Cours:5-GI-KNM-S1/2023-24/Forum Organisation

Gayet Emma, Maunier-Damiani Fiora, Ogier Elsie, Roquebrune Lucie, Thevenet Noémie

Travail 1 : Audit de stratégie de KNM au sein d'une entreprise

Entreprise ciblée

Association Forum Organisation de l'INSA Lyon

Général

Fiche d’identité

N° TVA :

N° SIRET : 339 219 172 000 14

N° SIREN : 339 219 172

Code APE/NAF : 94.99Z

N° Association :

N° Dossier info (RNA) : W691056548

N° GUSO :

Président : Mr. Adrien PANET

Organisation (organigramme, pôles, services)

Différentes équipes :

1. Les équipes commissions

2. Les équipes logistiques (du CA)

l. Bien-être bénévoles

Parties prenantes

Public ciblé

En journée : nombreuses animations pour tous les âges (présentations, expositions et spectacles gratuits).

En soirée : nombreux concerts qui attirent un public large et éclectique.

De jour comme de nuit : course de 24 heures (pied ou à vélo)

⇒ Le festival doit sa richesse aux 3 pôles accueillant un public diversifié. Jeunes ou moins jeunes, sportifs ou débutants, en famille ou entre amis, des concerts aux animations en passant par les courses, il y en a pour tout le monde ! (3 publics)

Fournisseurs

Contrats renouvelés d'année en année

Privilégier la loyauté et la réactivité des fournisseurs vs le prix de leur prestation

Partenariats

Partenaires publics (7)

Partenaires privés (24 majeurs)

Partenaires associations (5)

Prestataires / Sponsors

Liens avec d’autres assos

• VA INSA Lyon

• Un Doua de Jazz

• Asso Ninkasi Musik Lab

• Toi Toi

• Phase

Les membres

Effectif

100 organisateurs

350 bénévoles

Plus de 100 associations INSAliennes et extérieures viennent divertir et sensibiliser le public autour d’activités diverses et variées.

40000 festivaliers

25 artistes

7000 personnes/ jours pour les animations

400 sportifs (courses)

Qualification des membres

Aucun processus formel et planifié ; formation "sur le tas" (cf. partie Résultats")

Processus de recrutement

Les recrutements se font à la suite du forum des associations, lors d'un amphi de recrutement et via du bouche à oreille. Nous développons ces processus dans la partie Résultats de notre Wiki, à la suite d'informations tirées de nos interviews.

Salaire moyen

0 → pas de salaire car comme dit précedement, il s'agit d'une association à but non lucratif

Sont-ils en recrutement? En croissance/santé ?

L'association n'a jamais eu de problème de sur-effectif ou de sous-effectif. Celle-ci ne cherche pas la croissance. Elle ne force personne à rester et ne refuse personne. Tout se fait sur le base du volontariat.

Jussqu'ici, concernant le vote pour le président, la 'selection naturelle' a fait qu'il n'y avait à chaque fois qu'une personne qui se présentait, donc il n'y avait pas de rivalité.

Organisation

Horaires d’ouverture

Du Lundi au Vendredi

12h > 14h

18h > 20h

Fermé en Juillet / Août

Modèle de l'entretien

La trame de l'entretien est expliquée ci-dessous. Celle-ci a servi lors d'interview avec les personnes ciblées.

Ces entretiens se sont faits de manière itérative au fil des réponses fournies et de la satisfaction de nos attentes.

Personne contact - avec qui communiquons-nous ?

Voici ci-dessous la liste des informations demandées

- Présentation générale (nom, âge, hobbies)

- Profil LinkedIn 

- Situation personnelle  

- Formation / parcours pro 

- Rôle dans l’entreprise 

- Manière de recrutement : candidature spontanée, réponse offre…

- Ancienneté et évolution au coeur de l'association

- Missions anciennes et actuelles

- Formation suivie pour attendre ce nouveau poste

- Rémunération

- Ambition professionnelle - ses perspectives 

- Relations avec les collègues (seul ou équipe : quel est le mode de travail) 

- Moyens de travail (télétravail, temps partiel…) 

- Temps consacré par semaine à l’association

- Modalités de travail : Télétravail autorisé ? Matériel utilisé ?

Méthode : organisation interne

Dans un premier temps, nous avons décidé de nous orienter vers une association que nous connaissions toutes. Depuis notre arrivée à l'INSA, nous avons participé (quand le COVID nous le permettait...) à ce festival qui est le plus grand festival étudiant de France. Chaque année, le week end des 24h de l'INSA nous a attiré : que cela soit pour les concerts en soirée, les activités l'après-midi ou encore le feu d'artifice du dimanche soir. Nous sommes ainsi convaincues qu'étudier cette association pourrait lui être bénéfique en lui apportant nos observations et idées d'amélioration. Nous espérons alors voir les résultats de nos propositions durant les prochaines sessions du festival, une belle ambition !

