Cours:5-GI-KNM-S1/2023-24/Forum Organisation

CHASSAT Antoine, GHANI Ahmed, PERRELLE Raphaël, ROUARD Margaux, ZAKKOUR Oumayma

Travail 1 : Audit de stratégie de KNM au sein d'une entreprise

Entreprise ciblée

Association Forum Organisation

Charte Graphique

Domaine d’activité

Evènementiel (organisation de forum étudiants/entreprises)

Activités/services proposés

Organisation d'événements de recrutement, Organisation d'événements de conseil à l'étudiant, Promotion de la marque employeur, Stage, CDI, VIE, alternance ou CDD.

Les projets phares :

- Forum CATALYZ (14 et 15 Novembre 2024): forum en ligne sur la plateforme www.forumorg.org.

- La Journée Objectif Ingénieur (décembre): organisée pour les étudiants de 2ème année à l’INSA Lyon, elle vise à leur donner une vision plus claire des débouchés du métier d’ingénieur.

- Le Forum Rhône-Alpes, salon de recrutement pour jeunes diplômés et étudiants en recherche de stage. Il se déroulera les 19 et 20 mars 2025 en présentiel au Double Mixte.

- Le JobCenter : tout au long de l'année, nos étudiants ingénieurs sont accompagnés lors d'afterwork, journée d'immersion en entreprise, ateliers C.V...

Type d’entreprise (forme juridique)

Association déclarée

Fiche d’identité

Nom de la société : Association Forum Organisation

TVA non applicable

N° SIRET : 339 219 172 000 14

N° SIREN : 339 219 172

Code APE/NAF : 94.99Z

N° Dossier info (RNA) : W691056548

Secteur d'activité : J04 - Organisation d'évènements

Localisation (que INSA, Lyon, région, national, etc.)

L’adresse de son siège social : Bat 601, 20 avenue Albert Einstein, 69100 Villeurbanne, France

Coordonnées

• Numéro de téléphone : 04 78 94 29 30
• Email : contact@forumorg.org
• Site internet : https://www.forumorg.org/
• Réseaux Sociaux : Facebook, Instagram, LinkedIn

Organisation (organigramme, pôles, services)

L'association regroupe 2 salariés et 43 membres actifs (bénévoles).

3 membres de bureau :

• Président : Adrien PANET
• Vice-président : N/A
• Trésorier : Rafig GAIN-NACHI
• Secrétaire Générale : Asmae TOUITI

5 Pôles :

• Pôle Logistique : 1 responsable et 8 membres
• Pôle Tech et Digital : 1 responsable et 4 membres
• Pôle Buisines : 1 responsable et 13 membres
• Pôle Communication : 1 responsables et 6 membres
• Pôle Campus : 1 responsables et 4 membres

Leurs objectifs / enjeux / stratégie

• Raison d'être : Générer le contact entre les étudiants et les entreprises

• Les enjeux :
  • Proposer aux entreprises des profils d'étudiants qui répondent à leurs besoins.
  • Proposer aux étudiants des entreprises et des prestations qui répondent aussi à leurs besoins.
  • Evoluer constamment afin de faire face aux autres plateformes de recherche d'emplois/stages et aux salons des départements de spécialités.

• Les stratégies
  • Structure agile qui permet de faire face aux changements rapides.
  • Augmenter la satisfaction clients (entreprises et étudiants)

Histoire de l’entreprise (frise chronologique)

Création en 1985.

Finance

Le budget de fonctionnement annuel : environ 600 000 €

Chiffre d'affaire annuel : environ 600 000€

Concurrence

Tous les autres forums étudiants de France (tel que le Forum EPFL, Foceen (Centrale Marseille), Forum Perspectives (Centrale Lyon)).

Parties prenantes

Public ciblé

Étudiants ou jeunes diplômés d'école d'ingénieur, de commerce ou équivalent en recherche de stage ou d'emploi.

