Cours:5-GI-KNM-S1/2023-24/Give Me 24

Gayet Emma, Maunier-Damiani Fiora, Ogier Elsie, Roquebrune Lucie, Thevenet Noémie

Audit de stratégie de KNM au sein d'une entreprise

Entreprise ciblée

Association des 24h de l'INSA Lyon

Général

Domaine d’activité

Concerts - 10000 personnes par soir

Animations (culturelles, sportives, divertissantes) - environ 7000 personnes par jour

Courses (vélo et course à pied) - environ 400 sportifs

Type d’entreprise (SCOP, PME)

Association à but non lucratif

Fiche d’identité

N° TVA : FR93 322 927 674

N° SIRET : 322 927 674 00018

N° SIREN : 322 927 674

Code APE/NAF : 94 99 Z

N° Association : 691015444

N° Dossier info (RNA) : W691055107

Licences entrepreneur du spectacle : 2-1085832 & 3-1085833

N° GUSO : 0012794195 / Code : 748C

Président : Mr. Antoine PIRON

Localisation (que INSA, Lyon, région, national, etc.)

RdC Bâtiment D – INSA de Lyon

20 avenue Albert Einstein

69621 Villeurbanne CEDEX

Organisation (organigramme, pôles, services)

Environ 80 étudiants tous bénévoles et presque tous de l’INSA

Partage de missions et responsabilités

3 pôles :

- le bureau composé de 1 président(e), 1 secrétaire, 1 trésorier(e) et 3 VP

- le conseil d’administration (24 membres) : prise de décision et la partie “logistique”

- les “autres orgas” répartis en différentes équipes citées ci-dessous

- 350 autres bénévoles ponctuels qui interviennent lors de l'événement uniquement.

Différentes équipes :

1. Les équipes commissions

a.Communication : réseaux sociaux, site internet, presse, visus…

b.Concerts/programmation : choix des artistes, contact de boites de prod

c. Courses : Parcours, gestion des inscriptions, accueil

d. Prévention DD : inviter des associations et mettre en place des ateliers de sensibilisation, choisir des toilettes sèches, moyens de recyclage…

e. Animations de divertissement : contact avec des prestataires (animations gratuites)

f. Animations culturelles : contact avec des assos

g. Animations sportives : contacter des sportifs experts pour faire découvrir

h. Partenariats : attirer soutiens logistiques et financiers (mails, refus…)

i. Décoration : Peinture, panneaux, affiches

j. Equipe informatique : gestion de serveur et d’infrastructure réseau, dév d’outils informatique interne

2. Les équipes logistiques (du CA)

a. Bars/Restauration : choix, appros, gestion des stocks

b. Sécurité : cadrage et justification devant la préfecture et les institutions

c. Barriérage (2) : louer, transporter et porter barrières avec équipe de sécurité

d. Bénévoles (3) : répartir les heures des bénévoles (plannings)

e. Matériel : planifier, louer, porter et attribuer le matériel nécessaire (frigos, chaises…)

f. Eau/électricité : collaborer avec électriciens

g. Scènes : structure scénique et technique derrière

h. Billetterie : vente de billets et dimensionnement des entrées

i. Catering : nourrir artistes et bénévoles

j. Signalétique : répartition des activités sur le campus, panneaux

k. Accueil artistes : loges, repas, hôtels, transports des artistes

l. Bien-être bénévoles

Leurs objectifs / enjeux / Stratégie

Rassembler le plus grand nombre de festivaliers

Proposer un week-end bien articulé en satisfaisant artistes et participants

Divertir les festivaliers (concerts, animations, courses)

Cause associée

Sidaction

Histoire de l’entreprise (frise chronologique)

1972 : 2 étudiants dont le défi était de tourner à vélo pendant 24h autour de leur résidence.

Jusqu’à 1981 : Même format, attirant de plus en plus de cyclistes

8 janvier 1981 : Création de l’association Club des 24h de l’INSA S’ajoutent des animations culturelles, sportives et ludiques puis 3 soirées de concert (depuis 1983)

Aujourd’hui existent un duathlon et course à pied en plus des activités originelles

Parties prenantes

Public ciblé

En journée : nombreuses animations pour tous les âges (présentations, expositions et spectacles gratuits).

