Membres du groupe

Ahmed Ben Salha
Adrien Colombet
Antoine Blangy
Kouceïla Abdellaoui
Ismaël Bouhafs

Travail 1 : Audit de stratégie de KNM au sein d'une entreprise

Présentation de l'entreprise

Entreprise ciblée

Bibliothèque Marie Curie, INSA Lyon

Général

Domaine d’activité : Enseignement supérieur — Services documentaires et support à la recherche.

Activités / services proposés

Accès et prêt de ressources documentaires (livres, revues, thèses, etc.)
Espaces de travail individuels et collectifs
Accompagnement à la recherche documentaire et à la publication scientifique
Formations à la recherche d'information et aux outils bibliographiques
Accès aux ressources électroniques (bases de données, archives ouvertes)
Accueil et orientation des publics
Organisation d'expositions et événements culturels

Type d’entreprise (forme juridique)

Service administratif interne à un EPSCP (Établissement Public à Caractère Scientifique, Culturel et Professionnel, ici l'INSA Lyon)

Fiche d’identité

Nom : Bibliothèque Marie Curie — INSA Lyon
Code APE / NAF : 85.42Z — Enseignement supérieur
Adresse : Bât. Marie Curie, 20 avenue Albert Einstein, 69621 Villeurbanne Cedex, France
Téléphone : 04 72 43 61 87
Email : doc@insa-lyon.fr
Site internet : https://bibliotheque.insa-lyon.fr

Organisation

La bibliothèque est rattachée à la Direction de la Recherche et de la Documentation de l’INSA Lyon.

Équipe d’environ 15 agents
7 Pôles principaux :
- Direction
- Services aux publics
- Compétences informationnelles
- Médiation scientifique et culturelle
- Service aux chercheurs
- Collections
- Informatique documentaire et communication

Enjeux et Stratégie

Enjeux :

Répondre aux besoins variés des étudiants et chercheurs
Renforcer l’offre numérique et l’accès distant
Suivre l’évolution des pratiques documentaires (open access, outils collaboratifs)
Maintenir l’attractivité de la bibliothèque sur le campus

Stratégies :

Diversification des canaux de communication et de formation
Coopération avec départements et laboratoires

Histoire

Ouverture au public : 2009
Type de bibliothèque : Bibliothèque de grande école ou institut
Site web : Bibliothèque Marie Curie
Surface de plancher : 5213 m²
Architecte : Atelier d'architecture Michel Rémon
Prix obtenu : lauréate du Trophée de l’accessibilité 2012
Type de programme : CPER 2007-2013

Depuis 2020 : Démarche de modernisation de l'accès à l'information via le numérique.

Finance

Service public financé par le budget global de l’INSA Lyon. Pas de chiffre d’affaires commercial.

Concurrence & Coopérations

Plutôt que de la concurrence, démarche de coopération avec les utres bibliothèques universitaires lyonnaises (Programme Prêts entre Bibliothèques). Accès libre en ligne pour tous (Google Scholar, ResearchGate, panorama des ressources)

Parties prenantes

Public ciblé : Étudiants, doctorants, enseignants-chercheurs, personnel administratif.

Clients : Étudiants, chercheurs, départements pédagogiques et laboratoires, institutions culturelles.

Partenariats :

Université de Lyon
Consortium Couperin

Liens avec d’autres associations

Collaboration avec associations étudiantes et institutions pour expositions ou événements culturels
Participation à des réseaux documentaires académiques nationaux (SUDOC, ABES, Couperin)

Méthodologie

Étude des connaissances de base en Knowledge Management

L'équipe a pu acquérir des notions de base en Knowledge Management via le cours pour pouvoir identifier les points clés sur ce secteur dans une organisation - découverte de la pyramide DIKW. Cela nous a permis de comprendre les enjeux principaux de la discipline: transformer les données en décisions stratégiques.

