Cours:5-GI-KNM-S1/2023-24/UCPA

Liste des membres de l'équipe

• Botefah Derkaui Yousra
• Fuzier Mathilde
• Heredia-Sotelo Felix
• Lochon Sara
• Voyer--Billon Pierre

Travail 1 : Audit de stratégie de KNM au sein d'une entreprise

Association ciblée

L'association que nous avons choisi d'auditer est l'UCPA.

Général

Domaine d’activité

Sports, activités de plein air - Autres activités liées au sport

Objet: Contribuer à la formation et à l'éducation de la personne par la pratique et par l'enseignement des activités physiques et sportives et de plein air.

Activités/services proposés

L'association UCPA est composée de divers services :

a) Organisation de séjours sportifs : Création et gestion de séjours multi-activités (sports nautiques, sports d’hiver, randonnées, etc.) pour les jeunes, adultes et familles.

b) Encadrement pédagogique : Mise en place de cours et d’ateliers sportifs animés par des moniteurs diplômés, axés sur le développement personnel et l’acquisition de compétences sportives.

c) Formations professionnelles : Propositions de formations pour devenir moniteur ou animateur sportif dans des disciplines variées, avec des certifications reconnues.

d) Événements sportifs : Organisation de compétitions, tournois, ou rassemblements sportifs dans divers lieux en France et à l’étranger.

e) Location de matériel et infrastructures : Offre de matériel sportif (vélos, kayaks, skis, etc.) et mise à disposition d’infrastructures sportives pour des événements ou des groupes.

f) Sensibilisation à l’environnement : Ateliers éducatifs et activités axées sur la préservation de la nature et la sensibilisation écologique à travers les sports de plein air.

Type d’entreprise (SCOP, PME)

Association à but non lucratif

Fiche d’identité

UCPA SPORT VACANCES :

N° TVA : FR30 775 682 040

N° SIRET : 775 682 040 01964

N° SIREN : 775 682 040

Code APE/NAF : 6430Z

UCPA SPORT LOISIRS :

N° TVA : FR05 352 902 035

N° SIRET : 352 902 035 00091

N° SIREN : 352 902 035

Code APE/NAF : 64.30Z

UCPA FORMATION :

N° TVA : FR12 853 866 556

N° SIRET : 853 866 556 00014

N° SIREN : 853 866 556

Code APE/NAF : 8551Z

N° Association : ??

N° Dossier info (RNA) : W691055107

Président : Yves Jean Blein

Localisation

21 Rue de Stalingrad, 94110 ARCUEIL

Organisation (organigramme, pôles, services)

UCPA est un groupe associatif dirigé bénévolement et de manière désintéressée par des associations de jeunesse et d'éducation populaire, des fédérations sportives et les pouvoirs publics.

L’UCPA est une union de personnes morales unique en France. L’Association est composée des ministères en charge des sports, de la jeunesse et de la vie associative, de l’agriculture et du tourisme, la Caisse des Dépôts et Consignations, de 19 associations de jeunesse et d’éducation populaire, le CNOSF et les principales fédérations de sports de plein air. L’ensemble de ces partenaires s’engage sur les mêmes objectifs.

L'UCPA est constituée de 3 associations Loi de 1901 à but non lucratif: - UCPA SPORT VACANCES, - UCPA SPORT LOISIR, - UCPA FORMATION.

Leurs objectifs / enjeux / Stratégie

Objectifs :

- Offrir une expérience sportive et de vacances accessible à tous (des jeunes adultes, familles et groupes), tout en restant abordable. - Proposer une large gamme d’activités ( Ski, surf, VTT, voile, randonnée, etc). - Former des professionnels du sport : Offrir des certifications reconnues pour les moniteurs, animateurs sportifs, et autres professionnels du secteur.