En soirée : nombreux concerts qui attirent un public large et éclectique.

De jour comme de nuit : course de 24 heures (pied ou à vélo)

⇒ Le festival doit sa richesse aux 3 pôles accueillant un public diversifié. Jeunes ou moins jeunes, sportifs ou débutants, en famille ou entre amis, des concerts aux animations en passant par les courses, il y en a pour tout le monde ! (3 publics)

Partenariats

Partenaires publics (7)

Partenaires privés (24 majeurs)

Partenaires associations (5)

Prestataires / Sponsors

Liens avec d’autres assos

VA INSA Lyon

Un Doua de Jazz

Asso Ninkasi Musik Lab

Toi Toi

Phase

Les membres

Effectif (en croissance, décroissance ?)

100 organisateurs

350 bénévoles

Plus de 100 associations INSAliennes et extérieures viennent divertir et sensibiliser le public autour d’activités diverses et variées.

40000 festivaliers

25 artistes

7000 personnes/ jours pour les animations

400 sportifs (courses)

Salaire moyen

0 → association à but non lucratif

Organisation

Horaires d’ouverture :

Du Lundi au Vendredi

12h > 14h

18h > 20h

Fermé en Juillet / Août

Personne contact

Mathilde Guenaud ⇒ vice-présidente des subventions

Modèle de l'entretien

La trame de l'entretien est expliquée ci-dessous. Celle-ci a servi lors d'interview avec les personnes ciblées.

Ces entretiens se sont faits de manière itérative au fil des réponses fournies et de la satisfaction de nos attentes.

Personne contact - avec qui nous communiquons? Point d’entrée

- Son rôle dans l’entreprise 

- Son ancienneté

- Sa formation / parcours pro 

- Situation personnelle ? 

- Façon dont il a été recruté : candidature spontanée, réponse offre…

- Sa rémunération

- Son ambition professionnelle - perspectives 

- Relations avec les collègues (seul ou équipe : mode de travail) 

- Moyens de travail (télétravail, temps partiel…) 

- Son profil linkedin 

- Temps consacré par semaine à l’asso 

- Modalités de travail : Télétravail autorisé

Méthode

Nous avons brainstormé pour trouver les différentes questions que nous souhaitions poser durant les entretiens. Nous avons enrichi celles-ci avec les discussions et support de cours.

Nous avons ensuite réfléchi aux personnes que nous voulions interroger au sein de l’association. Nous voulions interroger une personne actuelle du bureau de l’association.

Au sein de l’association des 24H de l’Insa, nous avions une connaissance, Mathilde GUENAUD.

Nous avons donc planifié un entretien avec elle, le XX. Les personnes de notre groupe présentes étaient : Elsie Ogier, Emma Gayet et Noémie Thevenet.

Suite à ce1er entretien avec Mathilde GUENAUD, nous avons ajouté des questions (en référence avec les questions d’entretien vues en cours), lors du cours du 06/11/23.

Nous avons ensuite procédé à un second entretien de sorte à avoir des réponses à nos nouvelles questions et des précisions sur certaines réponses pour lesquelles nous voulions avoir davantage d’informations.

Questions pour l’entreprise

Général

- Nom de la société

- Adresse de son siège social

- Domaine d’activité   - Activités/services proposés (organisation, prêt de matos aux autres assos, etc.)

- Type d’entreprise (SCOP, PME)

- Localisation (que INSA, Lyon, région, national, etc.)

- Organisation (organigramme, pôles, services)

- Leurs objectifs / enjeux / stratégie

- Cause associée

- Histoire de l’entreprise (frise chronologique)

Parties prenantes

- Public ciblé

- Fournisseurs

- Partenariats

- Prestataires / Sponsors

- Liens avec d’autres associations

- Identité visuelle (logo…)

- Les valeurs

- Les projets/objectifs stratégiques à venir

- Rayonnement de l’association

- Histoire de l’association (origine, évolution…)

Les membres

- Effectif (en croissance, décroissance ?)

