5-GI-KNM-S1/2023-24/Give Me 24

Gayet Emma, Maunier-Damiani Fiora, Ogier Elsie, Roquebrune Lucie, Thevenet Noémie

Travail 1 : Audit de stratégie de KNM au sein d'une entreprise

Entreprise ciblée

Association des 24h de l'INSA Lyon

Général

Domaine d’activité

Concerts - 10000 personnes par soir

Animations (culturelles, sportives, divertissantes) - environ 7000 personnes par jour

Courses (vélo et course à pied) - environ 400 sportifs

Activités/services proposés

L'association des 24h de l'INSA est composée de divers services :

- organisation des activités du week-end des 24h

- mise en place des courses du week-end des 24h

- organisation des concerts du week-end des 24h

- vente de billets pour l'évènement

- prêt de matériel à d'autres associations de l'INSA : service de location

Type d’entreprise (SCOP, PME)

Association à but non lucratif

Fiche d’identité

N° TVA : FR93 322 927 674

N° SIRET : 322 927 674 00018

N° SIREN : 322 927 674

Code APE/NAF : 94 99 Z

N° Association : 691015444

N° Dossier info (RNA) : W691055107

Licences entrepreneur du spectacle : 2-1085832 & 3-1085833

N° GUSO : 0012794195 / Code : 748C

Président : Mr. Antoine PIRON

Localisation (que INSA, Lyon, région, national, etc.)

RdC Bâtiment D – INSA de Lyon

20 avenue Albert Einstein

69621 Villeurbanne CEDEX

Organisation (organigramme, pôles, services)

Environ 80 étudiants tous bénévoles et presque tous de l’INSA

Partage de missions et responsabilités

3 pôles :

- le bureau composé de 1 président(e), 1 secrétaire, 1 trésorier(e) et 3 VP

- le conseil d’administration (24 membres) : prise de décision et la partie “logistique”

- les “autres orgas” répartis en différentes équipes citées ci-dessous

- 350 autres bénévoles ponctuels qui interviennent lors de l'événement uniquement.

Différentes équipes :

1. Les équipes commissions

a. Communication : réseaux sociaux, site internet, presse, visus…

b. Concerts/programmation : choix des artistes, contact de boites de prod

c. Courses : Parcours, gestion des inscriptions, accueil

d. Prévention DD : inviter des associations et mettre en place des ateliers de sensibilisation, choisir des toilettes sèches, moyens de recyclage…

e. Animations de divertissement : contact avec des prestataires (animations gratuites)

f. Animations culturelles : contact avec des assos

g. Animations sportives : contacter des sportifs experts pour faire découvrir

h. Partenariats : attirer soutiens logistiques et financiers (mails, refus…)

i. Décoration : Peinture, panneaux, affiches

j. Equipe informatique : gestion de serveur et d’infrastructure réseau, dév d’outils informatique interne

2. Les équipes logistiques (du CA)

a. Bars/Restauration : choix, appros, gestion des stocks

b. Sécurité : cadrage et justification devant la préfecture et les institutions

c. Barriérage (2) : louer, transporter et porter barrières avec équipe de sécurité

d. Bénévoles (3) : répartir les heures des bénévoles (plannings)

e. Matériel : planifier, louer, porter et attribuer le matériel nécessaire (frigos, chaises…)

f. Eau/électricité : collaborer avec électriciens

g. Scènes : structure scénique et technique derrière

h. Billetterie : vente de billets et dimensionnement des entrées

i. Catering : nourrir artistes et bénévoles

j. Signalétique : répartition des activités sur le campus, panneaux

k. Accueil artistes : loges, repas, hôtels, transports des artistes

l. Bien-être bénévoles

Leurs objectifs / enjeux / Stratégie

Rassembler le plus grand nombre de festivaliers

Proposer un week-end bien articulé en satisfaisant artistes et participants

Divertir les festivaliers (concerts, animations, courses)

Cause associée

Sidaction

Histoire de l’entreprise (frise chronologique)

1972 : 2 étudiants dont le défi était de tourner à vélo pendant 24h autour de leur résidence.

Jusqu’à 1981 : Même format, attirant de plus en plus de cyclistes

8 janvier 1981 : Création de l’association Club des 24h de l’INSA S’ajoutent des animations culturelles, sportives et ludiques puis 3 soirées de concert (depuis 1983)

Aujourd’hui existent un duathlon et course à pied en plus des activités originelles

Budget de fonctionnement

Le budget de fonctionnement de l'association est d'environ 500 000 euros par an.

