, una vez asignados los recursos, puesto de trabajo, sistemas informáticos, … deberá completar una serie de formaciones corporativas obligatorias sobre calidad, seguridad, conciencia social corporativa y otras. Finalmente se visitan las instalaciones y pasa a trabajar directamente a su área.
- ¿Cómo es la relación entre equipos de trabajo? ¿Cómo es la comunicación?
- Si tenéis que transferir documentos, ¿por qué medio lo hacéis? (Teams, google Drive, One Drive...) La relación es muy fluida, hay reuniones generales planificadas y también es posible organizar reuniones para temas más específicos. Estas reuniones pueden ser presenciales o a través de Teams. LA documentación también se comparte por Teams y se guarda localmente y en one drive. Respecto a la comunicación se busca fortalecer la comunicación horizontal para facilitar el intercambio de conocimiento y por supuesto existe un sistema de escalación para la toma de decisiones estratégicas o para hacer simplemente tareas de arbitraje. Se busca potenciar al máximo la agilidad en la toma de decisiones y en las acciones a poner en práctica.
- ¿Has oído alguna vez hablar del término “Gestión de conocimiento” o “Knowledge Management”?
- Si la respuesta es sí: ¿Cuál es la política de "Knowledge Management" en su empresa? Efectivamente se trabaja intensamente en la gestión del conocimiento. Es básico en una empresa como esta en la que el nivel de complejidad tecnológica es muy alta. Contantemente se organizan webinars sobre proyectos específicos a los que se invita a todos los implicados. También hay reuniones de seguimiento de proyectos específicos y reuniones de información. Tenemos boletines que incluyen el estado del arte de cada producto y servicio y los cambios que se están aplicando.
- Si la respuesta es no: pequeño resumen:
La gestión del conocimiento (del inglés Knowledge Management) es un concepto aplicado en las organizaciones. Tiene el fin de transferir el conocimiento desde el lugar donde se genera hasta el lugar en donde se va a emplear (Fuentes, 2010),1 e implica el desarrollo de las competencias necesarias al interior de las organizaciones para compartirlo y utilizarlo entre sus miembros, así como para valorarlo y asimilarlo si se encuentra en el exterior de éstas. En el ámbito organizacional la gestión del conocimiento se enfoca en que cada uno en la organización sepa lo que el otro conoce con el objetivo de mejorar los rendimientos de las organizaciones.
- ¿Has trabajado en otras empresas? ¿Se manejaba el conocimiento de una manera diferente? ¿De qué manera?
Sí he trabajado en otras empresas y en cada una de ellas se manejaba el conocimiento de una forma similar. Hoy en día está claro que la parte más importante del valor de una empresa son sus trabajadores y a continuación su knowledge, su saber hacer y la forma en la que se transmite este saber hacer de unos puestos a otros, de unas personas a otras. En empresas pequeñas existen más limitaciones a la hora de gestionar el conocimiento, básicamente por temas presupuestarios, pero en grandes empresas, y en especial en multinacionales este punto es crítico.
- ¿Crees que se maneja distinto dependiendo del contexto? Como he indicado antes yo entiendo que no es tanto el contexto como los medios que tenga la empresa.
- ¿Crees que es importante que haya una gestión organizada del conocimiento?
La gestión organizada del conocimiento es uno de los puntos críticos de las empresas, en importante también para asegurar su supervivencia futura sobre todo en empresas tecnológicas como la mía donde hay una carga muy fuerte de I+D+I. Como hacer llegar a toda una organización presente en más de 80 países todo el saber y los nuevos desarrollos necesita de una sistemática en la forma de trabajar. Todos los procedimientos deben estar escritos y deben ser compartidos por todos los empleados en las diferentes regiones, por supuesto siempre teniendo en cuanta la peculiaridades locales.
- ¿Qué ventajas identificas? Agilidad en la comunicación de nuevos cambios en procesos o en productos Facilidad para incorporar a nuevos empleados con un tiempo muy corto de preparación Seguridad jurídica si se trata de nuevos desarrollos tecnológicos Aseguramiento de los niveles de calidad y eficiencia, todos parten de un mismo punto en común. Gestión centralizada, con los ahorros obtenidos de estas sinergias.
