Cours:5-GI-KNM-S1/2023-24/Give Me 24

Gayet Emma, Maunier-Damiani Fiora, Ogier Elsie, Roquebrune Lucie, Thevenet Noémie

Audit de stratégie de KNM au sein d'une entreprise

Entreprise ciblée

Association des 24h de l'INSA Lyon

Général

Domaine d’activité

Concerts - 10000 personnes par soir

Animations (culturelles, sportives, divertissantes) - environ 7000 personnes par jour

Courses (vélo et course à pied) - environ 400 sportifs

Type d’entreprise (SCOP, PME)

Association à but non lucratif

Fiche d’identité

N° TVA : FR93 322 927 674

N° SIRET : 322 927 674 00018

N° SIREN : 322 927 674

Code APE/NAF : 94 99 Z

N° Association : 691015444

N° Dossier info (RNA) : W691055107

Licences entrepreneur du spectacle : 2-1085832 & 3-1085833

N° GUSO : 0012794195 / Code : 748C

Président : Mr. Antoine PIRON

Localisation (que INSA, Lyon, région, national, etc.)

RdC Bâtiment D – INSA de Lyon

20 avenue Albert Einstein

69621 Villeurbanne CEDEX

Organisation (organigramme, pôles, services)

Environ 80 étudiants tous bénévoles et presque tous de l’INSA

Partage de missions et responsabilités

3 pôles :

- le bureau composé de 1 président(e), 1 secrétaire, 1 trésorier(e) et 3 VP

- le conseil d’administration (24 membres) : prise de décision et la partie “logistique”

- les “autres orgas” répartis en différentes équipes citées ci-dessous

- 350 autres bénévoles ponctuels qui interviennent lors de l'événement uniquement.

Différentes équipes :

1. Les équipes commissions

a.Communication : réseaux sociaux, site internet, presse, visus…

b.Concerts/programmation : choix des artistes, contact de boites de prod

c. Courses : Parcours, gestion des inscriptions, accueil

d. Prévention DD : inviter des associations et mettre en place des ateliers de sensibilisation, choisir des toilettes sèches, moyens de recyclage…

e. Animations de divertissement : contact avec des prestataires (animations gratuites)

f. Animations culturelles : contact avec des assos

g. Animations sportives : contacter des sportifs experts pour faire découvrir

h. Partenariats : attirer soutiens logistiques et financiers (mails, refus…)

i. Décoration : Peinture, panneaux, affiches

j. Equipe informatique : gestion de serveur et d’infrastructure réseau, dév d’outils informatique interne

2. Les équipes logistiques (du CA)

a. Bars/Restauration : choix, appros, gestion des stocks

b. Sécurité : cadrage et justification devant la préfecture et les institutions

c. Barriérage (2) : louer, transporter et porter barrières avec équipe de sécurité

d. Bénévoles (3) : répartir les heures des bénévoles (plannings)

e. Matériel : planifier, louer, porter et attribuer le matériel nécessaire (frigos, chaises…)

f. Eau/électricité : collaborer avec électriciens

g. Scènes : structure scénique et technique derrière

h. Billetterie : vente de billets et dimensionnement des entrées

i. Catering : nourrir artistes et bénévoles

j. Signalétique : répartition des activités sur le campus, panneaux

k. Accueil artistes : loges, repas, hôtels, transports des artistes

l. Bien-être bénévoles

Leurs objectifs / enjeux / Stratégie

Rassembler le plus grand nombre de festivaliers Proposer un week-end bien articulé en satisfaisant artistes et participants

Divertir les festivaliers (concerts, animations, courses)

Cause associée

Sidaction

Histoire de l’entreprise (frise chronologique)

1972 : 2 étudiants dont le défi était de tourner à vélo pendant 24h autour de leur résidence.