Concurrence

Les 24 heures de l'Insa n'ont pas de concurrents, ni intra Insa, ni à l'exterieur. Il travaillent d'ailleurs en collaboration avec d'autres festivales comme Woodstower et RepercuSound.

Parties prenantes

Public ciblé

En journée : nombreuses animations pour tous les âges (présentations, expositions et spectacles gratuits).

En soirée : nombreux concerts qui attirent un public large et éclectique.

De jour comme de nuit : course de 24 heures (pied ou à vélo)

⇒ Le festival doit sa richesse aux 3 pôles accueillant un public diversifié. Jeunes ou moins jeunes, sportifs ou débutants, en famille ou entre amis, des concerts aux animations en passant par les courses, il y en a pour tout le monde ! (3 publics)

Fournisseurs

Contrats renouvelés d'année en année

Privilégier la loyauté et la réactivité des fournisseurs vs le prix de leur prestation

Partenariats

Partenaires publics (7)

Partenaires privés (24 majeurs)

Partenaires associations (5)

Prestataires / Sponsors

Liens avec d’autres assos

• VA INSA Lyon

• Un Doua de Jazz

• Asso Ninkasi Musik Lab

• Toi Toi

• Phase

Les membres

Effectif

100 organisateurs

350 bénévoles

Plus de 100 associations INSAliennes et extérieures viennent divertir et sensibiliser le public autour d’activités diverses et variées.

40000 festivaliers

25 artistes

7000 personnes/ jours pour les animations

400 sportifs (courses)

Qualification des membres

Aucun processus formel et planifié ; formation "sur le tas" (cf. partie Résultats")

Processus de recrutement

Les recrutements se font à la suite du forum des associations, lors d'un amphi de recrutement et via du bouche à oreille. Nous développons ces processus dans la partie Résultats de notre Wiki, à la suite d'informations tirées de nos interviews.

Salaire moyen

0 → pas de salaire car comme dit précedement, il s'agit d'une association à but non lucratif

Sont-ils en recrutement? En croissance/santé ?

L'association n'a jamais eu de problème de sur-effectif ou de sous-effectif. Celle-ci ne cherche pas la croissance. Elle ne force personne à rester et ne refuse personne. Tout se fait sur le base du volontariat.

Jussqu'ici, concernant le vote pour le président, la 'selection naturelle' a fait qu'il n'y avait à chaque fois qu'une personne qui se présentait, donc il n'y avait pas de rivalité.

Organisation

Horaires d’ouverture

Du Lundi au Vendredi

12h > 14h

18h > 20h

Fermé en Juillet / Août

Personnes contact

Mathilde Guenaud ⇒ Vice-présidente des subventions

Antoine Piron ⇒ Président de l'association depuis septembre 2023

Modèle de l'entretien

La trame de l'entretien est expliquée ci-dessous. Celle-ci a servi lors d'interview avec les personnes ciblées.

Ces entretiens se sont faits de manière itérative au fil des réponses fournies et de la satisfaction de nos attentes.

Personne contact - avec qui communiquons-nous ?

Voici ci-dessous la liste des informations demandées

- Présentation générale (nom, âge, hobbies)

- Profil LinkedIn 

- Situation personnelle  

- Formation / parcours pro 

- Rôle dans l’entreprise 

- Manière de recrutement : candidature spontanée, réponse offre…

- Ancienneté et évolution au coeur de l'association

- Missions anciennes et actuelles

- Formation suivie pour attendre ce nouveau poste

- Rémunération

- Ambition professionnelle - ses perspectives 

- Relations avec les collègues (seul ou équipe : quel est le mode de travail) 

- Moyens de travail (télétravail, temps partiel…) 

- Temps consacré par semaine à l’association

- Modalités de travail : Télétravail autorisé ? Matériel utilisé ?

Méthode : organisation interne

Dans un premier temps, nous avons décidé de nous orienter vers une association que nous connaissions toutes. Depuis notre arrivée à l'INSA, nous avons participé (quand le COVID nous le permettait...) à ce festival qui est le plus grand festival étudiant de France. Chaque année, le week end des 24h de l'INSA nous a attiré : que cela soit pour les concerts en soirée, les activités l'après-midi ou encore le feu d'artifice du dimanche soir. Nous sommes ainsi convaincues qu'étudier cette association pourrait lui être bénéfique en lui apportant nos observations et idées d'amélioration. Nous espérons alors voir les résultats de nos propositions durant les prochaines sessions du festival, une belle ambition !