Clients

Toutes les entreprises (qui recrutent des ingénieurs ainsi que des commerciaux), ainsi que les écoles d'enseignement supérieur partenaires : INSA Lyon, Grenoble INP, CPE Lyon, ECAM, EPITA Lyon.

Fournisseurs

Double Mixte, Restauration, Décoration, Mobilier, Transport, Installateur cloisons, Parking, Hébergeur web (Heroku)

Partenariats

Hôtel, Radio Lyon Première FM

Prestataires / Sponsors

Signalétique, Multimédia

Liens avec d’autres associations

Collaboration avec les 24h de l'INSA Lyon : Accueil des intervenants, gestion des vestiaires, récupération des moquettes pour une deuxième utilisation (éco-responsable)

Collaboration avec une association, rémunérée pour assurer le service de restauration. (Différente chaque année)

Collaboration avec une association, rémunérée pour gérer l'espace détente. (Différente chaque année)

Les membres

Effectif

43 membres actifs bénévoles, dont 8 membres du conseil d'administration. Le conseil d'administration est composé de 5 responsables de Pôle et du bureau qui rassemble un Président, un Trésorier et une Secrétaire Générale.

Le Forum Organisation emploie également à temps partiel un attaché de presse et un comptable.

Le besoin d'aide lors du Forum Rhône-Alpes est compensé par les membres d'associations de l'INSA Lyon qui viennent aider en contrepartie d'une compensation financière et en nature (récupération de la moquette par le Carnaval Humanitaire).

Qualification des membres

Les mandats débutent début avril et s'étendent sur une année calendaire.

Les membres sont recrutés en 2 phases :

• Une première phase de recrutement sur le mois de mai qui vise à combler la moitié des besoins en effectif et à lancer l'activité de l'association.
• Une seconde phase de recrutement courant octobre qui fini de combler les besoins de l'association.

Sont éligibles à rejoindre le Forum Organisation les étudiants de l'INSA Lyon et des écoles partenaires entre leur 2ème et leur 5ème année de cursus d'ingénieur.

Processus de recrutement

Les étudiants manifestent leur intérêt à rejoindre l'association via un formulaire en ligne, sur lequel ils sont invités à classer les 3 pôles qu'ils souhaiteraient intégrer en rejoignant l'association.

Ils sont ensuite contactés pour un entretien de 20 à 30 min avec les responsables de ses deux premiers choix. L'entretien permet aux responsables de mieux expliquer le but et le fonctionnement de l'association et permet à l'étudiant de valoriser sa candidature. A l'issue de l'entretien, l'étudiant donne le pôle final qu'il souhaiterait rejoindre.

Les candidats reçoivent le verdict final après une réunion spéciale recrutement du Conseil d'Administration, sachant que le verdict est l'une de ces trois possibilités : accepté choix 1, accepté autre choix, refusé.

Salaire moyen

Hormis les deux salariés qu'emploie l'association, le reste des membres ne sont pas rémunérés.

Entretien

Personne contact

• Nom : Panet

• Prénom : Adrien

• Adresse mail : a.panet@forumorg.org

• Age : 22 ans (2002)

• Profil LinkedIn : https://www.linkedin.com/in/adrien-panet/

• Hobbies : Bricolage, rénovation, sport automobile, politique, finance, tir sportif

• Formation académique : INSA Lyon spécialité Matériaux

• Place dans l’entreprise, la date d’embauche, l’évolution :

Il est rentré dans l’association en mai 2022. Il est tout d'abord rentré en tant que chargé d'affaires et responsable d'équipe. Puis il est devenu secrétaire général en mars 2023. Enfin, il est devenu président de l'association en mars 2024.

• Rémunération : Pas de salaire.

• Missions au sein de l'association :
  • Gérer le conseil d'administration et animer des réunions stratégiques
  • Piloter des projets d'envergure incluant l'organisation d'événements majeurs
  • Coordonner les différentes équipes
  • Accompagner les membres dans leur développement personnel et professionnel
  • Support des équipes au besoin (remplacements etc..)