Jusqu’à 1981 : Même format, attirant de plus en plus de cyclistes

8 janvier 1981 : Création de l’association Club des 24h de l’INSA S’ajoutent des animations culturelles, sportives et ludiques puis 3 soirées de concert (depuis 1983)

Aujourd’hui existent un duathlon et course à pied en plus des activités originelles

Parties prenantes

= Public ciblé

En journée : nombreuses animations pour tous les âges (présentations, expositions et spectacles gratuits).

En soirée : nombreux concerts qui attirent un public large et éclectique.

De jour comme de nuit : course de 24 heures (pied ou à vélo)

⇒ Le festival doit sa richesse aux 3 pôles accueillant un public diversifié. Jeunes ou moins jeunes, sportifs ou débutants, en famille ou entre amis, des concerts aux animations en passant par les courses, il y en a pour tout le monde ! (3 publics)

Fournisseurs

Partenariats

Partenaires publics (7)

Partenaires privés (24 majeurs)

Partenaires associations (5)

Prestataires / Sponsors :

Liens avec d’autres assos

VA INSA Lyon

Un Doua de Jazz

Asso Ninkasi Musik Lab

Toi Toi

Phase

. Les membres

Effectif (en croissance, décroissance ?) :

100 organisateurs

350 bénévoles

Plus de 100 associations INSAliennes et extérieures viennent divertir et sensibiliser le public autour d’activités diverses et variées.

40000 festivaliers

25 artistes

7000 personnes/ jours pour les animations

400 sportifs (courses)

Qualification des membres

Process de recrutement

Salaire moyen

0 → association à but non lucratif

Sont-ils en recrutement? En croissance/santé ?

. “Contraintes”

Financements ? (fonds publics, par eux-mêmes ou dons?)

Dossiers de subvention, les sponsors et nos seules rentrées d’argent sont les recettes des bars et les entrées au festival

Franchises ?

Quelles contraintes (lois, nombre max de membres, échelle d’action, etc.) ?

Critères/Seuils pour obtenir des subventions

Dossier avec des deadline

Deadline pour le rendu de docs, etc. ?

. Organisation

Outils de la communication (canaux spécifiques, drive/word, etc.)

Réunions 1 fois par semaine au minimum par équipe (réunions de quelques personnes)

Réunions 1 fois par semaine aussi pour le bureau et le CA (environ 21 personnes)

Réunions 1 fois par semaine avec tous les membres de l’association (80 personnes) Echanges de nombreux mails tout au long de l’organisation

Comment vous passez-vous les tips d’une année à l’autre? Chaque équipe écrit une bible c’est à dire un document qui résume comment s’est passé l’année et les choses à refaire ou non.

Comment organisez-vous la passation ?

Grand turnover ?

Personnes en commun d’une année à l’autre? Ancienneté des membres ? Chaque année des membres restent d'une année sur l’autre ce qui permet d’aider dans la passation

Horaires d’ouverture :

Du Lundi au Vendredi :

12h > 14h

18h > 20h

Fermé en Juillet / Août

Personne contact

Mathilde Guenaud --> Vice-présidente en charge des subventions

Modèle de l'entretien

La trame de l'entretien est expliquée ci-dessous. Celle-ci a servi lors d'interview avec les personnes ciblées.

• PARTIE ETAT DES LIEUX 

1. Questions pour l’entreprise

. Général :

Domaine d’activité   Activités/services proposés (organisation, prêt de matos aux autres assos, etc.)

Type d’entreprise (SCOP, PME)

Fiche d’identité

Localisation (que INSA, Lyon, région, national, etc.)

Organisation (organigramme, pôles, services)

Leurs objectifs / enjeux / Stratégie

Cause associée 

Histoire de l’entreprise (frise chronolo

. Parties prenantes :

Public ciblé

Fournisseurs 

Partenariats

Prestataires / Sponsors

Liens avec d’autres assos 

. Les membres

Effectif (en croissance, décroissance ?)

Qualification des membres

Process de recrutement

Salaire moyen

Sont-ils en recrutement? En croissance/santé ? 

. “Contraintes”

Financements ? (fonds publics, par eux-mêmes ou dons?)

Franchises ?

Quelles contraintes (lois, nombre max de membres, échelle d’action, etc.) ?