Mémoire organisationnelle: préserver les savoirs
Efficacité opérationnelle: rendre l’information accessible
Collaboration: partage efficace entre les équipes
Identifier les défauts pour améliorer

Recherche de la structure idéale pour l’étude

Idées de structures :

Mairie de Lyon : situation complexe, contacts compliqués pour une étude
Cabinet d'expertise comptable : structure petite, peu mature, peu de matière
BMC : facilité de contact, sources d'informations diverses, structure rattachée à une autre (INSA Lyon)

Prise de contact

Démarchage par e-mail de salariés de la BMC. Prise de contact avec la responsable service au public et médiation scientifique et culturelle, Guillemette Trognot.
Redirection vers notre contact, la responsable du pôle compétences informationnelles: pôle choisi par le groupe car le plus adapté.

Identifier le pôle adapté :

Pôle compétences informationnelles : gestion de la partie formation documentaire de la BMC pour les étudiants et en lien avec les autres universités de la ComUE Lyon/Saint-Étienne.
Lien direct avec un nombre important de données, utiles pour la formation des étudiants au fil des années. Besoin important d’accessibilité en interne, et avec les acteurs extérieurs.

Préparation de l’entretien

Rédaction d’un questionnaire adapté à notre étude
Proposition de questions réparties par grand thème

L’ objectif est d’avoir des questions de référence pour guider l’entretien et pour s’assurer d’avoir les données nécessaires pour notre audit.

Réalisation de l’entretien

Entretien d’une durée totale 1h15
Format discussion avec les questions préparées utilisées comme support afin de ne pas oublier de traiter un sujet
Chaque membre a fait sa propre prise de note personnelle et chacun intervenait à sa guise
Mise en commun des notes et synthèse sur un document partagé en respectant les thèmes déterminés en préparation, puis report sur le wiki

Analyse de la structure KM

Grâce au compte rendu de l'entretien, nous avons pu identifier le fonctionnement de la BMC en Knowledge Management.

L'analyse se découpe en trois parties:

Organisation générale: à l’origine de la création d’information
Système d’information et outils numériques
Autres outils de communication

Conclusion globale et limites

Synthèse de notre compréhension de la gestion de la connaissance au sein de la BMC
Identification des réussites actuelles
Identification des premières limites / axes d’amélioration.

Entretien à la BMC

Présentation du contact

NOM : CHATAIGNON
Prénom : Evelyne
Poste : Responsable Pôle Compétences Informationnelles
Ancienneté dans l'entreprise : 30 ans
Formation : Études de biologie (BAC+2) puis d'informatique (BAC+5)
Expérience : Responsable transformation digitale (INSA Lyon) puis Responsable Pôle Compétences Informationnelles BMC (INSA Lyon)
Contacts : Membres de la BMC, enseignants, étudiants
Intérêts : Elle souhaitait initialement devenir professeur de SVT. Mais dans les années 90, il n'y avait pas de besoin en professeurs de SVT mais beaucoup en professeurs de mathématiques. N'aimant pas les mathématiques, elle a préféré s'orienter sur une formation en outils informatiques très valorisée avec l'arrivée des ordinateurs et d'internet. Cela lui a permit d'accompagner la transition digitale de l'INSA aux premières heures d'internet puis de devenir responsable du pôle compétences informationnelles afin de retrouver le contact avec les étudiants qu'elle cherchait à l'origine.

Préparation et Questions

Points à garder en tête durant l’interview

Le modèle DIKW (Data → Information → Knowledge → Wisdom) Compréhension des enjeux du KM naissant de la pyramide DIKW :

Data : chiffres bruts (ex. indicateurs de performance du service)
Information : données organisées et contextualisées
Knowledge : apprentissage issu de l’expérience collective
Wisdom : prise de décision éclairée (niveau stratégique)

Planning - Planification des connaissances

Quelles sont les connaissances essentielles au bon fonctionnement de la bibliothèque ?
Existe-t-il des manques ou des savoirs critiques non documentés ?
Comment identifiez-vous les besoins en nouvelles connaissances ou compétences ?

Identification

Où se trouvent les connaissances clés de la bibliothèque (documents, personnes, outils, procédures) ?
Comment les collaborateurs savent-ils où trouver l’information dont ils ont besoin ?
Quelles sont les principales sources d’information interne ?
Ces sources sont-elles facilement accessibles et à jour ?

