Cours:5-GI-KNM-S1/2023-24/Forum Organisation

CHASSAT Antoine, GHANI Ahmed, PERRELLE Raphaël, ROUARD Margaux, ZAKKOUR Oumayma

Travail 1 : Audit de stratégie de KNM au sein d'une entreprise

Entreprise ciblée

Association Forum Organisation

Charte Graphique

Domaine d’activité

Evènementiel (organisation de forum étudiants/entreprises)

Activités/services proposés

Organisation d'événements de recrutement, Organisation d'événements de conseil à l'étudiant, Promotion de la marque employeur, Stage, CDI, VIE, alternance, and CDD.

Les projets phares :

- Forum CATALYZ (14 et 15 Novembre 2024): forum en ligne sur la plateforme www.forumorg.org.

- La Journée Objectif Ingénieur (décembre): organisée pour les étudiants de 2ème année à l’INSA Lyon, elle vise à leur donner une vision plus claire des débouchés du métier d’ingénieur.

- Le Forum Rhône-Alpes, salon de recrutement pour jeunes diplômés et étudiants en recherche de stage. Il se déroulera les 19 et 20 mars 2025 en présentiel au Double Mixte.

- Le JobCenter : tout au long de l'année, nos étudiants ingénieurs sont accompagnés lors d'afterwork, journée d'immersion en entreprise, ateliers C.V...

Évolution des services proposés par l'organisation :

Type d’entreprise (forme juridique)

Association déclarée

Fiche d’identité

Nom de la société : Association Forum Organisation

TVA non applicable

N° SIRET : 339 219 172 000 14

N° SIREN : 339 219 172

Code APE/NAF : 94.99Z

N° Dossier info (RNA) : W691056548

Secteur d'activité : J04 - Organisation d'évènements

Localisation (que INSA, Lyon, région, national, etc.)

L’adresse de son siège social : Bat 601, 20 avenue Albert Einstein, 69100 Villeurbanne, France

Coordonnées

• Numéro de téléphone : 04 78 94 29 30
• Email : contact@forumorg.org
• Site internet : https://www.forumorg.org/
• Réseaux Sociaux : Facebook, Instagram, LinkedIn

Organisation (organigramme, pôles, services)

L'association regroupe 2 salariés et 43 membres actifs (bénévoles).

3 membres de bureau :

• Président : Adrien PANET
• Vice-président : N/A
• Trésorier : Rafig GAIN-NACHI
• Secrétaire Générale : Asmae TOUITI

5 Pôles :

• Pôle Logistique : 1 responsable et 8 membres
• Pôle Tech et Digital : 1 responsable et 4 membres
• Pôle Buisines : 1 responsable et 13 membres
• Pôle Communication : 1 responsables et 6 membres
• Pôle Campus : 1 responsables et 4 membres

Leurs objectifs / enjeux / Stratégie

• Raison d'être : Générer le contact entre les étudiants et les entreprises

• Les enjeux :
  • Proposer aux entreprises des profils d'étudiants qui répondent à leurs besoins.
  • Proposer aux étudiants des entreprises et des prestations qui répondent aussi à leurs besoins.
  • Evoluer constamment afin de faire face aux autres plateformes de recherche d'emplois/stages et aux salons des départements de spécialités.

• Les stratégies
  • Structure agile qui permet de faire face aux changements rapides.
  • Augmenter la satisfaction clients (entreprises et étudiants)

Histoire de l’entreprise (frise chronologique)

Création en 1985. à voir avec le livre blanc

Finance

Le budget de fonctionnement annuel : environ 600 000 €

Chiffre d'affaire annuel :

Bénéfices Nets :

Sources de financement :

Concurrence

Tous les autres forums étudiants de France (tel que le Forum EPFL, Foceen (Centrale Marseille), Forum Perspectives (Centrale Lyon)).

Parties prenantes

Public ciblé

Étudiants ou jeunes diplômés d'école d'ingénieur, de commerce ou équivalent en recherche de stage ou d'emploi.

Clients

Toutes les entreprises (qui recrutent des ingénieurs ainsi que des commerciaux), ainsi que les écoles d'enseignement supérieur partenaires : INSA Lyon, Grenoble INP, CPE Lyon, ECAM, EPITA Lyon.

Fournisseurs

Double Mixte, Restauration, Décoration, Mobilier, Transport, Installateur cloisons, Parking, Hébergeur web (Heroku)

Partenariats

Hôtel, Radio Lyon Première FM

Prestataires / Sponsors

Signalétique, Multimédia

Liens avec d’autres associations

Collaboration avec les 24h de l'INSA Lyon : Accueil des intervenants, gestion des vestiaires, récupération des moquettes pour une deuxième utilisation (éco-responsable)

Collaboration avec une association, rémunérée pour assurer le service de restauration. (Différente chaque année)

Collaboration avec une association, rémunérée pour gérer l'espace détente. (Différente chaque année)

Les membres

Effectif

43 membres actifs bénévoles, dont 8 membres du conseil d'administration. Le conseil d'administration est composé de 5 responsables de Pôle et du bureau qui rassemble un Président, un Trésorier et une Secrétaire Générale.

Le Forum Organisation emploie également à temps partiel un attaché de presse et un comptable.

Le besoin d'aide lors du Forum Rhône-Alpes est compensé par les membres d'associations de l'INSA Lyon qui viennent aider en contrepartie d'une compensation financière et en nature (récupération de la moquette par le Carnaval Humanitaire).