Avant tout, nous nous sommes organisées de sorte à pouvoir effectuer la majorité du travail durant les séances de cours. Du moins, il était important pour nous que la partie de brainstorming et la prise de directions et décisions soit effectuée en classe afin de favoriser nos échanges et interactions. Un autre de nos critères d'organisation a été la répartition des tâches : nous nous sommes régulièrement divisées afin de segmenter notre travail et de pouvoir travailler en dehors des cours de façon organisée, coordonnée et efficace. Une fois le travail réparti en classe, nous pouvions travailler chacune de notre côté sur le diaporama, l'analyse des interviews, la rédaction du wiki, etc.

Nous avons alors brainstormé pour trouver les différentes questions que nous souhaitions poser durant les entretiens. Nous avons par la suite enrichi celles-ci avec les discussions et support de cours puis organisé l'ensemble des questions en différents thèmes pour plus de clarté.

Nous avons ensuite réfléchi aux personnes que nous souhaitions interroger au sein de l’association. Nous voulions interroger une personne actuelle du bureau de l’association afin de collecter des informations actuelles.

Au sein de l’association des 24H de l'INSA, l'un des membres du groupe possédait un contact de la vis-présidente en charge des subventions des 24h de l'INSA, Mathilde GUENAUD. Elle connaissait Mathilde du FIMI (deux premières années en tronc commun) et avaient été en classe ensemble durant 2 ans, avant les choix de département. Elle se connaissait donc son implication dans l'association des 24H de l'INSA. De ce fait, notre proximité avec elle et son statut dans l'association nous ont poussé à la contacter. Puis, nous avons également démarché le président, abordable et réactif.

Notre méthodologie de conduction d'interview est developpée dans le paragraphe suivant.

Méthode : organisation des interviews

Interview 1 - Echange de documents

Mathilde GUENAUD étant très prise par son implication dans les associations, nous avons pris le parti de lui envoyer les questions via un document informatique afin de s'adapter à l'emploi du temps très chargé de notre contact et de son temps disponible limité. Nous avons créé un document partagé avec nos questions sur les 24H de l'INSA. Au préalable, nous avions porté une attention particulière à l'organisation de nos questions et à leur clarté.

Nous lui avons donc envoyé ce document de questions, après avoir obtenu confirmation de son intérêt pour ce projet et de sa volonté de nous aider. Ce document était structuré en thèmes de sorte à ce qu'elle s'y retrouve et que sa réflexion soit progressive et logique. Nous avons aussi porté un grand soin à essayer de ne pas être répétitives et à trier nos questions pour ne pas lui faire perdre de temps.

Nous avons ainsi obtenu les réponses à nos questions sous deux jours (nous avions fixé un objectif d'une semaine). Ses réponses étaient assez complètes et nous ont permis de dresser un bilan quasi exhaustif du fonctionnement de leur association. Nous avons rajouté des commentaires, qu'elle pouvait donc voir, pour avoir des informations supplémentaires ou/et complémentaires sur certaines questions. Nous avons traité ses réponses et avons ensuite rédigé un document de synthèse. Ce document nous a permis de synthétiser le fonctionnement de leur Knowledge Management car ces informations nous intéressaient tout particulièrement.

Certaines questions auxquelles Mathilde ne nous avait pas répondues ou qui manquaient de détails, ont été mises de côté par nos soins et nous les avons soit renvoyées à Mathilde, soit posées dans un second temps à Antoine PIRON, notre second contact interviewé.

Interview 2 - Echange en personne

Nous avons ensuite procédé à un second entretien de sorte à avoir des réponses à nos nouvelles questions et des précisions sur certaines réponses données par Mathilde. Ce second entretien avait cette fois une forme plus classique : entretien en présentiel du Président de l'association, Antoine PIRON. L'objectif était d'obtenir les réponses aux questions pour lesquelles Mathilde n'avait pas pu nous répondre en tant que vis-présidente des subventions, notamment au niveau des flux d'argent. Nous voulions aussi obtenir son avis en tant que Président sur leurs méthodes de knowledge management.

Pour cela, nous avons contacté Antoine via sa messagerie Messenger et nous lui avons demandé s'il serait disponible et intéressé pour répondre à nos questions. Sa réponse a été positive et il nous a proposé un créneau dès le lendemain de notre contact.

Deux d'entre nous ont alors conduit, sur une pause du midi, cet entretien en personne au local des 24h de l'INSA. Nous avions constitué notre liste de questions et de thématiques que nous voulions aborder en amont en fonction des retours faits par Mathilde. Nous avons pu lui poser ces différentes questions pour avoir des compléments. En fonction de ses réponses, nous nous sommes laissées la liberté de réagir à celles-ci et d'approfondir des points auxquels nous n'avions pas forcément pensé telles que l'organisation de la passation ou les contraintes auxquelles l'association doit faire face. Nous avons également pu discuter de la différence de points de vue observés entre les deux entretiens réalisés.

