Cours:5-GI-KNM-S1/2023-24/JO

Membres du groupe

BEIX Marie, BOUHMADI Sara, GEFFRAYE Sibylle et SEGUIN Thomas

Analyse d'un article scientifique

Infos de publication

Dans le cadre de notre analyse, nous abordons l'article scientifique intitulé "Analysis of Project Management Tools to Support Knowledge Management", rédigé par Miguel Clemente et Luisa Domingues de l’Université de Lisbonne. Publié dans la prestigieuse revue scientifique Procedia Computer Science par Elsevier, cet article est inclus dans le Volume 219 de l'année 2023, précisément aux pages 1769-1776.

Ce document fait partie de l'édition spéciale associée à trois conférences renommées : CENTERIS – International Conference on ENTERprise Information Systems, ProjMAN – International Conference on Project MANagement, et HCist – International Conference on Health and Social Care Information Systems and Technologies 2022. Cette édition a été éditée par Ricardo Martinho, Rui Rijo, Maria Manuela Maria Manuela.

Référence : Clemente M, Domingues L. Analysis of Project Management Tools to support Knowledge Management. Procedia Computer Science. 2023; 219: 1769-1776. Part of the CENTERIS – International Conference on ENTERprise Information Systems / ProjMAN – International Conference on Project MANagement / HCist – International Conference on Health and Social Care Information Systems and Technologies 2022. Edited by Martinho R, Rijo R, Manuela M.

Critères PICO

   Population 

   Intervention 

   Comparaison 

   Outcome 

Type d’étude et niveau de preuve associé

Cet article relève d'une étude de type observationnelle qui se situerait au niveau de preuve 4. En effet, l’analyse est une évaluation comparative des outils de gestion de projet et de leur capacité à gérer les connaissances et n’est pas basée sur des essais comparatifs randomisés ou des études de cohortes. De plus, pourrait être considéré comme une étude comparative comportant des biais importants, car il s'appuie sur une analyse et une évaluation des performances des outils sélectionnés sans nécessairement suivre un protocole expérimental strict ou une méthodologie de recherche contrôlée.

Participants

Cet article ne fait pas l’étude d’une population impliquant des individus ou des groupes et ne mentionne donc pas explicitement des participants dans le contexte traditionnel où l'on évoque des caractéristiques démographiques ou des profils spécifiques de participants. L'article se concentre sur l'évaluation et la comparaison, par les auteurs eux-mêmes des outils de gestion de projet et de leur capacité à gérer les connaissances.

Limites de l’étude

Les auteurs avancent explicitement une limite principale à leur travail :

- Limitations liées aux versions d'essai et documentation disponible : L'utilisation de versions d'essai des applications peut avoir restreint l'accès à certaines fonctionnalités clés ou réduit la profondeur de l'analyse. Des versions complètes des outils pourraient offrir une vision plus précise de leurs capacités réelles. La disponibilité de la documentation en tant que seule source d'information peut également limiter la compréhension approfondie des capacités réelles des outils.

Cependant, nous en avons relevé d’autres limites, moins explicites :

- Échantillonnage des outils évalués : L'étude se concentre sur un échantillon spécifique d'outils de gestion de projet, notamment ceux positionnés dans le Gartner Leader quadrant. Cela pourrait limiter la représentativité de l'évaluation si des outils pertinents mais non inclus dans cette catégorie étaient exclus de l'analyse.

- Évaluation basée sur des artefacts spécifiques et non considération d'autres critères : L'évaluation se base sur la compatibilité des outils avec des artefacts spécifiques dérivés du PMBOK Guide ce qui pourrait limiter la vision globale de leur potentiel en gestion des connaissances. D’autres critères pertinents pour la gestion de projet et des connaissances pourraient être pris en compte.

- Orientation vers la gestion de la connaissance explicite : L'étude met l’accent principalement sur la gestion de la connaissance explicite (capturée et documentée), négligeant potentiellement la gestion de la connaissance tacite (expérience, intuition, savoir-faire individuel).