Enjeux :

- Concurrence avec les acteurs du tourisme sportif : L'UCPA doit se différencier dans un marché très compétitif où des acteurs comme le Club Med ou Cap France proposent des séjours similaires. - Maintenir la rentabilité tout en conservant des prix abordables : Équilibrer les coûts opérationnels tout en garantissant un accès à tous. - L’évolution constante des disciplines sportives et des normes de sécurité exige des formations adaptées.

Stratégie :

- Création d’offres variées et à la carte : Pour s’adapter aux attentes spécifiques des pratiquants (durée, type d’activité, niveau). - Partenariats avec des entreprises sportives et des institutions : Pour enrichir l’offre d’activités et garantir un cadre professionnel. - Évolution digitale : Mise en place de solutions en ligne pour faciliter la réservation et la gestion des séjours (applications, offres personnalisées).

Histoire de l’entreprise (frise chronologique)

L'Union des Centres sportifs de Plein Air naît sous l'impulsion de Raymond Malesset et Guido Magnone au cours du mandat de Maurice Herzog, alors secrétaire d'État à la Jeunesse et aux Sports du président de Gaulle1.

Le 20 octobre 1965, l’Union Nationale des Centres de Montagne (UNCM) et l’Union Nautique Française (UNF), créées à l’après-guerre pour une jeunesse en quête de repères, fusionnaient pour devenir l’UCPA, une association sportive à but non lucratif unique en France.

Dans les années 2000, l'UCPA se lance dans des séjours multi-activités afin d'attirer un public plus diversifié.

Budget de fonctionnement

300 millions d'euros au service du sport pour tous

Concurrence

Concurrents directs dans le domaine des séjours sportifs:

-Decathlon Experience : Propose des séjours et des activités sportives, souvent orientés vers la découverte et l'initiation.

-Club Med Sport : Offre des séjours haut de gamme avec un accent sur les activités sportives (golf, ski, voile, etc.).

-VTF Vacances : Propose des séjours tout compris incluant des activités sportives pour toute la famille.

Parties prenantes

Public ciblé

L'UCPA cible principalement les adolescents et les jeunes adultes, qui ne peuvent pas partir en vacance seuls. L'UCPA souhaite attirer des jeunes, qui ne sont pas forcements sportifs, mais demande tout de même une bonne condition physique à ces membres.

Fournisseurs

To Do

Partenariats

Partenaires liés :

• American Sport Camp
• Caval'Camp
• Surf Camp

Partenaires privés :

• American Sport Camp
• Asmodee
• Berlitz
• BillaBong
• Blazer Pro
• Double Sens
• Eider
• Giant
• Heelys
• Helly Hansen
• Mathelot
• MCES
• Moto Quad Concept
• Neo
• Okapi
• Petzl
• Phosphore
• Playstation
• Rossignol
• ScubaPro
• The Roof

Partenaires institutionnels :

• Fédération française d'Equitation
• Fédération française d'études et de sports sous-marins
• Fédération française de cyclisme
• Fédération française de golf
• Fédération française de surf
• Fédération française de tennis

Partenaires publics :

• ANCV

Partenaires associatifs :

• Longitude 181 Nature
• Croix-Rouge Française
• Jeunesse au Plein Air
• Solidarité Sida
• Surfrider Foundation

Les membres

L’UCPA compte 25 fédérations sportives (liste ci-dessous) parmi ses membres adhérents et gère les centres nationaux de la Fédération Française d’Études et de Sports Sous-Marins (FFESSM) à Niolon et de la Fédération Française de hockey sur glace (FFHG) à Cergy-Pontoise.

Ses membres sont des personnes morales : mouvements de jeunesse et d’éducation populaire, fédérations sportives, comité national olympique et sportif français, comité paralympique et sportif français, ministères en charge des sports, de la jeunesse, de l’agriculture et du tourisme, Caisse des Dépôts et consignations et associations nationales des élus de la montagne et du littoral.