Questions pour l’entreprise

Général

- Nom de la société

- Adresse de son siège social

- Domaine d’activité   - Activités/services proposés (organisation, prêt de matos aux autres assos, etc.)

- Type d’entreprise (SCOP, PME)

- Localisation (que INSA, Lyon, région, national, etc.)

- Organisation (organigramme, pôles, services)

- Leurs objectifs / enjeux / stratégie

- Cause associée

- Histoire de l’entreprise (frise chronologique)

Parties prenantes

- Public ciblé

- Fournisseurs

- Partenariats

- Prestataires / Sponsors

- Liens avec d’autres associations

- Identité visuelle (logo…)

- Les valeurs

- Les projets/objectifs stratégiques à venir

- Rayonnement de l’association

- Histoire de l’association (origine, évolution…)

Les membres

- Effectif (croissance/décroissance)

- Qualification des membres

- Process de recrutement

- Salaire moyen

- Rrecrutement ou croissance/santé

- Chiffre d’affaires annuel et son évolution

- Budget de fonctionnement

- Positionnement de l’association sur le marché

- Provenance des financements 

- Principaux concurrents

- Produits et services vendus

- Métiers et profils recrutés

Contraintes

- Financements (fonds publics, par eux-mêmes ou dons?)

- Franchises

- Quelles contraintes (lois, nombre max de membres, échelle d’action, etc.)

- Critères/Seuils pour obtenir des subventions

- Deadline pour le rendu de docs, etc.

Organisation

- Outils de la communication (canaux spécifiques, drive/word, etc.)

- Comment vous passez-vous les tips d’une année à l’autre

- Comment organisez-vous la passation

- Grand turnover

- Personnes en commun d’une année à l’autre/Ancienneté des membres

- Horaires d’ouverture

Knowledge Management

Formation

- Y a-t-il un support de formation ?

- Y a-t-il des séances de formation organisées ?

- Y a-t-il des fiches de postes ?

- Comment est transmise la connaissance aux orgas d’année en année ? 

- Comment s’organise la formation des orgas soft, en quoi diffère-t-elle des orgas hard?

- Est-ce de la transmission d’info orale, écrite ?

- Avez-vous un système de formation défini ? 

- Qui sont les formateurs ?

Communication interne

- Quels sont vos moyens de communication officiels et entre vous ?

- Faites-vous des réunions régulièrement ?

- Quelles sont les infos transmises aux bénévoles ?

- Comment sont transmises les informations aux bénévoles ?

- Avez-vous des moyens de féliciter vos équipes, réussites ?

- Quel est le réseau de communication que vous utilisez entre vous ? Et entre les différents pôles ? 

Communication externe

- Comment attirez-vous de nouvelles personnes ?

- Comment gérez-vous vos relations externes ? Partage des résultats, portes ouvertes, site internet, wiki…

- Comment gérez vous les relations avec les professionnels intervenant pour les 24h (sécurité, électricien, food) ?

- Quels moyens de communication sont utilisés ? Plateforme regroupant les docs de l’entreprise ? Google ? Intranet ? Teams ? 

- Comment choisissez-vous vos fournisseurs ?

Gestion des équipes

- Comment décidez-vous du recrutement des bénévoles ? Mettez vous en place des entretiens ? 

- Comment favorisez-vous le travail collaboratif mais aussi autonome ?

- Comment répartissez-vous les bénévoles dans chaque équipe ?

- Comment faites-vous monter en compétences les personnes ?

- Comment fidélisez vous vos membres/bénévoles ?

Gestion des connaissances

- Comment sont organisées les “données” et connaissances ? Gestion de la connaissance

- Comment est partagée la connaissance ? 

- Y a-t-il des personnes dédiées à la gestion des connaissances ?

- Avez-vous une base de connaissance transmise d’année en année (templates, guidelines…) ?

Gestion des données

- Comment gardez-vous les infos confidentielles ? 

- Quels outils de travail utilisez-vous pour retrouver/stocker vos données ?

- Comment transmettez-vous toutes infos d’un événement à l’autre ?

- Avez-vous une base de données ?  

- Quels sont les types d’information et leur valeur que vous avez ?

Environnement de travail/ Management

- Quels sont vos espaces de travail ?

- Quels sont vos modes de management (agile…) ?

