Cours:5-GI-KNM-S1/2023-24/JO
De GBLL, TAL, ALAO, etc.
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Membres du groupe
BEIX Marie, BOUHMADI Sara, GEFFRAYE Sibylle et SEGUIN Thomas
Entreprise étudiée
Comité d'organisation des Jeux olympiques et paralympiques de 2024
(voir "carte d'identité" ci-jointe)
File:Carte-Identité-Paris_2024.pdf
Contact: GEFFRAYE Jean (voir "carte d'identité" ci-jointe)
Méthodes de travail
Première étape : Recherche de l'entreprise et du contact
Rapidement, nous avons pensé à des grandes entreprises connues de tous. Cependant, il fallait avoir un contact dans ces entreprises avec qui on pouvait facilement communiquer, afin d'organiser l'entretien le plus rapidement possible. --> Abandon des grandes entreprises assez rapidement par manque de contact pratique
Dans un deuxième temps, nous avons penser à des éléments beaucoup artisanaux. Nous avons pensé à des boulangeries. Les boulangers ont souvent des apprentis qui vont en apprendre énormément sur le métier, mais aussi sur l'entreprise actuelle. Chaque boulanger à ses propres recettes et manière de travailler qui les différencient. Rien ne vaut mieux que de telles exemples simplistes (recette, quantité, etc) pour comprendre et étudier le KM d'une entreprise. Notre choix c'est tourné vers la patisserie lyonnaise la plus réputée : Pralus. Malheureusement, après un mail, un appel et un autre mail, aucune réponse ne nous a donné satisfaction. --> Abandon de Pralus et de la découverte du KM chez les artisans
Enfin, une membre de notre équipe à la chance d'avoir un frère travaillant au comité d'organisation des jeux olympiques et paralympiques de 2024. L'entreprise visée (qui s'avère être une association) nous plaît énormément car elle est dans un contexte proche et amène un aspect nouveau car cela ne fonctionne pas comme une entreprise "classique". --> Choix définif de travailler sur : Comité d'organisation des Jeux olympiques et paralympiques de 2024
Deuxième étape : Définition de l'entreprise
Nous nous sommes répartis les rôles afin d'avoir une première équipe qui commence le questionnaire, tandis que l'autre travail sur définir précisement l'entreprise associée à notre contact et le contact.
Nous devons comprendre à la fois le contexte de sa création, son âge, ses motivations, sa forme juridique, mais aussi à qui elle s'adresse. Tout ses facteurs sont importants car ils vont nous guider vers la compréhensio de : - La maturité de leur Knowledge Management - La provenance de la Knowledge - Comment la Knowledge peut-elle être transmise ?
Il nous semblait fondamental d'avoir ses information afin de proposer un questionnaire plus qualitatif pour nous, mais surtout pour notre contact. Nous devons démontrer que nous avons préparé ce rendez-vous de la bonne manière, et que les résultats de ce rendez-vous seront utiles.
De ce travail découle la carte d'identité de l'entreprise.
Troisième étape : Définition du contact
Très peu de travail de recherche a été nécessaire étant donné que c'est une relation proche d'un de nos membres. Cependant, il est important de préciser que le moyen de communication privilégier était via message. Soit le mode de contact (hors appel) le plus direct afin de claririfier au mieux les conditions de l'entretien.
De ce travail découle la carte d'identité du contact.
Quatrième étape : Création du questionnaire
Dans cette partie, nous avons séparé le travail dépendemment des tâches de recherches déjà effectués, afin de réfléchir à des questions plus juste lors de l'interview. Ainsi, pour ceux ayant travaillé sur le contact, ils ont majoritairement préparé les questions contacts, pour ceux ayant travailler sur l'entreprise, ils ont majoritairement préparé les questions sur l'entreprise, etc. Les autres ont profité de pouvoir s'inspirer d'autres cas, mais surtout de prendre le temps de la réflexion sur ce qu'on souhaitait obtenir au final comme information.
Une fois le travail fait, il y a eu un effort de compilation de nos questions, et de remise en cause pour définir le questionnaire optimal. L'équipe entière s'est vue réalisée une dernière relecture générale, afin de valider son contenu.
De ce travail naît le questionnaire.