- Généralisation restreinte : Les résultats de cette analyse sont spécifiques aux outils évalués et aux critères choisis, limitant leur généralisation à d'autres contextes ou à d'autres outils de gestion de projet.

Etude du KM chez une entreprise

Entreprise étudiée

Comité d'organisation des Jeux olympiques et paralympiques de 2024 (voir "carte d'identité" ci-jointe) File:JO-Carte-Identité-Paris 2024.pdf

Contact

GEFFRAYE Jean (voir "carte d'identité" ci-jointe) File:fiche identité Jean.pdf

Méthodes de travail

Première étape : Recherche de l'entreprise et du contact

Rapidement, nous avons pensé à des grandes entreprises connues de tous. Cependant, il fallait avoir un contact dans ces entreprises avec qui on pouvait facilement communiquer, afin d'organiser l'entretien le plus rapidement possible. --> Abandon des grandes entreprises assez rapidement par manque de contact pratique

Dans un deuxième temps, nous avons penser à des éléments beaucoup artisanaux. Nous avons pensé à des boulangeries. Les boulangers ont souvent des apprentis qui vont en apprendre énormément sur le métier, mais aussi sur l'entreprise actuelle. Chaque boulanger à ses propres recettes et manière de travailler qui les différencient. Rien ne vaut mieux que de telles exemples simplistes (recette, quantité, etc) pour comprendre et étudier le KM d'une entreprise. Notre choix c'est tourné vers la patisserie lyonnaise la plus réputée : Pralus. Malheureusement, après un mail, un appel et un autre mail, aucune réponse ne nous a donné satisfaction. --> Abandon de Pralus et de la découverte du KM chez les artisans

Enfin, une membre de notre équipe à la chance d'avoir un frère travaillant au comité d'organisation des jeux olympiques et paralympiques de 2024. L'entreprise visée (qui s'avère être une association) nous plaît énormément car elle est dans un contexte proche et amène un aspect nouveau car cela ne fonctionne pas comme une entreprise "classique". --> Choix définif de travailler sur : Comité d'organisation des Jeux olympiques et paralympiques de 2024

Deuxième étape : Définition de l'entreprise

Nous nous sommes répartis les rôles afin d'avoir une première équipe qui commence le questionnaire, tandis que l'autre travail sur définir précisement l'entreprise associée à notre contact et le contact.

Nous devons comprendre à la fois le contexte de sa création, son âge, ses motivations, sa forme juridique, mais aussi à qui elle s'adresse. Tout ses facteurs sont importants car ils vont nous guider vers la compréhensio de : - La maturité de leur Knowledge Management - La provenance de la Knowledge - Comment la Knowledge peut-elle être transmise ?

Il nous semblait fondamental d'avoir ses information afin de proposer un questionnaire plus qualitatif pour nous, mais surtout pour notre contact. Nous devons démontrer que nous avons préparé ce rendez-vous de la bonne manière, et que les résultats de ce rendez-vous seront utiles.

De ce travail découle la carte d'identité de l'entreprise.

Troisième étape : Définition du contact

Très peu de travail de recherche a été nécessaire étant donné que c'est une relation proche d'un de nos membres. Cependant, il est important de préciser que le moyen de communication privilégier était via message. Soit le mode de contact (hors appel) le plus direct afin de claririfier au mieux les conditions de l'entretien.

De ce travail découle la carte d'identité du contact.

Quatrième étape : Création du questionnaire

Dans cette partie, nous avons séparé le travail dépendemment des tâches de recherches déjà effectués, afin de réfléchir à des questions plus juste lors de l'interview. Ainsi, pour ceux ayant travaillé sur le contact, ils ont majoritairement préparé les questions contacts, pour ceux ayant travailler sur l'entreprise, ils ont majoritairement préparé les questions sur l'entreprise, etc. Les autres ont profité de pouvoir s'inspirer d'autres cas, mais surtout de prendre le temps de la réflexion sur ce qu'on souhaitait obtenir au final comme information.