- Mettez vous en place une stratégie particulière de prise de décision ? 

- Utilisez vous des questionnaires ? 

- Utilisez-vous des outils particuliers ? Les testez-vous en amont ? 

- Avez-vous un système d’évaluation des tâches ?

- Comment prenez-vous des décisions ? Avez-vous quelque chose qui vous facilite la prise de décision ?

- Quelles sont les infos qui transitent ? 

Optimisation 

Seconde du partie du projet

Résultats

Après avoir collecté les informations sur la structure de l’association, nous avons axé nos interrogations sur la gestion des connaissances au sein des 24H de l’INSA.

Tout d’abord, les membres se réunissent au local de l’association à l’INSA Lyon. L’association est ainsi structurée de manière à faire émerger deux principales entités : les membres du bureau qui dirigent l’association et les membres du Conseil d’Administration (CA), se concentrant sur l’organisation du festival.

Chacune des deux branches des 24h de l’INSA se divise en équipes qui agissent à leur propre échelle. Chacune des équipes responsabilise ensuite ses membres en leur assignant une tâche spécifique pour laquelle une fiche de poste existe mais n’est pourtant que très rarement consultée dans la pratique.

Ces membres sont recrutés sur la base du volontariat et de leur motivation personnelle (aucun critère purement “fonctionnel” ni se référant aux compétences n’est employé) à la suite d’amphithéâtres de présentation animés par les anciens de l’association (les membres de l’année d’avant). Ces nouvelles recrues sont attirées simplement par le bouche-à-oreille et l’exploitation des réseaux d’amis.

Informations issues de l'interview 1 de Mathilde GUENAUD :

Selon ses retours, aucune procédure spécifique de passation ou système de formation particulier n’est prévue, malgré le turnover important des membres d’une année à l’autre. Cette formation, et plus largement la transmission des informations clé, se fait ainsi majoritairement de manière orale sans règles particulières à suivre pour les “anciens” et les “nouveaux”. Aucun standard n’est ainsi mis en place de manière écrite et rigoureusement définie. De même, aucun rôle portant spécifiquement sur la gestion des connaissances au sein de l’association n’est assigné. La coordination des différents membres se fait donc par le biais de réunions hebdomadaires, à minima, et sont organisées entre les membres de chaque équipe, du bureau, du conseil d’administration ainsi que l’ensemble des 80 bénévoles de l’association. Tout processus de décision est alors voté par mains levées.

Au-delà d’une communication orale, différents canaux sont utilisés :

- Pour la communication : l’application Slack, les mails, Messenger

- Pour la gestion des documents : Google drive (contenant également l’archivage dont un document Word d’une vingtaine de pages regroupant ce qui a été fait sur l’ensemble des années précédentes par le président)

- Pour la gestion des plannings : Le logiciel Overbookd (gestion des plannings, fiches d’activités et de tâches, logistique matériel, de l’électricité et de l’eau, sécurité, besoins des responsables bénévoles, etc.).

Informations issues de l'interview 2 de Antoine PIRON :

En tant que Président de l'association, Antoine nous a fourni des retours différents de ceux de Mathilde. En effet, il affirme qu'un processus de passation existe et est utilisé lors des prises de poste. L'organisation prend la forme d'une boucle : les anciens membres du bureau restent dans l'association 1 an après la fin de leur mandat afin d'accompagner les nouveaux arrivants aux postes. Grâce à ce processus, les nouveaux sont formés sur le terrain par les personnes les plus aptes à les aider. Ces formations sont non formelles et non prévues en avance : en cas de besoin d'un nouveau à se former sur un sujet, les anciens le forment "sur le tas", sans rdv préalable.

En parallèle, il existe une "Bible" par poste du CA depuis 2019 (suite au Covid) et qui est complétée chaque année par le responsable du poste concerné. Ces dernières contiennent les outils à utiliser ainsi que les tâches à effectuer mois par mois. Elle représente ainsi un guide qui accompagne les nouveaux membres tout au long de leur mandat. Le Président de l'association est en charge de la relecture de toutes les Bibles.

Par la combinaison des Bibles et des échanges anciens/nouveaux, le système de formation est efficace, selon le président, et les nouveaux arrivants sont au courant des coutumes et procédures.