• La nature des contacts (collègues, supérieurs hiérarchiques) :

Les salariés de l'association et le président actuel ont une très bonne relation, le président les estime beaucoup car ils l'ont beaucoup formé au cours des deux premières années. Maintenant qu’il est président, c'est plus délicat d’être leur supérieur et de décider pour eux mais ils gardent une relation très amical toujours.

Avec les responsables d'équipe, le président garde plus de distance car il a moins de proximité amicale, il a donc plus de facilité à gérer sa position hierarchique.

• Temps consacré par semaine à l’association :

Il est en césure et consacre donc entre 3 et 4 jours par semaine à l'association, le reste du temps est passé à la gestion de son entreprise personelle.

Formation

Chaque poste (hors employé) est occupé par une nouvelle personne chaque année.

• Comment s'organise la passation des postes et le transfert de connaissance à la fin des mandats ?
  • Le président rédige au cours de son mandat un document de formation / de retour d'expérience à destination des futurs présidents.
  • En fin de mandat, les responsables transmettent oralement leurs connaissances au futur responsable (entre 1 à 6h de formation).
  • Le président et les responsables nouveaux arrivants doivent contacter leur prédécesseur des années n-2 et n-3 pour avoir plusieurs vision du poste et différentes manières de l'aborder.

• Outre le processus de passation, y a-t-il d'autres formations et comment sont-elles organisées ?
  • De nombreuses formations sont proposées, facultatives ou nécessaires suivant le poste.
  • Elles sont dispensées par des professeurs bénévoles, le président, les responsables de pôles, des anciens membres les employés ou sur internet.
  • L'association propose également des formations visant à développer les compétences de ses membres, telles que des ateliers sur la rédaction de CV ou de lettres de motivation, sans qu'elles aient un objectif direct pour l'association elle-même.

Organisation

Quels outils (canaux spécifiques, drive/word, etc.) utilisez vous?

• Plusieurs outils sont utilisés pour communiquer les informations au sein du Forum Organisation :
  • Slack : application largement utilisée par les startups et les petites structures, elle permet de créer plusieurs canaux de discussion et de gérer efficacement les accès des membres aux bons canaux. D'une année à l'autre, il est également possible de récupérer les discussions archivées des années précédentes.
  • Notion : Comme Slack, cette application est parfaite pour gérer des projets en petites équipes. Les pages de cette application sont entièrement personnalisables, avec la possibilité d'ajouter des tableaux, des gantt, des liens vers d'autres pages etc... Il est également possible de gérer les accès des membres à ces différentes pages en donnant des droits d'édition, de lecture seule ou d'accès complet. Comme Slack, il est très simple de conserver et de consulter les archives des années précédentes. D'ailleurs, Slack et Notion se connectent très bien ensemble, ce qui permet de recevoir des notifications personnalisées.
  • Hubspot : CRM (Customer Relationship Management) très utilisé dans le monde professionnel, il permet à l'équipe Business du Forum Organisation de gérer les centaines de transactions avec ses clients qui ont lieu chaque année et de conserver une trace comptable vitale à la bonne gestion de la trésorerie de l'association. Hubspot possède également une base de donnée qui permet de retrouver les clients contactés depuis des années, ce qui facilite les processus de reconduction client d'une année à l'autre. Comme Notion, ce CRM s'intègre très bien avec Slack et Notion ce qui permet de connecter entre elles toutes les applications utilisées par l'association.
  • Google Drive : Utilisé depuis des années mais enlevé cette année, le drive regorge d'archives qui remontent à plus de 10 années. Seul problème, il est très difficile d'une année à l'autre de pouvoir accéder à ces archives de part le complexité de gestion des droits d'administrateur. Cela a eu comme conséquence de perdre énormément d'informations ou d'en rendre l'accès très compliqué. C'est pourquoi il a été décidé cette année de tout archiver sur Notion.