Génération - Création des connaissances

Comment les connaissances sont-elles produites ou mises à jour au sein de la bibliothèque ?
Les échanges entre collègues permettent-ils de générer de nouvelles idées ou bonnes pratiques ?
Existe-t-il des moments formalisés d’échanges (réunions, formations, bilans d’activité) et de formalisation/centralisation ?
Comment les retours d’expérience (positifs ou négatifs) sont-ils partagés et exploités ?

Development - Développement et enrichissement

Comment la bibliothèque développe-t-elle ses connaissances (formations, veille, benchmarking, innovation) ?
Les compétences individuelles sont-elles entretenues et valorisées ?
Avez-vous accès à des formations internes ou externes ?
Comment les nouveaux savoirs sont-ils intégrés dans les pratiques quotidiennes ?

Dissémination - Diffusion et partage

Comment les connaissances sont-elles partagées entre les membres de l’équipe ?
Quels outils ou supports utilisez-vous pour diffuser l’information (Teams, intranet, drive, réunions) ?
Comment s’effectue le transfert des connaissances lors d’un départ ou d’une arrivée ? Notamment dans un contexte de turnover important du personnel saisonnier/ étudiant ?
Les usagers (étudiants, enseignants) participent-ils au partage d’informations ou de retours ?

Application - Mise en pratique

Comment les connaissances acquises sont-elles appliquées dans les processus quotidiens ?
Avez-vous des exemples où une bonne capitalisation du savoir a permis d’améliorer un service ou un projet ?
Existe-t-il des procédures ou guides utilisés comme référence pour vos activités ?
Comment les connaissances influencent-elles vos décisions ou l’organisation du travail ?

Conservation - Sauvegarde et capitalisation

Comment les documents et savoirs sont-ils stockés et mis à jour ?
Existe-t-il une base documentaire ou un système de classement commun ?
Comment assurez-vous la continuité du savoir lors de départs ou de changements d’équipe ?
Les informations sont-elles sauvegardées et accessibles à tous les membres concernés ?

Assessment - Évaluation du KM

Comment évaluez-vous l’efficacité de votre gestion des connaissances actuelle ?
Quels freins ou difficultés rencontrez-vous dans le partage ou la conservation du savoir ?
Quels seraient, selon vous, les principaux leviers d’amélioration ?

Culture et innovation (questions "transversales")

Comment décririez-vous la culture du partage de la connaissance à la BMC ?
Le transfert et la valorisation des connaissances sont-ils encouragés par la direction ?
Existe-t-il une reconnaissance formelle des savoirs ou expertises internes ?
À quel niveau d’importance placez-vous la gestion des connaissances dans le fonctionnement global de la bibliothèque ? → Note entre 1 et 10.

Compte Rendu de l'interview

Compte Rendu Interview

Analyse de la structure KM de la BMC (Suite à l’interview)

Organisation générale de la BMC

Réunions et coordination
- Des réunions d’équipe ont lieu toutes les deux semaines (lundi matin) :
  - Partage d’actualités et d’informations entre pôles
  - Gestion du personnel et organisation interne
  - Échange sur les sujets en cours
- Les comptes rendus de réunions suivent un modèle prédéfini : ils sont préparés à l’avance, puis relus et validés collectivement avant diffusion.
- Ces CR sont ensuite mis à disposition sur GoFAST afin d’assurer la traçabilité et la capitalisation des informations.

Système d’information et outils numériques

Outil principal : GoFAST
- GoFAST constitue la colonne vertébrale du système de gestion des connaissances de la BMC.
- C’est un outil GED (Gestion Électronique des Documents) permettant :
  - Le partage de documents en interne et entre pôles,
  - La gestion des accès selon les rôles et la confidentialité,
  - L’archivage des documents officiels,
  - La traçabilité et le versionnage (gestion de l’historique des modifications).

Déploiement et adoption
- L’outil a été déployé par l’Enseignement Supérieur et la Recherche (ESR).
- L’INSA Lyon a été bêta-testeur du dispositif il y a 4 ans, la BMC servant de site pilote (“crash-test”).
- L’outil a ensuite été généralisé à l’ensemble des départements de l’INSA deux ans plus tard.
- Malgré tout, certains personnels résistent encore à l’adoption complète de l’outil, par habitude du travail local.