Avant tout, nous nous sommes organisées de sorte à pouvoir effectuer la majorité du travail durant les séances de cours. Du moins, il était important pour nous que la partie de brainstorming et la prise de directions et décisions soit effectuée en classe afin de favoriser nos échanges et interactions. Un autre de nos critères d'organisation a été la répartition des tâches : nous nous sommes régulièrement divisées afin de segmenter notre travail et de pouvoir travailler en dehors des cours de façon organisée, coordonnée et efficace. Une fois le travail réparti en classe, nous pouvions travailler chacune de notre côté sur le diaporama, l'analyse des interviews, la rédaction du wiki, etc.

Nous avons alors brainstormé pour trouver les différentes questions que nous souhaitions poser durant les entretiens. Nous avons par la suite enrichi celles-ci avec les discussions et support de cours puis organisé l'ensemble des questions en différents thèmes pour plus de clarté.

Nous avons ensuite réfléchi aux personnes que nous souhaitions interroger au sein de l’association. Nous voulions interroger une personne actuelle du bureau de l’association afin de collecter des informations actuelles.

Au sein de l’association des 24H de l'INSA, l'un des membres du groupe possédait un contact de la vis-présidente en charge des subventions des 24h de l'INSA, Mathilde GUENAUD. Elle connaissait Mathilde du FIMI (deux premières années en tronc commun) et avaient été en classe ensemble durant 2 ans, avant les choix de département. Elle se connaissait donc son implication dans l'association des 24H de l'INSA. De ce fait, notre proximité avec elle et son statut dans l'association nous ont poussé à la contacter. Puis, nous avons également démarché le président, abordable et réactif.

Notre méthodologie de conduction d'interview est developpée dans le paragraphe suivant.

Méthode : organisation des interviews

Interview 1 - Echange de documents

Mathilde GUENAUD étant très prise par son implication dans les associations, nous avons pris le parti de lui envoyer les questions via un document informatique afin de s'adapter à l'emploi du temps très chargé de notre contact et de son temps disponible limité. Nous avons créé un document partagé avec nos questions sur les 24H de l'INSA. Au préalable, nous avions porté une attention particulière à l'organisation de nos questions et à leur clarté.

Nous lui avons donc envoyé ce document de questions, après avoir obtenu confirmation de son intérêt pour ce projet et de sa volonté de nous aider. Ce document était structuré en thèmes de sorte à ce qu'elle s'y retrouve et que sa réflexion soit progressive et logique. Nous avons aussi porté un grand soin à essayer de ne pas être répétitives et à trier nos questions pour ne pas lui faire perdre de temps.

Nous avons ainsi obtenu les réponses à nos questions sous deux jours (nous avions fixé un objectif d'une semaine). Ses réponses étaient assez complètes et nous ont permis de dresser un bilan quasi exhaustif du fonctionnement de leur association. Nous avons rajouté des commentaires, qu'elle pouvait donc voir, pour avoir des informations supplémentaires ou/et complémentaires sur certaines questions. Nous avons traité ses réponses et avons ensuite rédigé un document de synthèse. Ce document nous a permis de synthétiser le fonctionnement de leur Knowledge Management car ces informations nous intéressaient tout particulièrement.

Certaines questions auxquelles Mathilde ne nous avait pas répondues ou qui manquaient de détails, ont été mises de côté par nos soins et nous les avons soit renvoyées à Mathilde, soit posées dans un second temps à Antoine PIRON, notre second contact interviewé.

Interview 2 - Echange en personne

Nous avons ensuite procédé à un second entretien de sorte à avoir des réponses à nos nouvelles questions et des précisions sur certaines réponses données par Mathilde. Ce second entretien avait cette fois une forme plus classique : entretien en présentiel du Président de l'association, Antoine PIRON. L'objectif était d'obtenir les réponses aux questions pour lesquelles Mathilde n'avait pas pu nous répondre en tant que vis-présidente des subventions, notamment au niveau des flux d'argent. Nous voulions aussi obtenir son avis en tant que Président sur leurs méthodes de knowledge management.

Pour cela, nous avons contacté Antoine via sa messagerie Messenger et nous lui avons demandé s'il serait disponible et intéressé pour répondre à nos questions. Sa réponse a été positive et il nous a proposé un créneau dès le lendemain de notre contact.

Deux d'entre nous ont alors conduit, sur une pause du midi, cet entretien en personne au local des 24h de l'INSA. Nous avions constitué notre liste de questions et de thématiques que nous voulions aborder en amont en fonction des retours faits par Mathilde. Nous avons pu lui poser ces différentes questions pour avoir des compléments. En fonction de ses réponses, nous nous sommes laissées la liberté de réagir à celles-ci et d'approfondir des points auxquels nous n'avions pas forcément pensé telles que l'organisation de la passation ou les contraintes auxquelles l'association doit faire face. Nous avons également pu discuter de la différence de points de vue observés entre les deux entretiens réalisés.