- Qualification des membres

- Process de recrutement

- Salaire moyen

- Sont-ils en recrutement? En croissance/santé ? 

- Chiffre d’affaires annuel et son évolution

- Budget de fonctionnement

- Positionnement de l’association sur le marché

- D’où proviennent les financements ?

- Principaux concurrents

- Produits et services vendus

- Métiers et profils recrutés

Contraintes

- Financements ? (fonds publics, par eux-mêmes ou dons?)

- Franchises ?

- Quelles contraintes (lois, nombre max de membres, échelle d’action, etc.) ?

- Critères/Seuils pour obtenir des subventions

- Deadline pour le rendu de docs, etc. ?

Organisation

- Outils de la communication (canaux spécifiques, drive/word, etc.)

- Comment vous passez-vous les tips d’une année à l’autre? 

- Comment organisez-vous la passation ? 

- Grand turnover ?

- Personnes en commun d’une année à l’autre? Ancienneté des membres ?

- Horaires d’ouverture

Knowledge management

Formation

- Y a-t-il un support de formation ?

- Y a-t-il des séances de formation organisées ?

- Y a-t-il des fiches de postes ?

- Comment est transmise la connaissance aux orgas d’année en année ? 

- Comment s’organise la formation des orgas soft, en quoi diffère-t-elle des orgas hard?

- Est-ce de la transmission d’info orale, écrite ?

- Avez-vous un système de formation défini ? 

- Qui sont les formateurs ?

Communication interne

- Quels sont vos moyens de communication officiels et entre vous ?

- Faites-vous des réunions régulièrement ?

- Quelles sont les infos transmises aux bénévoles ?

- Comment sont transmises les informations aux bénévoles ?

- Avez-vous des moyens de féliciter vos équipes, réussites ?

- Quel est le réseau de communication que vous utilisez entre vous ? Et entre les différents pôles ? 

Communication externe

- Comment attirez-vous de nouvelles personnes ?

- Comment gérez-vous vos relations externes ? Partage des résultats, portes ouvertes, site internet, wiki…)

- Comment gérez vous les relations avec les professionnels intervenant pour les 24h (sécurité, électricien, food) 

- Quels moyens de communication sont utilisés ? Plateforme regroupant les docs de l’entreprise ? Google ? Intranet ? Teams ? 

- Comment choisissez-vous vos fournisseurs ?

Gestion des équipes

- Comment décidez-vous du recrutement des bénévoles ? Mettez vous en place des entretiens ? 

- Comment favorisez-vous le travail collaboratif mais aussi autonome ?

- Comment répartissez-vous les bénévoles dans chaque équipe ?

- Comment faites-vous monter en compétences les personnes ?

- Comment fidélisez vous vos membres/bénévoles ?

Gestion des connaissances

- Comment sont organisées les “données” et connaissances ? Gestion de la connaissance

- Comment est partagée la connaissance ? 

- Y a-t-il des personnes dédiées à la gestion des connaissances ?

- Avez-vous une base de connaissance transmise d’année en année (templates, guidelines…) ?

Gestion des données

- Comment gardez-vous les infos confidentielles ? 

- Quels outils de travail utilisez-vous pour retrouver/stocker vos données ?

- Comment transmettez-vous toutes infos d’un événement à l’autre ?

- Avez-vous une base de données ?  

- Quels sont les types d’information et leur valeur que vous avez ?

Environnement de travail/ Management :

- Quels sont vos espaces de travail ?

- Quels sont vos modes de management (agile…) ?

- Mettez vous en place une stratégie particulière de prise de décision ? 

- Utilisez vous des questionnaires ? 

- Utilisez -vous des outils particuliers ? Les testez-vous en amont ? 

- Avez-vous un système d’évaluation des tâches ?

- Comment prenez-vous des décisions ? Avez-vous quelque chose qui vous facilite la prise de décision ?

- Quelles sont les infos qui transitent ? 

Optimisation 

Socle de base de transmission au président suivant à consolider : avec du “papier” et pas du mentorat 

Interroger un bénévol