Une fois le travail fait, il y a eu un effort de compilation de nos questions, et de remise en cause pour définir le questionnaire optimal. L'équipe entière s'est vue réalisée une dernière relecture générale, afin de valider son contenu.

De ce travail naît le questionnaire.

Cinquième étape : Réalisation de l'entretien

Pour cette ultime étape de la récupération des informations, nous avons décidé de réaliser l'entretien par appel téléphonique. Au vu de la personne contacté (un proche), un entretien par visio-conférence, ou un entretien en physique n'aurait pas apporté grand chose de plus dans notre recherche. Deux membres de notre équipe ont pris part à cet entretien téléphonique, afin de s'assurer de n'oublier aucune question, et d'être capable d'effectuer la prise de note adéquate. Les autres, comme la personne qui rédige le Wiki à ce moment, s'affairent à la rédaction du Wiki et la préparation de la présentation finale.

Questionnaire

Introduction et Contexte

Pouvez-vous nous donner un aperçu de l'entreprise JO Paris 2024 en termes de taille, statut juridique, secteur d'activité, principaux clients, partenaires commerciaux, et sources de financement?

Pouvez-vous nous expliquer le positionnement de l'entreprise sur le marché, notamment si elle détient un monopole ou si elle a des concurrents directs ou indirects?

Quels sont les objectifs stratégiques à court et long terme de JO Paris 2024, tant sur le plan national qu'international? Pouvez-vous partager quelques informations sur l'histoire de l'entreprise, notamment sa date de création et comment elle est née?

Profil de Jean Geffraye

Parlez-nous de votre poste au sein de JO Paris 2024, y compris votre ancienneté, les services avec lesquels vous interagissez, et votre environnement de travail.

Quel est votre âge et quelle est votre formation académique? Comment avez-vous évolué au sein de l'entreprise depuis votre embauche?

Avez-vous déjà occupé des postes d'encadrement ou de formation au sein de l'entreprise, et comment cela s'est-il déroulé?

Pouvez-vous partager des informations sur votre implication dans l'entreprise en dehors de vos missions habituelles, tels que des activités supplémentaires ou votre participation à des projets spéciaux?

Knowledge Management au sein de l'entreprise

Comment se passe le partage des connaissances d'une édition des JO à une autre? À quelle période commence-t-on à préparer la transition?

Quels sont les supports et outils utilisés pour le partage des connaissances, tels que séminaires, manuels, dossiers, et comment sont-ils structurés?

Comment JO Paris 2024 gère-t-elle la formation et l'intégration des nouveaux employés en matière de knowledge management?

Pouvez-vous nous expliquer les biais de transmission de l'information au sein de l'entreprise?

Comment la gestion des fournisseurs est-elle gérée sur le long terme en termes de partage de connaissances?

Ressources Humaines

Comment votre équipe gère-t-elle l'identification et la rétention des experts clés pour assurer la continuité du savoir-faire nécessaire aux JO Paris 2024?

Quels sont les éléments clés du plan de formation pour la transmission des compétences essentielles liées aux JO Paris 2024?

Comment la gestion des compétences est-elle alignée sur les besoins spécifiques liés à l'événement, et comment mesurez-vous son efficacité?

Ressources Informationnelles

Comment votre équipe assure-t-elle l'accessibilité et la mise à jour continue de la base documentaire pour garantir la disponibilité en temps opportun des informations essentielles?

Comment la gestion visuelle est-elle utilisée pour améliorer la compréhension et la diffusion des connaissances clés au sein de l'organisation?

Outils de Travail

Comment la plateforme de collaboration que vous utilisez facilite-t-elle l'échange de connaissances et la collaboration entre les membres de l'équipe travaillant sur les JO Paris 2024?

Pouvez-vous expliquer comment la plateforme de gestion de contenu est structurée pour faciliter la recherche et la récupération rapides des informations liées aux JO 2024?