Critères/Seuils pour obtenir des subventions

Deadline pour le rendu de docs, etc. ?

. Organisation

Outils de la communication (canaux spécifiques, drive/word, etc.)

Comment vous passez-vous les tips d’une année à l’autre? 

Comment organisez-vous la passation ? 

Grand turnover ?

Personnes en commun d’une année à l’autre? Ancienneté des membres ?

Horaires d’ouverture

2. Personne contact - avec qui nous communiquons? Point d’entrée !

Son rôle dans l’entreprise 

Son ancienneté

Sa formation / parcours pro 

Situation personnelle ? 

Façon dont il a été recruté : candidature spontanée, réponse offre…

Sa rémunération

Son ambition professionnelle - perspectives 

Relations avec les collègues (seul ou équipe : mode de travail) 

Moyens de travail (télétravail, temps partiel…) 

Son profil linkedin 

Temps consacré par semaine à l’asso 

Modalités de travail : Télétravail autorisé

3. Knowledge management 

Formation

Y a-t-il un support de formation ?

Y a-t-il des séances de formation organisées ?

Y a-t-il des fiches de postes ?

Comment est transmise la connaissance aux orgas d’année en année ? 

Comment s’organise la formation des orgas soft, en quoi diffère-t-elle des orgas hard?

Est-ce de la transmission d’info orale, écrite ?

Avez-vous un système de formation défini ? 

Qui sont les formateurs ?

. Communication interne :

Quels sont vos moyens de communication officiels et entre vous ?

Faites-vous des réunions régulièrement ?

Quelles sont les infos transmises aux bénévoles ?

Comment sont transmises les informations aux bénévoles ?

Avez-vous des moyens de féliciter vos équipes, réussites ?

Quel est le réseau de communication que vous utilisez entre vous ? Et entre les différents pôles ? 

. Communication externe :

Comment attirez-vous de nouvelles personnes ?

Comment gérez-vous vos relations externes ? Partage des résultats, portes ouvertes, site internet, wiki…)

Comment gérez vous les relations avec les professionnels intervenant pour les 24h (sécurité, électricien, food) 

Quels moyens de communication sont utilisés ? Plateforme regroupant les docs de l’entreprise ? Google ? Intranet ? Teams ? 

Comment choisissez-vous vos fournisseurs ?

. Gestion des équipes :

Comment décidez-vous du recrutement des bénévoles ? Mettez vous en place des entretiens ? 

Comment favorisez-vous le travail collaboratif mais aussi autonome ?

Comment répartissez-vous les bénévoles dans chaque équipe ?

Comment faites-vous monter en compétences les personnes ?

Comment fidélisez vous vos membres/bénévoles ?

. Gestion des connaissances : 

Comment sont organisées les “données” et connaissances ? Gestion de la connaissance

Comment est partagée la connaissance ? 

Y a-t-il des personnes dédiées à la gestion des connaissances ?

Avez-vous une base de connaissance transmise d’année en année (templates, guidelines…) ?

. Gestion des données :

Comment gardez-vous les infos confidentielles ? 

Quels outils de travail utilisez-vous pour retrouver/stocker vos données ?

Comment transmettez-vous toutes infos d’un événement à l’autre ?

Avez-vous une base de données ?  

Quels sont les types d’information et leur valeur que vous avez ?

. Environnement de travail/ Management :

Quels sont vos espaces de travail ?

Quels sont vos modes de management (agile…) ?

Mettez vous en place une stratégie particulière de prise de décision ? 

Utilisez vous des questionnaires ? 

Utilisez -vous des outils particuliers ? Les testez-vous en amont ? 

Avez-vous un système d’évaluation des tâches ?

Comment prenez-vous des décisions ? Avez-vous quelque chose qui vous facilite la prise de décision ?

Quelles sont les infos qui transitent ? 

• OPTIMISATION 

Socle de base de transmission au président suivant à consolider : avec du “papier” et pas du mentorat 

Interroger un bénévol