Finalement, la différence majeure apportée par le Président concerne l'outil Overbookd. Bien qu'abordé par Mathilde, cette dernière associait cet outil à Google Drive et ne comprenait pas entièrement sa valeur ajoutée. Selon Antoine, Overbookd est l'outil central de gestion des activités et du planning. Sur cet outil, qu'il a développé lui même pour répondre au besoin organisationnel de l'association, on retrouve une vision macro et micro des activités des 24H de l'INSA. Dessus, les tâches sont renseignées puis découpées en sous-tâches. Elles sont organisées par groupements et peuvent être affichables sur différents niveaux. A chacune des sous-tâches sont affectées des ressources humaines et matérielles. Il est ensuite possible d'extraire des emplois du temps pour chacun des bénévoles chaque semaine en fonction des tâches qui leur ont été affectées. Cet outil permet une gestion globale ET individualisée de l'activité des 24H de l'INSA.

Notre analyse :

Finalement, le fonctionnement des 24H de l’INSA repose principalement sur l’investissement de ses membres, duquel dépend leur montée en compétences (aucune organisation spécifique), et la fidélité de ses partenaires et fournisseurs. L’association se repose donc sur la “bonne ambiance” entre les bénévoles, pour lesquels aucun système de gratification n’est mis en place hormis cette cohésion émanant de l’activité associative et de la motivation de chacun des membres.

Nous avons été étonnées de la différence de retours concernant le système de formation, de passation et de gestion de la documentation. Nous pensons que ceci est dû aux rôles de nos 2 interviewés. En effet, bien que membre de l'association depuis 3 ans, Mathilde ne fait pas partie de la direction et a une vision moins macrocosmique que ce qu'Antoine a, du fait de son statut de président. Nous relevons alors un manque de communication en interne. En effet, Antoine a particulièrement insisté sur l'importance du logiciel Overbookd, qui avait été simplement cité par Mathilde sans qu'elle ne sache de quoi il s'agissait exactement. Antoine étant le développeur de ce logiciel, il le connaît donc parfaitement à la différence de Mathilde. Par ailleurs, Mathilde a mis en avant le manque de processus de passation et de formation et la prépondérance des échanges informels entre les membres. Antoine, lui, nous a fait part de l'existence de Bibles mises à jour, de procédures de passation officielles et déterminées, etc. Ainsi, une cohérence en interne sur l'importance accordée aux outils et aux procédures pourrait être bénéfique à l'association.

En conclusion, cette enquête met en lumière un sérieux manque de communication autour de la documentation à l'orgine d'un manque de traçabilité des processus de transmission des savoirs, savoirs-faire, connaissances et compétences. Notre équipe est donc définitivement motivée pour concentrer la seconde partie de l’évaluation de Knowledge Management sur des propositions d’amélioration du système de gestion des connaissances des 24H de l’INSA. Sans aucun doute, une association d’une telle ampleur bénéficiera d’une commmunication et organisation plus rigoureuses.

Présentation 30/11/2023

Diaporama de l'oral du 30 novembre :

Travail 2B : Propositions d'amélioration

Raisons de notre choix

Dès le début, nous savions que nous souhaitions amener de la valeur aux 24h de l’INSA, un engagement que nous avions d’ailleurs partagé au directeur de l’association.

Si nous n’avons eu aucune hésitation sur le type de projet pour cette seconde partie de semestre, la réflexion a été plus complexe sur le problème à aborder. En effet, à l’issue d’un brainstorming, de nombreuses problématiques ont été identifiées, listées ci-dessous :

- Pas ou peu de mises-à-jour des bibles et fiches de poste

- Problèmes de formation “sur le tas” des bénévoles pour le festival

- Aucune vision de développement sur le long terme

- Aucun système de gratification des bénévoles (hors week-end d’intégration)

- Problème de communication : les différentes interviews ont mis en avant des visions différentes des outils. En effet, nous avons appris que des plateformes et documents existaient mais que cette connaissance n’était pas diffusée à tous les membres. Ainsi, si chacun était au courant de l’existant, une homogénéisation serait réalisée et la communication serait plus efficace.

Thématique sélectionnée

Nous nous sommes par la suite mises d’accord sur la thématique qui nous tenait le plus à cœur, la communication entre les membres de l’association. En effet, nous pensons qu’en adressant un tel sujet, cela permettra de débloquer, par effet en cascade, de nombreuses autres problématiques. Cet enjeu, que nous avons nous-mêmes constaté en effectuant deux interviews de deux membres différents des 24h de l’INSA, nous attirait également car certainement présent dans de multiples organisations : en se penchant sur une telle problématique, nous réfléchissons donc à une solution potentiellement adaptable à d’autres et utile non seulement pour cette association insalienne, mais aussi pour notre futur !