Quels autres moyens de communication utilisez vous?

• Chaque pôle gère ses équipes comme il le souhaite. Généralement, une réunion hebdomadaire est mise en place et parfois couplée à des points individuels. Cela garantit une communication interne aux pôles optimale. Les réunions sont de durée variables.
• D'autre part, le conseil d'administration se réunit une fois par semaine pour une durée généralement comprise entre 1 et 2 heures. C'est l'occasion de rendre compte au reste du conseil, de l'avancement de chaque pôle, et de discuter des prochaines échéances et du plan d'action associé.
• Le plenum : tous les premiers jeudis de chaque mois, une réunion animée par le président, et parfois le reste du conseil d'administration, rassemble l'entièreté de l'association au local. C'est l'occasion de faire un retour d'expérience sur les évènements passés, et de préparer les prochaines échéances importantes. Cela permet à l'ensemble des membres de savoir ce que les autres pôles font, et de tous construire la même vision.

Limites

• Les relations avec les employés qui varient selon les années et le caractère du président
• Le risque de perte de connaissances lié au départ des employés
• Les resps comme ils le souhaitent pour leur rex et cela engendre des pertes d'information --> Formaliser la prise de notes pour ne pas perdre l'expérience des resps d'une année à l'autre.

Présentation du 9/01/2025

Diaporama de la présentation du 9/01/2025 : KNM Presentation Intermediaire.pdf

Travail 2B : Propositions d'amélioration

Raisons de notre choix

Nous avons voulu nous concentrer sur 2 enjeux importants pour l'association à savoir la gestion des connaissances des 2 employés et faciliter les retour d'expérience des différentes missions et mandats.

Thématiques sélectionnées

1) Gestion des connaissances des employés

  Problématique : D'une année à l'autre, la relation entre les membres de l'association et les deux employés, 
  principalement assurée par le Président entrant, à tendance à plus ou moins varier selon le caractère de celui-ci. 
  Nous avons pu constater que les employés sont une source précieuse de connaissances, qui ne sont donc pas utilisés 
  à leur juste valeur lors de mandats où le Président n'établit pas un contact régulier. 

2) Aide au retour d'expérience des Responsables de Pôles

  Problématique : Les Responsables de Pôles sont renouvelés tous les ans, alors que ceux-ci mêmes sont amenés à diriger 
  les membres de l'association sur des projets complexes. Malgré des passations qualitatives qui assurent une transmission 
  de la majorité des connaissances, les Responsables de Pôles peinent à transmettre les difficultés rencontrées et erreurs 
  commises lors de leur mandat. Cela a pour conséquences directes la réitération des mêmes erreurs ainsi que des blocages 
  face aux mêmes difficultés d'un mandat à l'autre.

Solutions retenues

Solution 1 : Plan de Gestion de la Transition des Connaissances des Employés (2025-2033)

1.Introduction

- Objectif : Préserver les connaissances clés détenues par les employés, organiser une transition maîtrisée et assurer la continuité des activités.

- Contexte : Deux employés clés (attaché de presse et comptable) quitteront l’association d’ici 8 à 10 ans, nécessitant une transition adaptée.

- Engagements : Chaque président(e) devra signer ce plan et garantir sa mise en œuvre.

2.Phases de Suivi

Phase 1 : Observation et Documentation (2025-2030)

• Activités principales :

- Observation des processus clés et création d’une base de connaissances.

- Établissement des critères pour le recrutement futur en collaboration avec les employés sortants.

• Livrables :

- Base de connaissances initiale.

- Profil-type pour les futurs employés (milieu de carrière, stabilité long terme, moins de 55 ans). Disponibilité pour un poste à mi-temps, idéalement compatible avec une autre activité professionnelle ou personnelle.

• Engagements :

- Les présidents successifs garantissent que l’observation est documentée chaque année.