Associations de jeunesse et d'éducation populaire:

- ANAé (Pascal Merigout)

- ANCAV-SC

- ATC: ATC Routes du Monde

- EEDF: Eclaireuses Eclaireurs de France

- EEIF: Éclaireuses Éclaireurs Israélites de France

- EEUF: Éclaireuses Éclaireurs Unionistes de France

- FAGE : Fédération des Associations Générales Étudiantes - (Véronica Olteanu)

- FFCC : Fédération Française de Camping et de Caravaning

- FUAJ : Fédération Unie des Auberges de Jeunesse (Anne Gandais)

- LFAJ: Ligue Française pour les Auberges de jeunesse

- LÉO LAGRANGE (Yves Blein) — Président : des CA

- Les PEP : Fédération Générale des PEP (Pupilles de l'Enseignement Public)

- SGDF: Scouts et Guides de France (Sandrine Wachon - Trésorière)

- UFCV: Union Française des Centres de Vacances et de Loisirs (Laurent Bruni)

- UNEF: Union Nationale des étudiants de France (Luca Astoin)

- UNHAJ: Union Nationale pour l’Habitat des Jeunes

- VVF: (Martine Pinville)

FÉDÉRATIONS SPORTIVES MULTISPORTS ET AFFINITAIRES

- FFH : Fédération Française Handisport (Véronique Terray)

- FFCAM : Fédération Française des Clubs Alpins et de Montagne - (Éva Poulichet)

- FSCF: Fédération Sportive et Culturelle de France (Gérard Briaud)

- FSGT : Fédération Sportive et Gymnique du Travail

- LES GLÉNANS (Marc Olivaux)

FÉDÉRATIONS SPORTIVES OLYMPIQUES

- CNOSF: Comité National Olympique et Sportif Français (Jean Zoungrana)

- CPSF: Comité Paralympique et Sportif Français

- FFA: Fédération Française d’Aviron (Sébastien Vieilledent)

- FFC: Fédération Française de Cyclisme

- FFCK: Fédération Française de Canoë Kayak et Sports de Pagaie - (Jean Zoungrana)

- FFCT: Fédération Française de Cyclotourisme

- FFE: Fédération Française d’Équitation (Frédéric Bouix)

- FFESSM: Fédération Française d’Études et de Sports Sous-Marins (Frédéric Di Meglio)

- FFG: Fédération Française de Golf

- FFME: Fédération Française de la Montagne et de l’Escalade - (Patrick Rivera)

- FFRP: Fédération Française de Randonnée Pédestre

- FFRS: Fédération Française de Roller et Skateboard

- FFS: Fédération Française de Ski

- FFS: Fédération Française de Squash

- FFS: Fédération Française de Surf

- FFSU : Fédération Française du Sport Universitaire

- FFT: Fédération Française de Tennis

- FFV: Fédération Française de Voile (Pascal Berthault)

- FFVL: Fédération Française de Vol Libre

- FFVP: Fédération Française de Vol en planeur

- FPEEP: Fédération des Parents d’élèves de l’Enseignement Public

- FRANCAS: Fédération Nationale des Francas

POUVOIRS PUBLICS

- AGRICULTURE: Ministère de l’Agriculture et de la Souveraineté Alimentaire (Patrick Lizee)

- JEUNESSE Ministère de l’Éducation Nationale et de la Jeunesse (Mathilde Gouget)

- SPORTS: Ministère des Sports et des Jeux Olympiques et Paralympiques (Alexis Ridde)

- TOURISME Ministère de l’Economie, des Finances et de la Souveraineté Industrielle et Numérique (Joris Dumazer)

- CDC: Caisse des Dépôts (Mélanie Pauvros)

- ANEM: Association nationale des élus de la montagne

- ANEL: Association Nationale des élus du Littoral (Michel Py)

Effectif

En 2022, l’UCPA employait environ 12 800 salariés en France​

Recrutement annuel

Chaque année, l’association recrute environ 7 000 personnes dans plus de 140 métiers, incluant les éducateurs sportifs, animateurs, techniciens de maintenance, et fonctions supports. Ces recrutements s’adressent majoritairement à des jeunes en début de carrière​