Organisation interne sur GoFAST
- Chaque pôle dispose de son propre espace structuré et centralise ses ressources documentaires sur la plateforme.
- La gestion des accès est différenciée :
  - Accès restreint pour les documents confidentiels,
  - Accès élargi pour les documents généraux.
- Une arborescence normalisée et un protocole de nommage ont été établis pour harmoniser les pratiques.
- Une charte GoFAST et un mode d’emploi établis par la BMC, la direction de l’INSA et les référentes GoFAST détaillent les conventions de nommage, formats de fichiers, et principes de structuration.
- Cependant, ces règles ne sont pas toujours rigoureusement respectées, notamment au niveau de la direction.

Rôle des référents GoFAST
- Chaque entité de l’INSA Lyon compte un ou plusieurs référents GoFAST (2 à 3 pour l’ensemble de la BMC).
- Leurs missions sont :
  - D’assister aux réunions GoFAST et aux montées de version
  - De nettoyer régulièrement la base documentaire
  - S’assurer du respect des bonnes pratiques (noms, arborescence, versionnage)
  - Former et accompagner les agents.
- Ces référents effectuent des mises à jour générales avant chaque rentrée et veillent à l’application du protocole INSA.
- Le but est de régulièrement “nettoyer” l’environnement GoFAST (ex : doublons, mauvais nommage des fichiers, mauvais versionnage, sauvegardes, etc.)

Processus de validation documentaire
- Dépôt du document (souvent en mode caché)
- Relecture collective par l’équipe concernée
- Validation puis publication officielle sur GoFAST.
- Ce système de workflow garantit la fiabilité et la cohérence des documents partagés.

Gestion et maintenance
- En cas de problème technique, les équipes effectuent des sauvegardes sur plusieurs emplacements, magrès qu’il s’agisse en réalité d’une mauvaise pratique.
- Le super-administrateur est à la DSI.
- Un turnover important complique parfois la gestion des droits d’accès :
  - Environ 1/3 des utilisateurs a été renouvelé l’an dernier.
  - Certains espaces ont été bloqués suite au départ de personnes disposant de droits étendus.

Perception et limites
- GoFAST est perçu comme un outil imposé, plus qu’un choix réel collectif.
- Certains agents jugent qu’il complique le travail quotidien plus qu’il ne le facilite.
- Problèmes récurrents :
  - Documents écrasés ou mauvaises versions publiées
  - Conflits entre travail local et travail collaboratif en ligne
  - Lenteurs ou bugs de la plateforme
  - Difficulté d’accès en cas de départ d’un agent
  - Ménage insuffisant dans certains espaces, notamment au niveau de la direction
- Malgré ces difficultés, l’outil est aujourd’hui largement intégré : il est ouvert en permanence sur le poste de travail de chaque membre du personnel BMC.

Autres outils numériques et de communication

Outils et usages

Tableau des outils numériques
Outil	Usage principal	Remarques
Zoom	Réunions entre écoles du groupe INSA	Qualité supérieure à la visioconférence GoFAST, recommandé mais peu apprecié
SharePoint	Échanges avec la communauté universitaire Lyon - Saint-Étienne	Souvent victime de problèmes de phishing
Intradoc / Intranet interne	Dépôt de procédures et documents internes (notamment pour les vacataires)	Accessibles à tout le personnel de la BMC, pas forcément les CDI. En revanche, c'est le seul outil accessible au personnel et aux vacataires étudiants (au nombre de 15)
Moodle	Partage avec les étudiants et équipes enseignantes	Interfacé avec GoFAST via un système d’alias, assurant la mise à jour automatique des documents
Affluences	Gestion des réservations de salles	Lié à l’intranet
Inoreader	Outil de veille thématique (ex. de veille importante actuelle avec l’Intelligence Artificielle Générative)	Très utilisé pour être notifié sur un sujet.

Communication interne et externe
- Les réunions en présentiel restent le principal mode d’échange.
- En cas de distance, les visio-conférences se font via Zoom ou via l’outil intégré à GoFAST (peu apprécié).
- Les échanges de mails demeurent très fréquents, notamment pour la communication hors INSA (partenaires, universités associées), dans lesquels il est parfois possible de retrouver des pièces jointes.