Processus de Travail

Comment sont documentés et partagés les processus de travail pour garantir une compréhension claire des tâches et des responsabilités liées aux JO Paris 2024?

Comment l'alignement entre les processus de formation et les processus de travail est-il assuré pour garantir une exécution efficace des tâches?

Espaces de Travail et Relations Humaines

Comment la disposition des espaces de travail, y compris les open-spaces, est-elle optimisée pour faciliter la communication et le partage des connaissances entre les membres de l'équipe?

Comment sont mises en œuvre les pratiques de gestion agile pour favoriser la flexibilité et l'adaptabilité de l'équipe dans les préparatifs pour les JO Paris 2024?

Relations Extérieures

Comment votre équipe assure la diffusion efficace des résultats et des connaissances acquises pendant les JO Paris 2024, en vue de favoriser la collaboration et le partage des meilleures pratiques avec d'autres organisations ou événements sportifs?

Comment les collaborations externes, telles que les congrès ou les portes ouvertes, sont-elles utilisées pour renforcer les pratiques de Knowledge Management pendant et après les JO 2024?

Résultats

La vision du Knowledge Management selon Jean

Déjà entendu parler de sujets liés, mais jamais du terme KM. Selon Jean, le Knowledge Management est une façon de collecter et consolider des connaissances pour assurer qu’on ne les perde pas et qu’on en tire parti dans le futur. Il considère que la gestion des connaissances est au coeur des préoccupations au sein de l'organisation des Jeux Olympiques.

En discutant avec Jean, nous nous sommes rendus compte que la gestion des connaissances était gérée à deux niveaux différents : d'une part au sein du Comité d'organisation des Jeux Olympiques de Paris 2024, d'autre part au sein du Comité International Olympique (CIO) pour transmettre les connaissances d'édition en édition.

Partie KM au quotidien, à l’échelle de l’organisation Paris 2024

Dans la première partie, nous allons nous intéresser à l’analyse des résultats recueillis qui se rapportent plus à l’organisation même du COJOP Paris 2024. Nous avons décider de séparer les résultats en trois sous-parties, qui rejoignent trois thèmes ou composantes du Knowledge Management. Les informations qui sont présentées ont été réécrites pour une meilleure compréhension des lecteurs et complétés par notre analyse et notre connaissance ou par des recherches des modes de travail/outils…

Intégration

Au sein du COJOP Paris 2024, l'intégration occupe une place centrale dans la gestion des connaissances (KM). Les formations, notamment celles dispensées par les PMO (Projet Manager Officer) dans les services différents, joue un rôle clé dans ce processus. Certaines formations sont d’ailleurs obligatoire lors de l’intégration des nouveaux arrivants (à réaliser en ligne, avec un délai de 2 à 4 semaines) mais peuvent aussi avoir lieu en présentiel. Au sein du COJOP, des séminaires ont également lieu. Ils visent à renforcer la cohésion entre les équipes, établir une vision commune et partager les grands succès. Le contact, intégré au sein du service Hospitalités, a d’ailleurs eu l’occasion de participer à de nombreuses sessions. C’est l’occasion pour chaque équipe de partager leur avancement, problématiques actuelles, succès et décrire leur travail aux autres services qui ne seraient pas forcément en contact d’habitude. Toutes ces initiatives s'inscrivent dans la dimension "People" du KM en favorisant une intégration harmonieuse des membres, l'encadrement des nouveaux mais aussi inter-équipes étant une priorité. Cet enjeu d’intégration est particulièrement important, pour la “Workforce” (arrivant entre juin et septembre 2024) car ceux-ci auront besoin d’être opérationnels avec uniquement 3 semaines de background sur les sujets. A l’arrivée du contact dans l’entreprise, il n’y avait pas encore de processus particulier dans le service pour l’intégration, du fait de la jeunesse du service. Il a donc eu une intégration en contact direct avec sa N+1. Il a eu l’occasion depuis d’intégrer de nombreuses personnes, et un plan de formation a été dessiné aujourd’hui et met l'accent sur des éléments en ligne (formations) et un onboarding avec le PMO associé.