Formations proposées =

L’UCPA propose 140 formations diplômantes, majoritairement en alternance, pour environ 1 600 personnes par an, notamment pour devenir moniteur ou animateur sportif

Salaires et Conditions de Travail

Les informations spécifiques au salaire moyen ne sont pas détaillées, mais l’UCPA a été critiquée dans le passé pour des salaires jugés insuffisants dans certains centres

Cependant, les employés saisonniers bénéficient souvent de logement et repas sur place, ainsi que de l’accès aux activités sportives. L’UCPA met en avant un cadre de travail axé sur l’autonomie et l’équilibre entre vie personnelle et professionnelle

État Financier

L’UCPA est majoritairement financée par ses activités sportives et éducatives, avec 10 % de son chiffre d'affaires réalisé à l'international. Des partenariats avec des institutions publiques, comme le Ministère des Sports, complètent son financement​

Organisation

Horaires d’ouverture

Du Lundi au Vendredi

12h > 14h

18h > 20h

Fermé en Juillet / Août

Personnes contact

Mathilde Guenaud ⇒ Vice-présidente des subventions

Antoine Piron ⇒ Président de l'association depuis septembre 2023

Modèle de l'entretien

La trame de l'entretien est expliquée ci-dessous. Celle-ci a servi lors d'interview avec les personnes ciblées.

Ces entretiens se sont faits de manière itérative au fil des réponses fournies et de la satisfaction de nos attentes.

Personne contact - avec qui communiquons-nous ?

Voici ci-dessous la liste des informations demandées

- Présentation générale (nom, âge, hobbies)

- Profil LinkedIn 

- Situation personnelle  

- Formation / parcours pro 

- Rôle dans l’entreprise 

- Manière de recrutement : candidature spontanée, réponse offre…

- Ancienneté et évolution au coeur de l'association

- Missions anciennes et actuelles

- Formation suivie pour attendre ce nouveau poste

- Rémunération

- Ambition professionnelle - ses perspectives 

- Relations avec les collègues (seul ou équipe : quel est le mode de travail) 

- Moyens de travail (télétravail, temps partiel…) 

- Temps consacré par semaine à l’association

- Modalités de travail : Télétravail autorisé ? Matériel utilisé ?

Méthode de travail

Méthode : organisation interne

Dans un premier temps, nous avons décidé de nous orienter vers une association que nous connaissions toutes. Depuis notre arrivée à l'INSA, nous avons participé (quand le COVID nous le permettait...) à ce festival qui est le plus grand festival étudiant de France. Chaque année, le week end des 24h de l'INSA nous a attiré : que cela soit pour les concerts en soirée, les activités l'après-midi ou encore le feu d'artifice du dimanche soir. Nous sommes ainsi convaincues qu'étudier cette association pourrait lui être bénéfique en lui apportant nos observations et idées d'amélioration. Nous espérons alors voir les résultats de nos propositions durant les prochaines sessions du festival, une belle ambition !

Avant tout, nous nous sommes organisées de sorte à pouvoir effectuer la majorité du travail durant les séances de cours. Du moins, il était important pour nous que la partie de brainstorming et la prise de directions et décisions soit effectuée en classe afin de favoriser nos échanges et interactions. Un autre de nos critères d'organisation a été la répartition des tâches : nous nous sommes régulièrement divisées afin de segmenter notre travail et de pouvoir travailler en dehors des cours de façon organisée, coordonnée et efficace. Une fois le travail réparti en classe, nous pouvions travailler chacune de notre côté sur le diaporama, l'analyse des interviews, la rédaction du wiki, etc.

Nous avons alors brainstormé pour trouver les différentes questions que nous souhaitions poser durant les entretiens. Nous avons par la suite enrichi celles-ci avec les discussions et support de cours puis organisé l'ensemble des questions en différents thèmes pour plus de clarté.