Formation, accompagnement et transmission des connaissances

Formation à GoFAST
- Une formation obligatoire à GoFAST est dispensée à chaque nouvel arrivant.
- Elle est assurée via le pôle APP (Accompagnement des Parcours Professionels, qui sert la formation continue du personnel), en lien avec les référents GoFAST.
- L’accompagnement comprend :
  - L’initiation à GoFAST et à l’arborescence documentaire
  - Présentation des procédures internes

Formation institutionnelle
- Un pôle formation dédié au niveau INSA assure la coordination des modules de formation et la montée en compétences du personnel.
- Des procédures et logigrammes sont disponibles sur l’intranet (Intradoc) pour aider les agents à résoudre seuls les problèmes mineurs.

Transmission et capitalisation
- Connaissances explicites : stockées et structurées via GoFAST, Moodle, Intradoc.
- Connaissances tacites : transmises par la formation humaine, le système de binôme (notamment lors de l'arrivée d'un nouveau membre du personnel) et les réunions.
- Exemples : formation en binôme pour l’enseignement des compétences informationnelles, ateliers ludiques, jeux de rôles qui sont dispénsés à des étudiants. Cette approche favorise la pédagogie participative et la gamification de la transmission de savoirs.

Synthèse générale

Le système de gestion de la connaissance de la Bibliothèque Marie Curie repose sur une infrastructure numérique intégrée autour de GoFAST, soutenue par une organisation en pôles clairement identifiés et une dynamique de formation continue.
Bien que l’outil principal (GoFAST) ait d’abord été perçu comme une contrainte, son adoption progressive a permis une forte réduction des pertes d’information et une meilleure cohérence documentaire.
Les principaux défis à relever concernent désormais :
- La gestion du turnover et les droits d’accès
- La discipline documentaire (respect du nommage et du versionnage)
- Et la motivation des utilisateurs à exploiter pleinement les outils collaboratifs.

Travail 2A : Analyse d'un article scientifique

Analyse de l'article

Infos de publication (nom de la revue, date, auteurs)

Nom de la revue/conférence : CHI 2012, Session: Better Together
Date : Conférence ayant lieu du 5 au 10 mai 2012
Auteurs : Sebastian Draxler, Gunnar Stevens, Martin Stein, Alexander Boden (University of Siegen) et David Randall (Manchester Metropolitan University)

Sujet de l’article

L'article aborde la problématique de la surcharge cognitive et du travail d'organisation engendrés par la recherche, l'installation et la configuration de plug-ins dans des applications logicielles flexibles, en prenant l'IDE Eclipse comme cas d'étude. L'étude empirique dans de petites entreprises révèle que l'appropriation de ces outils est une activité hautement coopérative, située et socialement intégrée entre pairs. Les auteurs proposent des principes de conception pour un support à l'appropriation ancré dans ces pratiques sociales. L'objectif est de combler le fossé et de surmonter la fragmentation du support actuel pour l'appropriation. Enfin, ils présentent un prototype (plug-in Eclipse) qui synthétise le partage d'outils (fichiers) et le partage de connaissances (expertise), comblant ainsi un manque des solutions existantes

Confirmation des critères d’éligibilité

L'étude a été menée dans le contexte d'étude de l'IDE Eclipse, un environnement de développement populaire et flexible, largement utilisé par les développeurs de logiciels. De plus, le sujet est hautement pertinent pour le KM (donc éligibilité vis à vis du cours), se concentrant sur le transfert de connaissances informelles (expertise métier, bonnes pratiques) et le soutien à l'apprentissage en milieu de travail (workplace learning) dans un contexte technique (logiciel flexible Eclipse). Le problème adressé est l'échec des systèmes existants à gérer l'aspect social et situé de l'appropriation technologique.

Cours

Cours:5-GI-KNM-S1/2025-26/BMC

De GBLL, TAL, ALAO, etc.

< Cours:5-GI-KNM-S1Version datée du 26 novembre 2025 à 15:57 par Ibouhafs (discussion | contributions) (→‎Analyse de l'article)(diff) ← Version précédente | Voir la version actuelle (diff) | Version suivante → (diff)