Mode de travail & Communication

Le mode de travail au COJOP Paris 2024 est caractérisé par des espaces ouverts, une forte internationalité, et une utilisation intensive des visioconférences via Teams. Ces pratiques soutiennent la gestion et le partage des connaissances en favorisant la flexibilité (travail à distance ou en présentiel) et en encourageant une communication transparente. Le travail en Open Space flexible permet alors une certaine liberté aux employés, tout en gardant un lieu pour pouvoir échanger avec les collègues si besoin. Cependant, des défis subsistent, tels que le changement de bureau du prestataire On Location en raison d'une capacité insuffisante. En effet, avec l’expansion graduelle des effectifs, des équipes qui avaient autrefois la capacité d’être tous ‘logés’ sous le même toit, on dû déménager ou accentuer leur temps de travail en distanciel. Cela souligne les limites de l’Open Space (place parfois insuffisante pour accueillir tout le monde). Du fait du fait des activités de l’entreprise (travail avec des prestataires, organisation à grande échelle d’un évènement sportifs, travails avec plusieurs nations, partenaires, CIO), le travail et les réunions se font alors à travers une communication en visioconférence ou messagerie instantantané Teams. Le logiciel Teams permet alors de limiter les silos d’informations. Ce Teams est également renforcée par l'utilisation du SharePoint, lié au compte Teams, qui permet une collaboration en temps réel, facilitant ainsi la productivité. Cependant, la dépendance à Internet est un risque, soulignant l'importance de maintenir une connectivité stable pour garantir une communication efficace.

Gestion de la ressource documentaire

Le service Hospitalités (où est intégré Jean Geffraye) se charge de l’organisation et de la vente de package “Hospitalités” (par exemple: un package regroupant des billets avec une expérience VIP, puis une soirée réservée avec un hôtel bien placé suivi d’une place pour la cérémonie de clôture). Ces packages sont destinés aux entreprises ou aux particuliers. Du fait de cette organisation, en lien avec de nombreux services (qui seraient trop importants pour les citer 1 à 1), le service Hospitalités doit composer avec de mulitples informations avec des formats plus différents les uns que les autres, d’autant plus que cela peut aussi dépendre du format des fournisseurs ou prestataires. On peut en citer quelques uns :

   Les données budgétaires, financières relatives aux coûts d'exploitation, aux investissements, aux revenus générés par les services d'hospitalité, et aux 
   partenariats financiers.
   Les accords contractuels avec les fournisseurs, les partenaires, et les prestataires de services d'hospitalité, comprenant des détails sur les 
   obligations, les droits, et les conditions contractuelles.
   Des rapports et des analyses liés à la satisfaction des clients, aux performances opérationnelles, aux tendances du marché de l'hospitalité, et à d'autres 
   indicateurs clés de performance (KPI).
   Des informations sur les invités, y compris leurs préférences, leurs besoins spécifiques, et leur historique d'interaction avec les services 
   d'hospitalité, contribuant à personnaliser l'expérience.
   Des protocoles de sécurité, des plans d'évacuation, et des informations relatives aux mesures de sécurité mises en place pour garantir le bien-être des 
   participants
   Des plans de communication interne et externe, y compris les stratégies de marketing, les messages promotionnels, et les outils de communication utilisés 
   pour promouvoir les services d'hospitalité.
   …