Nous avons ensuite réfléchi aux personnes que nous souhaitions interroger au sein de l’association. Nous voulions interroger une personne actuelle du bureau de l’association afin de collecter des informations actuelles.

Au sein de l’association des 24H de l'INSA, l'un des membres du groupe possédait un contact de la vis-présidente en charge des subventions des 24h de l'INSA, Mathilde GUENAUD. Elle connaissait Mathilde du FIMI (deux premières années en tronc commun) et avaient été en classe ensemble durant 2 ans, avant les choix de département. Elle se connaissait donc son implication dans l'association des 24H de l'INSA. De ce fait, notre proximité avec elle et son statut dans l'association nous ont poussé à la contacter. Puis, nous avons également démarché le président, abordable et réactif.

Notre méthodologie de conduction d'interview est developpée dans le paragraphe suivant.

Méthode : organisation des interviews

Interview 1 - Echange de documents

Mathilde GUENAUD étant très prise par son implication dans les associations, nous avons pris le parti de lui envoyer les questions via un document informatique afin de s'adapter à l'emploi du temps très chargé de notre contact et de son temps disponible limité. Nous avons créé un document partagé avec nos questions sur les 24H de l'INSA. Au préalable, nous avions porté une attention particulière à l'organisation de nos questions et à leur clarté.

Nous lui avons donc envoyé ce document de questions, après avoir obtenu confirmation de son intérêt pour ce projet et de sa volonté de nous aider. Ce document était structuré en thèmes de sorte à ce qu'elle s'y retrouve et que sa réflexion soit progressive et logique. Nous avons aussi porté un grand soin à essayer de ne pas être répétitives et à trier nos questions pour ne pas lui faire perdre de temps.

Nous avons ainsi obtenu les réponses à nos questions sous deux jours (nous avions fixé un objectif d'une semaine). Ses réponses étaient assez complètes et nous ont permis de dresser un bilan quasi exhaustif du fonctionnement de leur association. Nous avons rajouté des commentaires, qu'elle pouvait donc voir, pour avoir des informations supplémentaires ou/et complémentaires sur certaines questions. Nous avons traité ses réponses et avons ensuite rédigé un document de synthèse. Ce document nous a permis de synthétiser le fonctionnement de leur Knowledge Management car ces informations nous intéressaient tout particulièrement.

Certaines questions auxquelles Mathilde ne nous avait pas répondues ou qui manquaient de détails, ont été mises de côté par nos soins et nous les avons soit renvoyées à Mathilde, soit posées dans un second temps à Antoine PIRON, notre second contact interviewé.

Interview 2 - Echange en personne

Nous avons ensuite procédé à un second entretien de sorte à avoir des réponses à nos nouvelles questions et des précisions sur certaines réponses données par Mathilde. Ce second entretien avait cette fois une forme plus classique : entretien en présentiel du Président de l'association, Antoine PIRON. L'objectif était d'obtenir les réponses aux questions pour lesquelles Mathilde n'avait pas pu nous répondre en tant que vis-présidente des subventions, notamment au niveau des flux d'argent. Nous voulions aussi obtenir son avis en tant que Président sur leurs méthodes de knowledge management.

Pour cela, nous avons contacté Antoine via sa messagerie Messenger et nous lui avons demandé s'il serait disponible et intéressé pour répondre à nos questions. Sa réponse a été positive et il nous a proposé un créneau dès le lendemain de notre contact.

Deux d'entre nous ont alors conduit, sur une pause du midi, cet entretien en personne au local des 24h de l'INSA. Nous avions constitué notre liste de questions et de thématiques que nous voulions aborder en amont en fonction des retours faits par Mathilde. Nous avons pu lui poser ces différentes questions pour avoir des compléments. En fonction de ses réponses, nous nous sommes laissées la liberté de réagir à celles-ci et d'approfondir des points auxquels nous n'avions pas forcément pensé telles que l'organisation de la passation ou les contraintes auxquelles l'association doit faire face. Nous avons également pu discuter de la différence de points de vue observés entre les deux entretiens réalisés.