Cinquième étape : Réalisation de l'entretien
Pour cette ultime étape de la récupération des informations, nous avons décidé de réaliser l'entretien par appel téléphonique. Au vu de la personne contacté (un proche), un entretien par visio-conférence, ou un entretien en physique n'aurait pas apporté grand chose de plus dans notre recherche. Deux membres de notre équipe ont pris part à cet entretien téléphonique, afin de s'assurer de n'oublier aucune question, et d'être capable d'effectuer la prise de note adéquate. Les autres, comme la personne qui rédige le Wiki à ce moment, s'affairent à la rédaction du Wiki et la préparation de la présentation finale.
??? RETOUR SUR L'ENTRETIEN ???
Questionnaire
I. Introduction et Contexte
Pouvez-vous nous donner un aperçu de l'entreprise JO Paris 2024 en termes de taille, statut juridique, secteur d'activité, principaux clients, partenaires commerciaux, et sources de financement?
Pouvez-vous nous expliquer le positionnement de l'entreprise sur le marché, notamment si elle détient un monopole ou si elle a des concurrents directs ou indirects?
Quels sont les objectifs stratégiques à court et long terme de JO Paris 2024, tant sur le plan national qu'international? Pouvez-vous partager quelques informations sur l'histoire de l'entreprise, notamment sa date de création et comment elle est née?
II. Profil de Jean Geffraye
Parlez-nous de votre poste au sein de JO Paris 2024, y compris votre ancienneté, les services avec lesquels vous interagissez, et votre environnement de travail.
Quel est votre âge et quelle est votre formation académique? Comment avez-vous évolué au sein de l'entreprise depuis votre embauche?
Avez-vous déjà occupé des postes d'encadrement ou de formation au sein de l'entreprise, et comment cela s'est-il déroulé?
Pouvez-vous partager des informations sur votre implication dans l'entreprise en dehors de vos missions habituelles, tels que des activités supplémentaires ou votre participation à des projets spéciaux?
III. Knowledge Management au sein de l'entreprise
Comment se passe le partage des connaissances d'une édition des JO à une autre? À quelle période commence-t-on à préparer la transition?
Quels sont les supports et outils utilisés pour le partage des connaissances, tels que séminaires, manuels, dossiers, et comment sont-ils structurés?
Comment JO Paris 2024 gère-t-elle la formation et l'intégration des nouveaux employés en matière de knowledge management?
Pouvez-vous nous expliquer les biais de transmission de l'information au sein de l'entreprise?
Comment la gestion des fournisseurs est-elle gérée sur le long terme en termes de partage de connaissances?
IV. Ressources Humaines
Comment votre équipe gère-t-elle l'identification et la rétention des experts clés pour assurer la continuité du savoir-faire nécessaire aux JO Paris 2024?
Quels sont les éléments clés du plan de formation pour la transmission des compétences essentielles liées aux JO Paris 2024?
Comment la gestion des compétences est-elle alignée sur les besoins spécifiques liés à l'événement, et comment mesurez-vous son efficacité?
V. Ressources Informationnelles
Comment votre équipe assure-t-elle l'accessibilité et la mise à jour continue de la base documentaire pour garantir la disponibilité en temps opportun des informations essentielles?
Comment la gestion visuelle est-elle utilisée pour améliorer la compréhension et la diffusion des connaissances clés au sein de l'organisation?
VI. Outils de Travail
Comment la plateforme de collaboration que vous utilisez facilite-t-elle l'échange de connaissances et la collaboration entre les membres de l'équipe travaillant sur les JO Paris 2024?
Pouvez-vous expliquer comment la plateforme de gestion de contenu est structurée pour faciliter la recherche et la récupération rapides des informations liées aux JO 2024?
VII. Processus de Travail
Comment sont documentés et partagés les processus de travail pour garantir une compréhension claire des tâches et des responsabilités liées aux JO Paris 2024?
Comment l'alignement entre les processus de formation et les processus de travail est-il assuré pour garantir une exécution efficace des tâches?
VIII. Espaces de Travail et Relations Humaines
Comment la disposition des espaces de travail, y compris les open-spaces, est-elle optimisée pour faciliter la communication et le partage des connaissances entre les membres de l'équipe?
Comment sont mises en œuvre les pratiques de gestion agile pour favoriser la flexibilité et l'adaptabilité de l'équipe dans les préparatifs pour les JO Paris 2024?