Phase 2 : Recrutement et Transition (2031-2033)

Pour cette phase critique, deux options sont proposées :

Option 1 : Transition Classique sur 1 An

• 2032 (Année -1) :

- Les nouveaux employés sont recrutés et intégrés à 100 % dès le début de l’année.

- Les anciens employés travaillent à 100 %, garantissant un doublon complet pendant un an.

- Transfert des connaissances en parallèle avec l’accomplissement des tâches quotidiennes.

• Avantages :

- Transition rapide et efficace.

- Moins de coûts liés à une période de transition étendue.

• Inconvénients :

- Risque de surcharge de travail pour les anciens employés.

- Moins de temps pour une transmission en profondeur.

Option 2 : Transition en Douceur sur 2 Ans

• 2031 (Année -2) :

- Recrutement des nouveaux employés, intégrés à 50 % de leur temps.

- Anciens employés maintenus à 100 %, avec un rôle actif de formation et de supervision.

• 2032 (Année -1) :

- Les nouveaux employés passent à 100 % de leur temps de travail.

- Les anciens employés réduisent leur implication à 50 %, en rôle de mentor.

• Avantages :

- Permet une formation progressive et approfondie des nouveaux employés.

- Transition plus fluide, réduisant le stress pour les employés sortants.

• Inconvénients :

- Coût plus élevé en raison de la période de transition étendue.

3.Suivi et Évaluation

• Indicateurs clés :

- Respect du calendrier de transition.

- Feedback des employés sortants et des nouveaux employés.

- Niveau de satisfaction des membres de l’association concernant la continuité des activités.

• Audit annuel :

- Réalisé par le comité de suivi, avec recommandations pour ajustements éventuels.

4.Engagement Formatif

• Clause obligatoire : Chaque président(e) signera un engagement annuel pour garantir la continuité et la mise en œuvre du plan.

5.Limites et Mesures d’Atténuation

• Départ Anticipé des Employés

- Risque : Les employés clés pourraient quitter avant la date prévue.

- Solution : Accélérer la documentation des processus dès les premières années et identifier des solutions intérimaires (consultants externes ou bénévoles expérimentés).

• Difficultés de Recrutement

- Risque : Problèmes pour trouver des candidats adaptés en 2031.

- Solution : Débuter les recherches dès 2030, élargir les critères si nécessaire, et collaborer avec des agences spécialisées.

• Manque de Continuité

- Risque : Les changements annuels de leadership pourraient nuire à la mise en œuvre.

- Solution : Imposer une signature annuelle du plan, créer un comité de suivi stable, et rédiger des rapports de transition.

• Coûts Financiers

- Risque : Transition jugée trop coûteuse.

- Solution : Limiter les formations aux deux dernières années et rechercher des financements externes.

• Résistance au Changement

- Risque : Opposition des employés ou des membres à certaines étapes.

- Solution : Communiquer les bénéfices, impliquer les parties prenantes et valoriser les contributions des employés.

Solution 2 : Mise en place d'une Charte pour optimiser l'utilisation des savoirs des employés

Afin de mieux exploiter les connaissances et les expériences des employés avant leur départ, nous proposons de mettre en place une charte des pratiques.

Objectif de la charte :

- Faciliter la transmission des savoirs des employés

- Valoriser les employés comme acteurs clés du savoir

- Renforcer la culture de collaboration

- Améliorer la continuité organisationnelle

- Créer des espaces d’échange structurés

- Renforcer le sentiment d’appartenance

- Encourager l’apprentissage mutuel

Charte - Optimisation du Savoir des Employés

Solution 3 : Retours d'expérience des Responsables de Pôles via Notion

Notion est la plateforme que l'ensemble des membres du FORUM Organisation utilisent afin de communiquer entre eux, classer des documents, en archiver etc... De ce sens, nous avons trouvé pertinent d'exploiter cette plateforme dans le but de transmettre au mieux chaque expérience vécue, et les éléments (positif ou négatif) que l'on peut retenir. Nous avons ainsi eu l'idée de créer une nouvelle section dans le NOTION du FORUM Organisation consacrée aux retours d'expériences. L'objectif de cette démarche est, qu'une fois la section finie, de la proposer comme nouvelle solution aux membres du conseil d'administration et que celle-ci soit adopter comme un nouveau moyen de transmettre ses connaissances et expériences.