En relación con el sector de la empresa, ¿cuáles son los conocimientos imprescindibles que deben transmitirse dentro de la organización? Presentación de la empresa, organización, posicionamiento en el mercado, grandes números, como facturación, número de trabajadores, implantación, … Presentación específica de la empresa como forma de trabajar, herramientas informáticas que se emplean para tareas básica diarias (bajas, vacaciones, permisos, accesos, localizaciones, contactos, …) En nuestro caso una formación básica de seguridad. Formación básica en seguridad informática. Políticas de la empresa, de calidad, de seguridad, conciencia social corporativa, procedimientos departamentales y en general todo aquello que sea básico para la Compañía. Formación específica del puesto de trabajo, organización, horarios, procedimientos específicos del puesto. Productos y servicios. A partir de aquí depende mucho del puesto de trabajo, no se explica lo mismo a un comercial que a un desarrollador o a un operador de producción. El resto de la formación deberá planificarse en función de ese puesto.
- ¿Existen procesos específicos dentro de la empresa para transmitir el conocimiento? ¿Como te llega a ti la información de lo que tienes que hacer?
El proceso se realiza en cascada, de arriba hacia abajo. Es cierto que una gran parte de la información se encuentra disponible en la web corporativa. Todo lo que tiene que ver con los aspectos generales de la empresa. Dentro de esta Web hay diferentes niveles de acceso que permiten a cada trabajador llegar hasta sus procedimientos de trabajo específicos. Existen también áreas donde se detallan y explican los productos y servicios disponibles. A partir de este punto ha diferentes reuniones en la que se plantean los objetivos de cada país y de cada centro de trabajo. Anualmente se elabora un Budget que se siguen de forma mensual a alto nivel y de forma semanal a bajo nivel. para cada uno de estos seguimientos se elaboran una serie de documento e informes que se dejan registrados en la aplicaciones informáticas, vía Teams o en sharepoints.
- ¿Se registran de alguna manera los saberes y “know how”?
- ¿Cómo resuelves un problema de conocimiento en la empresa?
Efectivamente en toda empresa debe haber una constante revisión del conocimiento, cuando la empresa en grande se busca la ayuda de especialistas, consultores externos que pueden ayudar a mejorar los procesos actuales. En cualquier caso sea con el soporte externo o bien internamente hay que hacer revisiones periódicas, revisar los procedimientos, incorporar nuevas ideas y por supuesto volver a la teoría. Como todo, las empresas tienen entropía creciente, tienden al caos por lo que es preciso un seguimiento constante.
- ¿Buscáis volver a la teoría? ¿Tienen una consultoría externa? ¿Se autogestiona? En nuestro caso la respuesta es afirmativa, se vuelve a la teoría básica, de forma rápida para ver que no nos hemos desviado del objetivo. Luego, en fusión de los departamentos, países, nivel de especialidad, … se puede usar de forma indistinta la consultoría externa o la autogestión. Son sólo diferentes herramientas. En muchos casos las empresas disponen de personal formado para actuar como consultores externos por lo que esto no es un problema en sí mismo. También hay que tener en cuenta que encontrar un buen consultor externo de finanzas es relativamente asumible pero un consultor externo de desarrollo de aplicaciones para chip, simplemente no existen.
- Para ti, ¿cuál sería la manera ideal de gestionar el conocimiento en una empresa? ¿Crees que cambiará en el futuro? ¿Habrá nuevos medios?
Yo diría que ya están aquí. Una buena organización, unos buenos procedimientos y posiblemente la IA (Inteligencia artificial) va a ayudar mucho en esta área. También son básicas las herramientas informáticas, los programas de formación, … ya se emplean y facilitan enormemente la gestión del conocimiento al permitir una autogestión del conocimiento. Podemos llegar hasta donde queramos partiendo una un conocimiento básico y al ritmo al que quiera cada trabajador. Solo hay que poner los incentivos para que cada uno se preocupe de este aspecto.