IX. Relations Extérieures
Comment votre équipe assure la diffusion efficace des résultats et des connaissances acquises pendant les JO Paris 2024, en vue de favoriser la collaboration et le partage des meilleures pratiques avec d'autres organisations ou événements sportifs?
Comment les collaborations externes, telles que les congrès ou les portes ouvertes, sont-elles utilisées pour renforcer les pratiques de Knowledge Management pendant et après les JO 2024?
Résultats
I. La vision du Knowledge Management selon Jean
Déjà entendu parler de sujets liés, mais jamais du terme KM. Selon Jean, le Knowledge Management est une façon de collecter et consolider des connaissances pour assurer qu’on ne les perde pas et qu’on en tire parti dans le futur. Il considère que la gestion des connaissances est au coeur des préoccupations au sein de l'organisation des Jeux Olympiques.
En discutant avec Jean, nous nous sommes rendus compte que la gestion des connaissances était gérée à deux niveaux différents : d'une part au sein du Comité d'organisation des Jeux Olympiques de Paris 2024, d'autre part au sein du Comité International Olympique (CIO) pour transmettre les connaissances d'édition en édition.
II.Partie KM au quotidien, à l’échelle de l’organisation Paris 2024
Toutes les ressources documentaires sont automatiquement sauvegardées sur un Sharepoint, lié au compte Teams. Organisation sur le compte Teams directement. Permet de connaître qui est l’auteur de quel document, gardé un historique des versions. Risque : être connecté à internet et au réseau (pas toujours le cas par exemple en déplacement : duplications ou informations plus à jour)
Organisation du Sharepoint : pas de silos d’informations entre les services, permet de partager l’information à tous, à condition de garder une structure et une indexation compréhensible pour tous
Enjeu de formation sur l’ensemble de la workforce (qui vont arriver entre juin et septembre) : doivent être le plus compétents possible en ayant que 3 semaines de background
Formation : plateforme de formations (2 semaines à 1 mois pour les faire), séminaire RH et finance pour le fonctionnement et les trucs transverses, formations avec les PMO (dans tous les grands services, au sein de la division commercial)
III.Partie KM héritage, à l’échelle de l’entité Jeux Olympiques
Le CIO est l'organisation ciment des Jeux Olympiques. Créé en 1894 et basée à Lausanne en Suisse, le CIO est chargé de superviser l'ensemble du mouvement olympique et de veiller à ce que les Jeux Olympiques soient organisés conformément à la Charte olympique. Il prend des décisions importantes concernant l'attribution des Jeux Olympiques à une ville hôte, élabore des politiques et des règles olympiques, et s'efforce de promouvoir les valeurs olympiques dans le monde entier. Dans ce cadre, le CIO a mis en place une plateforme de sauvegarde de la connaissance, qui doit être remplie à chaque édition et que chaque Comité d'Organisation peut consulter. Ceci permet d'améliorer la productivité des différents services du COJOP. Il s'agit en quelques sorte de documents de passation, auquel le comité a accès deux ans avant les Jeux, et dans lequel chaque division peut voir ce qui a été fait au niveau des anciens Jeux pour chaque service (exemple : procédures de sécurité, tous les historiques). Mais la contre-partie est que les comités doivent également enrichir cette base de connaissances pour les éditions futures, afin que les informations soient à jour et réactualisées à chaque édition. Cette sauvegarde des informations sur la plateforme de connaissance est imposée par le CIO, mais c'est une charge supplémentaire un peu trop lourde à porter pour les Comités d'organisation selon Jean. Par exemple, le CIO demande une traduction systématique en anglais de tous les documents de cette plateforme pour que ce soit plus facile à lire et à exploiter pour les éditions suivantes. Cependant aujourd’hui,On se rend compte que la plupart des documents provenant des Jeux Olympiques de Tokyo sont en japonais. En effet, le Comité d’Organisation de Tokyo n’a pas forcément pris le temps de tout traduire en anglais, il est donc un peu compliqué d’accéder à leurs informations.
Pour Jean, il s'agit ici principalement d'un problème de décalage entre les enjeux du CIO et ceux du COJOP.
Problème : le CIO est basé à Lausanne, donc pas présent au quotidien avec les équipes 2024
Perspectives :
il faudrait que le cio et le cojop soit une seule et même entreprise, pour que tout le monde ait les mêmes enjeux, la même motivation