Cours:5-GI-KNM-S1/2023-24/Forum Organisation

CHASSAT Antoine, GHANI Ahmed, PERRELLE Raphaël, ROUARD Margaux, ZAKKOUR Oumayma

Travail 1 : Audit de stratégie de KNM au sein d'une entreprise

Entreprise ciblée

Association Forum Organisation

Charte Graphique

Domaine d’activité

Evènementiel (organisation de forum étudiants/entreprises)

Activités/services proposés

Organisation d'événements de recrutement, Organisation d'événements de conseil à l'étudiant, Promotion de la marque employeur, Stage, CDI, VIE, alternance, and CDD.

Les projets phares :

- Forum CATALYZ (14 et 15 Novembre 2024): forum en ligne sur la plateforme www.forumorg.org.

- La Journée Objectif Ingénieur (décembre): organisée pour les étudiants de 2ème année à l’INSA Lyon, elle vise à leur donner une vision plus claire des débouchés du métier d’ingénieur.

- Le Forum Rhône-Alpes, salon de recrutement pour jeunes diplômés et étudiants en recherche de stage. Il se déroulera le 20 mars 2025 en présentiel au Double Mixte.

- Le JobCenter : tout au long de l'année, nos étudiants ingénieurs sont accompagnés lors d'afterwork, journée d'immersion en entreprise, ateliers C.V...

Type d’entreprise (forme juridique)

Association déclarée

Fiche d’identité

Nom de la société : Association Forum Organisation

TVA non applicable

N° SIRET : 339 219 172 000 14

N° SIREN : 339 219 172

Code APE/NAF : 94.99Z

N° Dossier info (RNA) : W691056548

Secteur d'activité : J04 - Organisation d'évènements

Localisation (que INSA, Lyon, région, national, etc.)

L’adresse de son siège social : Bat 601, 20 avenue Albert Einstein, 69100 Villeurbanne, France

Coordonnées

• Numéro de téléphone : 04 78 94 29 30
• Email : contact@forumorg.org
• Site internet : https://www.forumorg.org/
• Réseaux Sociaux : Facebook, Instagram, LinkedIn

Organisation (organigramme, pôles, services)

L'association regroupe 2 salariés et 43 membres actifs (bénévoles).

3 membres de bureau :

• Président : Adrien PANET
• Vice-président : N/A
• Trésorier : Rafig GAIN-NACHI
• Secrétaire Générale : Asmae TOUITI

5 Pôles :

• Pôle Logistique : 1 responsable et 8 membres
• Pôle Tech et Digital : 1 responsable et 4 membres
• Pôle Buisines : 1 responsable et 13 membres
• Pôle Communication : 1 responsables et 6 membres
• Pôle Campus : 1 responsables et 4 membres

Leurs objectifs / enjeux / Stratégie

• Raison d'être : Générer le contact entre les étudiants et les entreprises

• Les enjeux :
  • Proposer aux entreprises des profils d'étudiants qui répondent à leurs besoins.
  • Proposer aux étudiants des entreprises et des prestations qui répondent aussi à leurs besoins.
  • Evoluer constamment afin de faire face aux autres plateformes de recherche d'emplois/stages et aux salons des départements de spécialités.

• Les stratégies
  • Structure agile qui permet de faire face aux changements rapides.
  • Augmenter la satisfaction clients (entreprises et étudiants)

Histoire de l’entreprise (frise chronologique)

Création en 1985. à voir avec le livre blanc

Budget de fonctionnement

Le budget s'élève à environ 600 000 €/an.

Concurrence

Tous les autres forums étudiants de France (tel que le Forum EPFL, Foceen (Centrale Marseille), Forum Perspectives (Centrale Lyon)).

Parties prenantes

Public ciblé

Étudiants ou jeunes diplômés d'école d'ingénieur, de commerce ou équivalent en recherche de stage ou d'emploi.

Clients

Toutes les entreprises (qui recrutent des ingénieurs ainsi que des commerciaux), ainsi que les écoles d'enseignement supérieur partenaires : INSA Lyon, Grenoble INP, CPE Lyon, ECAM, EPITA Lyon.