Entretien vierge

Questions pour l’entreprise

Général

- Nom de la société

- Adresse de son siège social

- Domaine d’activité   - Activités/services proposés (organisation, prêt de matos aux autres assos, etc.)

- Type d’entreprise (SCOP, PME)

- Localisation (que INSA, Lyon, région, national, etc.)

- Organisation (organigramme, pôles, services)

- Leurs objectifs / enjeux / stratégie

- Cause associée

- Histoire de l’entreprise (frise chronologique)

Parties prenantes

- Public ciblé

- Fournisseurs

- Partenariats

- Prestataires / Sponsors

- Liens avec d’autres associations

- Identité visuelle (logo…)

- Les valeurs

- Les projets/objectifs stratégiques à venir

- Rayonnement de l’association

- Histoire de l’association (origine, évolution…)

Les membres

- Effectif (croissance/décroissance)

- Qualification des membres

- Process de recrutement

- Salaire moyen

- Rrecrutement ou croissance/santé

- Chiffre d’affaires annuel et son évolution

- Budget de fonctionnement

- Positionnement de l’association sur le marché

- Provenance des financements 

- Principaux concurrents

- Produits et services vendus

- Métiers et profils recrutés

Contraintes

- Financements (fonds publics, par eux-mêmes ou dons?)

- Franchises

- Quelles contraintes (lois, nombre max de membres, échelle d’action, etc.)

- Critères/Seuils pour obtenir des subventions

- Deadline pour le rendu de docs, etc.

Organisation

- Outils de la communication (canaux spécifiques, drive/word, etc.)

- Comment vous passez-vous les tips d’une année à l’autre

- Comment organisez-vous la passation

- Grand turnover

- Personnes en commun d’une année à l’autre/Ancienneté des membres

- Horaires d’ouverture

Knowledge Management

Formation

- Y a-t-il un support de formation ?

- Y a-t-il des séances de formation organisées ?

- Y a-t-il des fiches de postes ?

- Comment est transmise la connaissance aux orgas d’année en année ? 

- Comment s’organise la formation des orgas soft, en quoi diffère-t-elle des orgas hard?

- Est-ce de la transmission d’info orale, écrite ?

- Avez-vous un système de formation défini ? 

- Qui sont les formateurs ?

Communication interne

- Quels sont vos moyens de communication officiels et entre vous ?

- Faites-vous des réunions régulièrement ?

- Quelles sont les infos transmises aux bénévoles ?

- Comment sont transmises les informations aux bénévoles ?

- Avez-vous des moyens de féliciter vos équipes, réussites ?

- Quel est le réseau de communication que vous utilisez entre vous ? Et entre les différents pôles ? 

Communication externe

- Comment attirez-vous de nouvelles personnes ?

- Comment gérez-vous vos relations externes ? Partage des résultats, portes ouvertes, site internet, wiki…

- Comment gérez vous les relations avec les professionnels intervenant pour les 24h (sécurité, électricien, food) ?

- Quels moyens de communication sont utilisés ? Plateforme regroupant les docs de l’entreprise ? Google ? Intranet ? Teams ? 

- Comment choisissez-vous vos fournisseurs ?

Gestion des équipes

- Comment décidez-vous du recrutement des bénévoles ? Mettez vous en place des entretiens ? 

- Comment favorisez-vous le travail collaboratif mais aussi autonome ?

- Comment répartissez-vous les bénévoles dans chaque équipe ?

- Comment faites-vous monter en compétences les personnes ?

- Comment fidélisez vous vos membres/bénévoles ?

Gestion des connaissances

- Comment sont organisées les “données” et connaissances ? Gestion de la connaissance

- Comment est partagée la connaissance ? 