Ainsi, la gestion de la ressource documentaire est un enjeu très important au sein du COJOP. A Paris 2024, celle-ci repose sur l'utilisation avancée du SharePoint. Cette plateforme organise les documents de manière ordonnée sans silos entre les services, favorisant le partage et répondant à la composante "Documentation" du KM. Elle permet de connaître les auteurs, de garder un historique des versions, et offre des fonctionnalités de recherche avancées, soulignant son rôle dans la gestion de l'information. Cependant, cela dépend de maintenir une structure et une indexation compréhensibles pour tous les utilisateurs, réaffirmant l'importance de la composante "People" du KM. De plus, le risque de dépendance à Internet est identifié, et des efforts doivent être déployés pour garantir l'accessibilité constante des informations. Le SharePoint offre des avantages supplémentaires, tels que la possibilité de collaborer en temps réel et d'automatiser les flux de travail, contribuant ainsi à accroître la productivité. En option, la plateforme peut être intégrée à des systèmes d'entreprise tels que CRM et ERP, assurant ainsi la continuité des activités et évitant la duplication des documents dans l'environnement numérique, soulignant la pertinence de la composante "Technology" dans le contexte opérationnel du COJOP Paris 2024.

Partie KM héritage, à l’échelle de l’entité Jeux Olympiques

Le CIO est l'organisation ciment des Jeux Olympiques. Créé en 1894 et basée à Lausanne en Suisse, le CIO est chargé de superviser l'ensemble du mouvement olympique et de veiller à ce que les Jeux Olympiques soient organisés conformément à la Charte olympique. Il prend des décisions importantes concernant l'attribution des Jeux Olympiques à une ville hôte, élabore des politiques et des règles olympiques, et s'efforce de promouvoir les valeurs olympiques dans le monde entier. Dans ce cadre, le CIO a mis en place une plateforme de sauvegarde de la connaissance, qui doit être remplie à chaque édition et que chaque Comité d'Organisation des Jeux Olympiques et Paralympiques (COJOP) peut consulter.

Ceci permet d'améliorer la productivité des différents services du COJOP. Il s'agit en quelques sorte de documents de passation, auquel le comité peut commencer à avoir accès jusqu'à deux ans avant les Jeux puis tout le long de l'organisation de l'événement. Chaque division peut alors voir ce qui a été fait au niveau des anciens Jeux pour chaque service (exemple : tous les historiques des procédures de sécurité mises en place).

Mais la contre-partie est que les comités doivent également enrichir cette base de connaissances pour les éditions futures, afin que les informations soient à jour et réactualisées à chaque édition. Cette sauvegarde des informations sur la plateforme de connaissance est imposée par le CIO, mais c'est une charge supplémentaire un peu trop lourde à porter pour les Comités d'organisation selon Jean. Ceux-ci étant plus focalisé sur l'objectif à court terme de livrer la meilleure édition possible des Jeux Olympiques, cette documentation vient augmenter leur charge de travail et leur donne l'impression de perdre du temps sur quelque chose qui n'est pas urgent ni prioritaire.

Par exemple, le CIO demande une traduction systématique en anglais de tous les documents de cette plateforme pour que ce soit plus facile à lire et à exploiter pour les éditions suivantes. Cependant aujourd’hui, on se rend compte que la plupart des documents provenant des Jeux Olympiques de Tokyo sont en japonais. En effet, le Comité d’Organisation de Tokyo n’a pas forcément pris le temps de tout traduire en anglais, il est donc un peu compliqué d’accéder à leurs informations.

Voici donc un tableau comparatif des missions et des enjeux des deux entités :

Il s'agit donc ici principalement d'un problème de décalage entre les enjeux du CIO et ceux du COJOP. Un autre problème sous-jacent est aussi que le CIO n’est pas physiquement présent dans les mêmes locaux que le Comité d’Organisation. En effet, comme mentionnée précédemment, celui-ci est basé à Lausanne. Les échanges avec ces derniers sont donc majoritairement via des appels Teams et des mails, sauf à quelques rares occasions où ils se déplacent à Paris pour venir voir le Comité d’Organisation. Ce manque de proximité géographique entre les deux équipes rend ainsi leur communication davantage compromise.

Ainsi, selon Jean, il faudrait que le CIO et le COJOP soient une seule et même entreprise, pour que toutes les équipes aient les mêmes enjeux, la même motivation de perpétuer l’héritage des Jeux Olympiques.

Présentation

File:Présentation_JO.pptx