Solution retenue

Une fois la thématique clairement définie, il nous fallait donc développer une solution respectant les deux lignes directrices suivantes :

→ Réalisable et Facilement implémentable

→ Pertinente et utile

Comment donc proposer un outil intuitif que les 24h de l’INSA pourraient réellement et rapidement mettre en place afin d’adresser cet enjeu clé de la communication ?

En proposant un flyer synthétique, visuel et interactif !

Synthétique car composé de mots clés évitant toute surcharge d’informations.

Visuel car épuré et coloré pour attirer le regard des membres de l’association !

Interactif car contenant des liens conduisant aux vidéos de présentation des divers outils. Si nous avions d’abord imaginé des QR codes, le format pdf du flyer nous a conduit à choisir des liens accessibles via des icônes, plus pratiques pour l’utilisateur.

En respectant la Nature et donc en faisant écho aux préoccupations de nombreux étudiants : le flyer n’utilise pas de papier mais est en effet en format pdf ! Ce format numérique facilite également sa transmission et évite des dépenses pour l’association.

Que contient exactement ce flyer ?

Une présentation des trois principaux outils : Overbookd, Slack et Drive.

OverBookd étant une application propre aux 24h de l’INSA et particulièrement clé dans le fonctionnement de l’association, un focus particulier est réalisé sur cette dernière. Ce focus est réalisé également afin de palier le problème structurel de communication autour de ses fonctionnalités.

Aperçu de la solution

Choix de l'article

Objectif de l'article

Le choix de l’article a été conduit par l’objectif de souligner et justifier l’utilité de notre solution et de lui donner de la légitimité. Notre solution comprenant finalement plusieurs concepts (flyer, format numérique plutôt que papier, vidéos d’apprentissage, etc.), il fallait donc sélectionner le thème de notre article. Nous avons finalement opté pour le thème du e-learning, de notre point de vue plus complexe et contenant probablement le plus grand nombre de ressources.

Sélection de l'article

Nous souhaitions étudier un article en lien avec la formation en ligne. Pour choisir l’article, nous avons utilisé la base de données : Web of science. Afin de sélectionner un article correspondant à notre sujet, nous avons utilisé les mots clés suivant pour rechercher des articles :

- E-learning ET impacts

- E-learning ET benefits

- E-learning ET students

- E-learning ET quality

De plus, afin d’avoir la capacité de lire l’article, nous avons filtré la liste des documents obtenus pour ne conserver que ceux écrits en anglais ou en français. Parmi cette liste de documents, nous avons choisi d’étudier Students' attitude to e-learning de Azat Mukhametshin, Norair Asratyan, Aelita Safina, Azat Gaifutdinov, Gulchachak Ganieva et Albina Ganieva, un article publié en juin 2021 dans le Bahrain Medical Bulletin, volume 43. Il a été trouvé avec la recherche "E-learning ET students".

Analyse de l’article

La lecture de l'article nous a permis d'en apprendre davantage sur les aspects bénéfiques de la formation digitale et sur les facteurs clés de son succès. Les risques et challenges associés y étaient aussi bien expliqués.

Avantages du e-learning

- Flexibilité (« the implementation of on-line learning was more flexible than with conventional methods because it could be done from home (not necessarily a direct meeting in class)”)

- Permet d’anticiper les pandémies (“online learning became the right solution when conventional method (face-to-face) was not possible to apply due to Covid-19 pandemic”)

- Innovant (« Remote learning integrates a number of innovations in the field of application of modern information and communication technologies (ICT) » ou “Simulation and visual techniques which can be accessed from students’ gadget make online learning interesting and provide a new learning experience for students”)

- Stimule les élèves (“the internal stimulus of a student from whom special efforts are required”)

- Permet de gérer son emploi du temps (“students themselves control the study time”)

- Rend les élèves indépendants (“a student is less dependent on the teacher's attitude to his or her success and is more independent »)

- Motive les élèves à apprendre (“to motivate students to independently achieve high educational results”)

- Vise à orienter les ressources individuelles des étudiants (« Modern pedagogical technologies, and to a greater extent e-learning technology are personality-oriented, and are aimed at developing individual resources of students »)

- Réduit le facteur de stress des étudiants (« E-learning technologies provide an opportunity to reduce the role of stress factors »)

Leviers

- Les formations e-learning doivent être simples et claires (« The process of communication and interaction in online learning environment is an important factor to help students achieve better learning outcomes”)

- Les formations e-learning doivent être attractives (« the implementation of online learning should be made attractive”)

- Il faut que le niveau d’apprentissage à obtenir soit établi pour chaque leçon (« Remote learning system based on an educational platform includes a set of rules, guidelines and necessary curriculum material”)