- Y a-t-il des personnes dédiées à la gestion des connaissances ?

- Avez-vous une base de connaissance transmise d’année en année (templates, guidelines…) ?

Gestion des données

- Comment gardez-vous les infos confidentielles ? 

- Quels outils de travail utilisez-vous pour retrouver/stocker vos données ?

- Comment transmettez-vous toutes infos d’un événement à l’autre ?

- Avez-vous une base de données ?  

- Quels sont les types d’information et leur valeur que vous avez ?

Environnement de travail/ Management

- Quels sont vos espaces de travail ?

- Quels sont vos modes de management (agile…) ?

- Mettez vous en place une stratégie particulière de prise de décision ? 

- Utilisez vous des questionnaires ? 

- Utilisez-vous des outils particuliers ? Les testez-vous en amont ? 

- Avez-vous un système d’évaluation des tâches ?

- Comment prenez-vous des décisions ? Avez-vous quelque chose qui vous facilite la prise de décision ?

- Quelles sont les infos qui transitent ?

Résultats

Après avoir collecté les informations sur la structure de l’association, nous avons axé nos interrogations sur la gestion des connaissances au sein des 24H de l’INSA.

Tout d’abord, les membres se réunissent au local de l’association à l’INSA Lyon. L’association est ainsi structurée de manière à faire émerger deux principales entités : les membres du bureau qui dirigent l’association et les membres du Conseil d’Administration (CA), se concentrant sur l’organisation du festival.

Chacune des deux branches des 24h de l’INSA se divise en équipes qui agissent à leur propre échelle. Chacune des équipes responsabilise ensuite ses membres en leur assignant une tâche spécifique pour laquelle une fiche de poste existe mais n’est pourtant que très rarement consultée dans la pratique.

Ces membres sont recrutés sur la base du volontariat et de leur motivation personnelle (aucun critère purement “fonctionnel” ni se référant aux compétences n’est employé) à la suite d’amphithéâtres de présentation animés par les anciens de l’association (les membres de l’année d’avant). Ces nouvelles recrues sont attirées simplement par le bouche-à-oreille et l’exploitation des réseaux d’amis.

Informations issues de l'interview 1 de Mathilde GUENAUD :

Selon ses retours, aucune procédure spécifique de passation ou système de formation particulier n’est prévue, malgré le turnover important des membres d’une année à l’autre. Cette formation, et plus largement la transmission des informations clé, se fait ainsi majoritairement de manière orale sans règles particulières à suivre pour les “anciens” et les “nouveaux”. Aucun standard n’est ainsi mis en place de manière écrite et rigoureusement définie. De même, aucun rôle portant spécifiquement sur la gestion des connaissances au sein de l’association n’est assigné. La coordination des différents membres se fait donc par le biais de réunions hebdomadaires, à minima, et sont organisées entre les membres de chaque équipe, du bureau, du conseil d’administration ainsi que l’ensemble des 80 bénévoles de l’association. Tout processus de décision est alors voté par mains levées.

Au-delà d’une communication orale, différents canaux sont utilisés :

- Pour la communication : l’application Slack, les mails, Messenger

- Pour la gestion des documents : Google drive (contenant également l’archivage dont un document Word d’une vingtaine de pages regroupant ce qui a été fait sur l’ensemble des années précédentes par le président)

- Pour la gestion des plannings : Le logiciel Overbookd (gestion des plannings, fiches d’activités et de tâches, logistique matériel, de l’électricité et de l’eau, sécurité, besoins des responsables bénévoles, etc.).

Informations issues de l'interview 2 de Antoine PIRON :

En tant que Président de l'association, Antoine nous a fourni des retours différents de ceux de Mathilde. En effet, il affirme qu'un processus de passation existe et est utilisé lors des prises de poste. L'organisation prend la forme d'une boucle : les anciens membres du bureau restent dans l'association 1 an après la fin de leur mandat afin d'accompagner les nouveaux arrivants aux postes. Grâce à ce processus, les nouveaux sont formés sur le terrain par les personnes les plus aptes à les aider. Ces formations sont non formelles et non prévues en avance : en cas de besoin d'un nouveau à se former sur un sujet, les anciens le forment "sur le tas", sans rdv préalable.