Questions pour l’entreprise

Général

- Nom de la société

- Adresse de son siège social

- Domaine d’activité   - Activités/services proposés (organisation, prêt de matos aux autres assos, etc.)

- Type d’entreprise (SCOP, PME)

- Localisation (que INSA, Lyon, région, national, etc.)

- Organisation (organigramme, pôles, services)

- Leurs objectifs / enjeux / stratégie

- Cause associée

- Histoire de l’entreprise (frise chronologique)

Parties prenantes

- Public ciblé

- Fournisseurs

- Partenariats

- Prestataires / Sponsors

- Liens avec d’autres associations

- Identité visuelle (logo…)

- Les valeurs

- Les projets/objectifs stratégiques à venir

- Rayonnement de l’association

- Histoire de l’association (origine, évolution…)

Les membres

- Effectif (croissance/décroissance)

- Qualification des membres

- Process de recrutement

- Salaire moyen

- Rrecrutement ou croissance/santé

- Chiffre d’affaires annuel et son évolution

- Budget de fonctionnement

- Positionnement de l’association sur le marché

- Provenance des financements 

- Principaux concurrents

- Produits et services vendus

- Métiers et profils recrutés

Contraintes

- Financements (fonds publics, par eux-mêmes ou dons?)

- Franchises

- Quelles contraintes (lois, nombre max de membres, échelle d’action, etc.)

- Critères/Seuils pour obtenir des subventions

- Deadline pour le rendu de docs, etc.

Organisation

- Outils de la communication (canaux spécifiques, drive/word, etc.)

- Comment vous passez-vous les tips d’une année à l’autre

- Comment organisez-vous la passation

- Grand turnover

- Personnes en commun d’une année à l’autre/Ancienneté des membres

- Horaires d’ouverture

Knowledge Management

Formation

- Y a-t-il un support de formation ?

- Y a-t-il des séances de formation organisées ?

- Y a-t-il des fiches de postes ?

- Comment est transmise la connaissance aux orgas d’année en année ? 

- Comment s’organise la formation des orgas soft, en quoi diffère-t-elle des orgas hard?

- Est-ce de la transmission d’info orale, écrite ?

- Avez-vous un système de formation défini ? 

- Qui sont les formateurs ?

Communication interne

- Quels sont vos moyens de communication officiels et entre vous ?

- Faites-vous des réunions régulièrement ?

- Quelles sont les infos transmises aux bénévoles ?

- Comment sont transmises les informations aux bénévoles ?

- Avez-vous des moyens de féliciter vos équipes, réussites ?

- Quel est le réseau de communication que vous utilisez entre vous ? Et entre les différents pôles ? 

Communication externe

- Comment attirez-vous de nouvelles personnes ?

- Comment gérez-vous vos relations externes ? Partage des résultats, portes ouvertes, site internet, wiki…

- Comment gérez vous les relations avec les professionnels intervenant pour les 24h (sécurité, électricien, food) ?

- Quels moyens de communication sont utilisés ? Plateforme regroupant les docs de l’entreprise ? Google ? Intranet ? Teams ? 

- Comment choisissez-vous vos fournisseurs ?

Gestion des équipes

- Comment décidez-vous du recrutement des bénévoles ? Mettez vous en place des entretiens ? 

- Comment favorisez-vous le travail collaboratif mais aussi autonome ?

- Comment répartissez-vous les bénévoles dans chaque équipe ?

- Comment faites-vous monter en compétences les personnes ?

- Comment fidélisez vous vos membres/bénévoles ?

Gestion des connaissances

- Comment sont organisées les “données” et connaissances ? Gestion de la connaissance

- Comment est partagée la connaissance ? 

- Y a-t-il des personnes dédiées à la gestion des connaissances ?

- Avez-vous une base de connaissance transmise d’année en année (templates, guidelines…) ?

Gestion des données

- Comment gardez-vous les infos confidentielles ? 

- Quels outils de travail utilisez-vous pour retrouver/stocker vos données ?

- Comment transmettez-vous toutes infos d’un événement à l’autre ?

- Avez-vous une base de données ?  

- Quels sont les types d’information et leur valeur que vous avez ?

Environnement de travail/ Management

- Quels sont vos espaces de travail ?

- Quels sont vos modes de management (agile…) ?

- Mettez vous en place une stratégie particulière de prise de décision ? 

- Utilisez vous des questionnaires ? 

- Utilisez-vous des outils particuliers ? Les testez-vous en amont ? 

- Avez-vous un système d’évaluation des tâches ?

- Comment prenez-vous des décisions ? Avez-vous quelque chose qui vous facilite la prise de décision ?

- Quelles sont les infos qui transitent ? 

Optimisation 

Seconde du partie du projet

Travail 2B : Propositions d'amélioration

Présentation XX/01/2025

Diaporama de l'oral du XX janvier 2025 :