- Les formations e-learning doivent être facilement accessibles (« the need for media or platform which was easy to access, and equipped with a digital library so that students could find references within the same online learning platform »)

Risques et Challenges

- Réduit les interactions sociales (« the process of communication and discussion, both with lecturers and fellow students, was less than optimal when using online media »)

- Peut réduire l’engagement des élèves dans leur apprentissage (« most students disagreed that online learning could increase their involvement in the learning process »)

- La compréhension de la leçon peut être plus difficile (« They are uncertain whether e-learning makes it easier for them to understand the material or is able to improve their performance and learning outcomes » ou “understanding the topic of the course was more difficult because the communication process with online method was less effective, especially in practical courses”)

- Améliorer la connexion internet (« there were many technical problems such as signal interference or unstable internet connections during online learning »)

- Engendre un surcoût de forfait internet car nécessite plus de Giga d’internet (« the economic aspect as online learning method increased the use of internet data package which was commonly used by students, so the cost of purchasing internet packages would also increase”)

Lien entre l’article et notre projet

Au vu des avantages listés par l’article, notre solution de proposer des présentations sous format digital des outils utilisés au sein de l’’association nous parait très pertinente. En effet, cela permet de stimuler les bénévoles en leur proposant des outils modernes. C’est aussi un moyen efficace de passer de l’information grâce à la flexibilité de la solution : les bénévoles peuvent se former quand ils le souhaitent et accéder au contenu autant de fois qu’ils le veulent. Comme évoquer dans l’article, cela pourrait égaler diminuer leur stress en le permettant de s’organiser individuellement.

Pour être sûr que notre solution fonctionne et soit efficace, certains points ne sont pas à négliger. Il faut absolument que le flyer ainsi que les éléments qu’il contient soient clairs et facilement accessibles. De plus, rendre le contenu interactif est essentiel pour que les étudiants adhèrent à ce mode de formation.

L’article met en garde contre certains risques tels que le manque d’interaction sociale qui pourrait engendrer un désintérêt des bénévoles : ils n’iraient pas se former eux-mêmes. C’est pourquoi les facteurs clés évoqués juste avant doivent être mis en place. Le risque évoqué par l’article concernant l’accès parfois difficile à internet ne nous concerne pas forcément puisque la majorité des élèves de l’INSA possède un ordinateur et un accès à internet dans leur logement.

Organisation en interne

Pour mener à bien ce projet et conserver notre ligne directrice, l’efficacité, nous avons donc réparties les tâches en fonction des affinités et compétences de chacune. Cette organisation nous a permis à la fois un gain de temps mais aussi et surtout d’aboutir à un résultat complet. Notre travail comprend en effet une récapitulatif de notre démarche, une courte analyse de l’article sélectionné, la conception d’un prototype de notre flyer ainsi que la création de notre présentation. Ce sectionnement des tâches a tout de même inclus une relecture par chacune d’entre-nous, nous donnant donc conseil. Par ailleurs, nous avons toutes participé à la préparation de la soutenance de janvier.

Cette organisation a été supportée par une communication via notre groupe Messenger créé en début d’année. Par ailleurs, nous avons conservé le créneau 14h-16h le 18/12 afin de continuer à travailler ensemble sur ce projet.

Perspectives de progrès

La solution pour laquelle nous avons opté n’est certainement pas la seule option pour faire face à ce problème de communication.

Nous avons par exemple réfléchi à une potentielle piste d’amélioration consistant au développement d’une plateforme informatique dédiée à la formation de chacun des membres. Ainsi, chaque personne aurait un compte. En se connectant, ils y trouveraient les formations en distanciel obligatoires à effectuer avec leurs dates limites de validation. Ces formations consisteraient par exemple en une présentation des outils utiles (dont Overbookd !) sous forme d’une série de courtes vidéos de 20 min. Lorsque la date limite des formations approcherait, un mail automatique de relance serait envoyé sur l’adresse INSA des membres. Nous pourrions imaginer étendre cette plateforme en proposant également des formations optionnelles créées non seulement par des membres de l’association mais aussi des organismes externes. Cela risque néanmoins d’augmenter les coûts de développement d’un tel outil.

Néanmoins, une de nos lignes directrices étant la simplicité d’implémentation, nous n’avons pas opté pour cette plateforme comme solution numéro 1. Si elle semble en effet plus complexe à mettre en œuvre, nous sommes cependant convaincues que les efforts requis pour son implémentation porteront rapidement leurs fruits !

Présentation 11/01/2024

Diaporama de l'oral du 11 janvier 2024 :