Fournisseurs

Double Mixte, Restauration, Décoration, Mobilier, Transport, Installateur, Parking, Hébergeur web (Heroku)

Partenariats

Hôtel, Radio Lyon Première FM

Prestataires / Sponsors

Signalétique, Multimédia

Liens avec d’autres associations

Collaboration avec les 24h de l'INSA Lyon : Accueil des intervenants, gestion des vestiaires, récupération des moquettes pour une deuxième utilisation (éco-responsable)

Collaboration avec une association, rémunérée pour assurer le service de restauration. (Différente chaque année)

Collaboration avec une association, rémunérée pour gérer l'espace détente. (Différente chaque année)

Les membres

Effectif

43 membres actifs bénévoles, dont 8 membres du conseil d'administration.

Le Forum Organisation emploie également à temps partiel un attaché de presse et un comptable.

Le besoin d'aide lors du Forum Rhône-Alpes est compensé par les membres d'associations de l'INSA Lyon qui viennent aider en contrepartie d'une compensation financière et en nature (récupération de la moquette par les 24h de l'INSA).

Qualification des membres

Les mandats débutent début avril et durent une année calendaire.

Les membres sont recrutés en 2 phases :

• Une première phase de recrutement sur le mois de mai qui vise à combler la moitié des besoins en effectif et à lancer l'activité de l'association
• Une seconde phase de recrutement courant octobre qui fini de combler les besoins de l'association

Entretien

La trame de l'entretien est expliquée ci-dessous. Celle-ci a servi lors d'interview.

Personne contact - avec qui communiquons-nous ?

Voici ci-dessous la liste des informations demandées (ex ancienne boite an passé)

- Présentation générale (nom, âge, hobbies)

- Profil LinkedIn 

- Situation personnelle  

- Formation / parcours pro 

- Rôle dans l’entreprise 

- Manière de recrutement : candidature spontanée, réponse offre…

- Ancienneté et évolution au coeur de l'association

- Missions anciennes et actuelles

- Formation suivie pour attendre ce nouveau poste

- Rémunération

- Ambition professionnelle - ses perspectives 

- Relations avec les collègues (seul ou équipe : quel est le mode de travail) 

- Moyens de travail (télétravail, temps partiel…) 

- Temps consacré par semaine à l’association

- Modalités de travail : Télétravail autorisé ? Matériel utilisé ?

Questions pour l’entreprise

Général (ex an passé)

- Nom de la société

- Adresse de son siège social

- Domaine d’activité   - Activités/services proposés (organisation, prêt de matos aux autres assos, etc.)

- Type d’entreprise (SCOP, PME)

- Localisation (que INSA, Lyon, région, national, etc.)

- Organisation (organigramme, pôles, services)

- Leurs objectifs / enjeux / stratégie

- Cause associée

- Histoire de l’entreprise (frise chronologique)

Parties prenantes

- Public ciblé

- Fournisseurs

- Partenariats

- Prestataires / Sponsors

- Liens avec d’autres associations

- Identité visuelle (logo…)

- Les valeurs

- Les projets/objectifs stratégiques à venir

- Rayonnement de l’association

- Histoire de l’association (origine, évolution…)

Les membres

- Effectif (croissance/décroissance)

- Qualification des membres

- Process de recrutement

- Salaire moyen

- Rrecrutement ou croissance/santé

- Chiffre d’affaires annuel et son évolution

- Budget de fonctionnement

- Positionnement de l’association sur le marché

- Provenance des financements 

- Principaux concurrents

- Produits et services vendus

- Métiers et profils recrutés

Contraintes

- Financements (fonds publics, par eux-mêmes ou dons?)

- Franchises

- Quelles contraintes (lois, nombre max de membres, échelle d’action, etc.)

- Critères/Seuils pour obtenir des subventions

- Deadline pour le rendu de docs, etc.

Organisation

- Outils de la communication (canaux spécifiques, drive/word, etc.)

- Comment vous passez-vous les tips d’une année à l’autre

- Comment organisez-vous la passation

- Grand turnover

- Personnes en commun d’une année à l’autre/Ancienneté des membres

- Horaires d’ouverture

Travail 2B : Propositions d'amélioration

Présentation XX/01/2025

Diaporama de l'oral du XX janvier 2025 :