Ci-dessus, vous trouverez la capture d'écran de l'accueil du dossier REX, où tous les membres du Conseil d'Administration peuvent voir et avoir accès aux différents mandats. Pour le moment, seul le mandat 2024/2025 est présent, mais l'objectif serait que dès le début d'un nouveau mandat, une nouvelle rubrique soit créée pour le nouveau mandat, et ainsi de suite. Les membres peuvent soit consulter les mandats des années précédentes ou aller directement sur le mandat de leur année afin de faire leur propre retour d'expérience au fur et à mesure des évènements. Lorsque les membres cliqueront sur le mandat qu'ils souhaitent, ils verront apparaitre la liste des différents évènements, comme vous pouvez le voir dans la capture ci-dessous.

Une fois, dans la section du mandat souhaité, le membre peut accéder à l'évènement qu'il veut. Dans cette section, les membres pourront avoir accès au pôle qui les concerne.

Suivant l'évènement sélectionné, il est possible que les sections disponibles soient différentes. En effet, seul les pôles utiles à cet évènement sont affichés, mais il est possible d'ajouter des sections si besoin.

Chaque responsable de pôle peut accéder à la rubrique dédiée a son pôle. Dans cette section, le responsable retrouvera la structure ci-dessous, dans laquelle il pourra fournir son retour d'expérience et sera en mesure de personnaliser l'environnement afin de fournir un REX qui corresponde le mieux.

Article

LOUISE DUBOIS. Comment conserver les connaissances critiques des employés quittant une organisation ? Le cas d’Oxfam-Solidarité. Sciences de Gestion. Louvain School of Management, 2018, 105 pages.

File:Comment conserver les connaissances critiques des employés quittant une organisation Le cas d’Oxfam-Solidarité.pdf

Objectif et sélection de l'article

L'une des problématiques identifiées lors de notre analyse du Forum Organisation concerne le risque de perte de connaissances lié au départ des employés. Cette question, centrale dans le domaine du Knowledge Management, nous a conduits à rechercher un article approfondissant cette thématique. Bien que nous ayons trouvé de nombreux articles évoquant ce sujet, très peu proposaient une démarche concrète et directement applicable. Après plusieurs recherches, nous avons découvert un extrait de mémoire réalisé par Louise Dubois, qui semblait parfaitement répondre à nos attentes. Son mémoire, n'étant pas disponible publiquement, nous avons pris contact avec elle. Elle a aimablement accepté de nous le transmettre afin que nous puissions l'étudier en détail et nous la remercions.

Ce document propose une analyse approfondie des différents modèles de rétention de connaissances, illustrée par une application pratique sur un cas concret. Il constitue une ressource précieuse pour répondre à nos besoins.

Méthode pour conserver les connaissances critiques des employés quittant une organisation

L'analyse de l'article et des différentes modèles détaillés dans celui-ci nous a permis de dégager une méthode à appliquer pour conserver les connaissances critiques des employés quittant une organisation.

Phase préliminaire : Initiation du projet

Cette étape vise à sensibiliser l'organisation à l'importance de conserver les connaissances critiques pour éviter des pertes qui pourraient affecter la performance et la stratégie.

Actions nécessaires :

• Expliquer à la direction et aux parties prenantes les risques liés à la perte de connaissances.

• Mettre en avant les bénéfices de la conservation des savoirs en termes de compétitivité, de réduction des erreurs et de continuité opérationnelle.

• Présenter des exemples concrets de réussite dans d'autres organisations pour illustrer l'intérêt de tels projets.