En parallèle, il existe une "Bible" par poste du CA depuis 2019 (suite au Covid) et qui est complétée chaque année par le responsable du poste concerné. Ces dernières contiennent les outils à utiliser ainsi que les tâches à effectuer mois par mois. Elle représente ainsi un guide qui accompagne les nouveaux membres tout au long de leur mandat. Le Président de l'association est en charge de la relecture de toutes les Bibles.

Par la combinaison des Bibles et des échanges anciens/nouveaux, le système de formation est efficace, selon le président, et les nouveaux arrivants sont au courant des coutumes et procédures.

Finalement, la différence majeure apportée par le Président concerne l'outil Overbookd. Bien qu'abordé par Mathilde, cette dernière associait cet outil à Google Drive et ne comprenait pas entièrement sa valeur ajoutée. Selon Antoine, Overbookd est l'outil central de gestion des activités et du planning. Sur cet outil, qu'il a développé lui même pour répondre au besoin organisationnel de l'association, on retrouve une vision macro et micro des activités des 24H de l'INSA. Dessus, les tâches sont renseignées puis découpées en sous-tâches. Elles sont organisées par groupements et peuvent être affichables sur différents niveaux. A chacune des sous-tâches sont affectées des ressources humaines et matérielles. Il est ensuite possible d'extraire des emplois du temps pour chacun des bénévoles chaque semaine en fonction des tâches qui leur ont été affectées. Cet outil permet une gestion globale ET individualisée de l'activité des 24H de l'INSA.

Notre analyse :

Finalement, le fonctionnement des 24H de l’INSA repose principalement sur l’investissement de ses membres, duquel dépend leur montée en compétences (aucune organisation spécifique), et la fidélité de ses partenaires et fournisseurs. L’association se repose donc sur la “bonne ambiance” entre les bénévoles, pour lesquels aucun système de gratification n’est mis en place hormis cette cohésion émanant de l’activité associative et de la motivation de chacun des membres.

Nous avons été étonnées de la différence de retours concernant le système de formation, de passation et de gestion de la documentation. Nous pensons que ceci est dû aux rôles de nos 2 interviewés. En effet, bien que membre de l'association depuis 3 ans, Mathilde ne fait pas partie de la direction et a une vision moins macrocosmique que ce qu'Antoine a, du fait de son statut de président. Nous relevons alors un manque de communication en interne. En effet, Antoine a particulièrement insisté sur l'importance du logiciel Overbookd, qui avait été simplement cité par Mathilde sans qu'elle ne sache de quoi il s'agissait exactement. Antoine étant le développeur de ce logiciel, il le connaît donc parfaitement à la différence de Mathilde. Par ailleurs, Mathilde a mis en avant le manque de processus de passation et de formation et la prépondérance des échanges informels entre les membres. Antoine, lui, nous a fait part de l'existence de Bibles mises à jour, de procédures de passation officielles et déterminées, etc. Ainsi, une cohérence en interne sur l'importance accordée aux outils et aux procédures pourrait être bénéfique à l'association.

En conclusion, cette enquête met en lumière un sérieux manque de communication autour de la documentation à l'orgine d'un manque de traçabilité des processus de transmission des savoirs, savoirs-faire, connaissances et compétences. Notre équipe est donc définitivement motivée pour concentrer la seconde partie de l’évaluation de Knowledge Management sur des propositions d’amélioration du système de gestion des connaissances des 24H de l’INSA. Sans aucun doute, une association d’une telle ampleur bénéficiera d’une commmunication et organisation plus rigoureuses.

Présentation 30/11/2023

Diaporama de l'oral du 30 novembre :