Qualification des membres

Les mandats débutent début avril et s'étendent sur une année calendaire.

Les membres sont recrutés en 2 phases :

• Une première phase de recrutement sur le mois de mai qui vise à combler la moitié des besoins en effectif et à lancer l'activité de l'association.
• Une seconde phase de recrutement courant octobre qui fini de combler les besoins de l'association.

Sont éligibles à rejoindre le Forum Organisation les étudiants de l'INSA Lyon et des écoles partenaires entre leur 2ème et leur 5ème année de cursus d'ingénieur.

Processus de recrutement

Les étudiants manifestent leur intérêt à rejoindre l'association via un formulaire en ligne, sur lequel ils sont invités à classer les 3 pôles qu'ils souhaiteraient intégrer en rejoignant l'association.

Ils sont ensuite contactés pour un entretien de 20 à 30 min avec les responsables de ses deux premiers choix. L'entretien permet aux responsables de mieux expliquer le but et le fonctionnement de l'association et permet à l'étudiant de valoriser sa candidature. A l'issue de l'entretien, l'étudiant donne le pôle final qu'il souhaiterait rejoindre.

Les candidats reçoivent le verdict final après une réunion spéciale recrutement du Conseil d'Administration, sachant que le verdict est l'une de ces trois possibilités : accepté choix 1, accepté autre choix, refusé.

Salaire moyen

Hormis les deux salariés qu'emploie l'association, le reste des membres ne sont pas rémunérés.

Entretien

La trame de l'entretien est expliquée ci-dessous. Celle-ci a servi lors d'interview.

Personne contact

• Présentation générale (nom, âge, hobbies) : Adrien Panet, 22 ans

- Profil LinkedIn : linkedin.com/in/adrien-panet

- Situation personnelle  

- Formation / parcours pro : INSA Lyon spécialité Matériaux

- Rôle dans l’entreprise : Président depuis février 2024

- Manière de recrutement : candidature spontanée, réponse offre…

- Ancienneté et évolution au coeur de l'association : Il est rentré dans l’association en mai 2022. Il est tout d'abord rentré en tant que chargé d'affaires et responsable d'équipe. Puis il est devenu secrétaire général en mars 2023. Enfin, il est devenu président de l'association en février 2024.

- Missions anciennes et actuelles :

Chargé d'affaires & Responsable d'équipe : Accompagner les entreprises dans leurs besoins de recrutement / Piloter et mettre en place des stratégies commerciales / Effectuer le suivi logistique des entreprises / Manager une équipe d’une dizaine de personnes.

Secrétaire général : Piloter les partenariats académiques et institutionnels / Gérer des formalités administratives et rédiger les documents juridiques / Coordonner les différentes équipes / Responsable environnement

Président : Gérer le conseil d'administration et animer des réunions stratégiques / Piloter des projets d'envergure incluant l'organisation d'événements majeurs / Coordonner les différentes équipes / Suivre les indicateurs financiers et optimiser les ressources pour garantir la pérennité de l'association / Accompagner les membres dans leur développement personnel et professionnel

- Formation suivie pour atteindre ce nouveau poste :

- Rémunération : Pas de rémunération

- Ambition professionnelle - ses perspectives :

- Relations avec les collègues (seul ou équipe : quel est le mode de travail) 

- Moyens de travail (télétravail, temps partiel…) 

- Temps consacré par semaine à l’association

- Modalités de travail : Télétravail autorisé ? Matériel utilisé ?

Questions pour l’entreprise

Général (ex an passé)

- Nom de la société

- Adresse de son siège social

- Domaine d’activité   - Activités/services proposés (organisation, prêt de matos aux autres assos, etc.)

- Type d’entreprise (SCOP, PME)

- Localisation (que INSA, Lyon, région, national, etc.)

- Organisation (organigramme, pôles, services)

- Leurs objectifs / enjeux / stratégie

- Cause associée

- Histoire de l’entreprise (frise chronologique)

Parties prenantes

- Public ciblé

- Fournisseurs

- Partenariats

- Prestataires / Sponsors

- Liens avec d’autres associations

- Identité visuelle (logo…)

- Les valeurs

- Les projets/objectifs stratégiques à venir

- Rayonnement de l’association

- Histoire de l’association (origine, évolution…)

Les membres

- Effectif (croissance/décroissance)

- Qualification des membres

- Process de recrutement

- Salaire moyen

- Rrecrutement ou croissance/santé

- Chiffre d’affaires annuel et son évolution

- Budget de fonctionnement

- Positionnement de l’association sur le marché

- Provenance des financements 

- Principaux concurrents

- Produits et services vendus

- Métiers et profils recrutés

Contraintes

- Financements (fonds publics, par eux-mêmes ou dons?)

- Franchises

- Quelles contraintes (lois, nombre max de membres, échelle d’action, etc.)

- Critères/Seuils pour obtenir des subventions

- Deadline pour le rendu de docs, etc.

Organisation

- Outils de la communication (canaux spécifiques, drive/word, etc.)

- Comment vous passez-vous les tips d’une année à l’autre

- Comment organisez-vous la passation

- Grand turnover

- Personnes en commun d’une année à l’autre/Ancienneté des membres

- Horaires d’ouverture

Travail 2B : Propositions d'amélioration

Présentation XX/01/2025

Diaporama de l'oral du XX janvier 2025 :