Identifier les connaissances critiques

Pour éviter de disperser les efforts, il est essentiel d'identifier les savoirs les plus importants à conserver.

Processus d’identification :

• Analyser les employés sur le départ (retraite, contrats précaires, etc.).

• Utiliser un arbre des connaissances pour visualiser les savoirs critiques détenus par chaque individu. Cet outil permet de détailler les domaines de connaissances principaux et leurs sous-catégories.

• Se poser des questions clés :
  • Quelles connaissances risquent d’être perdues ?
  • Ces savoirs sont-ils uniques ou disponibles ailleurs dans l’organisation ?
  • Quels seraient les impacts de leur perte sur la stratégie ou les opérations ?

Classifier les connaissances

Une fois les savoirs critiques identifiés, il faut les classifier pour déterminer comment les conserver.

Deux types de connaissances :

- Connaissances explicites :

• Codifiables, structurées, et faciles à documenter.

• Exemples : procédures, rapports, manuels, données chiffrées.

- Connaissances tacites :

• Informelles, basées sur l’expérience et difficiles à formaliser.

• Exemples : intuition, savoir-faire relationnel, expertise contextuelle.

Connaissances explicites

Objectif : Formaliser les savoirs pour qu’ils soient accessibles à tous les employés.

Méthodes :

• Stockage dans des systèmes : bases de données, intranet, documents partagés.

• Création de supports explicites :
  • Fiches "handover" : regroupant les projets en cours, les tâches prioritaires, et les recommandations.
  • Questionnaires sur les incidents critiques : répertoriant les problèmes rencontrés, les solutions adoptées, et les leçons apprises.

Connaissances tacites

Objectif : Transmettre des savoirs informels, souvent enracinés dans l’expérience et les relations.

Méthodes :

• Tacites formalisables :
  • Storytelling : recueillir les récits d’expérience pour transformer des savoirs tacites en savoirs explicites.
  • Mentorat ou coaching : un senior forme un junior sur le terrain.
  • Actions review : prendre du recul après des projets pour analyser les réussites et les échecs.

• Tacites non formalisables :
  • Transmettre par observation directe et immersion du successeur dans les activités de l’employé partant.
  • Encourager les discussions informelles et les interactions quotidiennes.

Mise en œuvre du transfert

La phase de mise en œuvre concrétise le transfert des connaissances critiques vers les successeurs ou l’organisation.

Actions clés : Planifier une période d’overlap :

• Faire travailler le successeur aux côtés de l’employé partant pour observer et apprendre directement.

Organiser des réunions formelles et informelles :

• Ateliers, formations, mentorat.

Exemple structuré : méthode "Baton Passing" :

• Identifier les savoirs critiques à conserver.
• Prioriser les connaissances essentielles.
• Formaliser via des réunions animées par un facilitateur.
• Transférer au successeur à travers des sessions de coaching.

Réutilisation des connaissances

La réutilisation garantit que les savoirs retenus ne restent pas inactifs, mais qu’ils sont exploités pour améliorer les performances.

Actions clés :

Centraliser les savoirs :

• Stocker toutes les connaissances explicites sur des systèmes accessibles (intranet, bases de données).

Promouvoir leur utilisation :

• Sensibiliser les équipes à la valeur des savoirs retenus.
• Intégrer ces savoirs dans les processus quotidiens (routines, directives, outils).

Créer un suivi :

• Évaluer régulièrement l’impact des savoirs transmis.
• Adapter et mettre à jour les outils si nécessaire.

Conclusion

Cette méthode en plusieurs étapes, identification, classification, conservation et réutilisation offre un cadre robuste pour éviter la perte de connaissances critiques. Elle garantit non seulement la continuité opérationnelle, mais aussi une amélioration continue de l’efficacité organisationnelle.

Présentation 30/01/2025

Diaporama de l'oral du 30 janvier 2025 :KNM Presentation Finale.pdf