Cours:5-GI-KNM-S1/2023-24/ETIC

COCCORDANO Aubin - GOMEZ Julien - LAFNOUNE Ikram - PHE Melanie - VINSON Héloise

Travail 1 : Étude de la stratégie de KNM au sein d'une association

Association ciblée

ETIC INSA Technologies

Général

Charte Graphique

Fiche d'identité

TVA non applicable ou applicable

• Forme juridique: Association loi 1901 à vocation économique.
• N° SIRET : 348 681 925 00015
• N° SIREN : 348 681 925
• Code APE/NAF : 71.12B (Ingénierie, études techniques)
• N° Association : W691052553
• Président : DOGER Faustine

Localisation

L’adresse de son siège social : 20 Avenue Albert Einstein, 69100, Villeurbanne

Coordonnées

• Numéro de téléphone : 04 78 94 02 27
• Email : contact@etic-insa.com
• Site internet : https://www.etic-insa.com/
• Réseaux Sociaux : Facebook, Instagram, LinkedIn

Horaires d’ouverture

Du lundi au vendredi de 8h à 19h30.

Domaine d’activité

• Digital :
  • Application mobile
  • Application web
  • Site et référencement
• Ingénierie :
  • Conception et modélisation
  • Etat de l'art
  • Electronique, Automatique & IoT
• IA & Data :
  • Data Science
  • Implémentation de CRM
  • Intelligence Artificielle

Activités / services proposés

• Digital :
  • Conception de MVP / POC (Proof of concept)
  • Conception progressive Web Apps (PWA)
  • Développement No-Code
  • Développement Hard Code
  • Etudes utilisateurs et conception d'applications mobiles
  • Développement d'application mobile
  • Design de l'interface utilisateur
  • Déploiement des applications sur Play Store et App Store
  • UI/UX Design
  • Développement de sites web
  • Référencement web (SEO)
  • Création de contenu web

• Ingénierie :
  • Etude de faisabilité de projets et POC
  • Création de contenu pour projets d'architecture
  • Aménagement paysager urbain
  • Conception bio-climatique
  • Identification d'opportunités et Propositions de points d'améliorations
  • Conception et Modélisation
  • Développement de systèmes et circuits industriels
  • Intégration et industrialisation de produits

• IA & Data :
  • Veille technologique
  • Computer vision
  • Implémentation d'un chatbot 100% autonome
  • Automatisation de tâches
  • Optimisation de la gestion des leads
  • Automatisation des ventes et suivi client
  • Analyse de performance et rapports stratégiques
  • Personnalisation des campagnes marketing
  • Collecte et nettoyage de données
  • Architecture de données
  • Création d'algorithme
  • Data visualisation

• Exemples de projets :
  • Projet OCTAV : l'entreprise Suez a fait appel à ETIC pour un projet de gestion des déchets. ETIC a participé au développement d'une plateforme de visualisation des données, permettant de regrouper les indicateurs et de visualiser les objectifs mis en place avec les syndicats. Le but est d'aider les collectivités à visualiser et à analyser leurs performances en matière de tri des déchets, ainsi que leur valorisation.
  • Conception d’un système de levage automatique de palettes : l’entreprise Coup de pates, spécialisée dans la distribution de produits surgelés semi-finis et finis destinés aux professionnels, a fait appel à ETIC afin de créer un système de levage automatique de palettes afin d'aider les opérateurs. ETIC a réalisé l'étude de la faisabilité technique, le dimensionnement du système ainsi que le prototypage.

Objectifs / enjeux / stratégies

• Raison d'être :

Permettre la montée en compétence des étudiants dans la continuité de leur enseignement pédagogique. Par ailleurs, ETIC permet aux entreprises de bénéficier des compétences des étudiants de l'INSA Lyon. Les étudiants sont mobilisés pour des missions ponctuelles sur lesquelles ils sont rémunérés.

• Valeurs :

Dépassement, Humanisme, Audace et Engagement.

• Enjeux :
  • Développer la visibilité d'ETIC auprès des entreprises.
  • Recruter et fidéliser des étudiants compétents tout en renforçant leurs compétences pratiques en lien avec leur formation.
  • Gérer la transition entre les projets pédagogiques et les missions professionnelles pour garantir une montée en compétence continue.
  • Assurer la durabilité et la croissance de l’association en optimisant les ressources humaines et financières.

• Stratégies :

ETIC a une vision "Concrétisons les ambitions de chacun en valorisant nos ressources pour atteindre ensemble de nouveaux sommets" qui est portée par 4 piliers :

• • Générer du CA => objectif : 500 k € / an
  • Attaquer les grands comptes clients( grandes entreprises côtées au CAC40) => objectif : 30 études signés sur l’année
  • Valoriser leur pool intervenant => objectif : atteindre 90% de satisfaction globale intervenante (les retours des intervenants sont recueillis dans un questionnaire de satisfaction pour savoir s'ils ont été satisfaits ou non du déroulé de leur mission)
  • Assurer une bonne relation client => objectif : ouvrir 60 transactions issus d’anciens clients

Histoire d'ETIC

Création : 1980

Personnes à l'origine du projet : Alain César

Positionnement de l'association

• Positionnement de l'association sur le marché (leader, challenger, suiveur, ...) :

Par ses services proposés, ETIC se positionne sur le marché du digital, de l'IA, de la data et de l'ingénierie.

L'année dernière, ils ont figuré dans le top 6 des JE en France (Classement réalisé par des les partenaires du mouvement des JE).

En terme de chiffre d'affaire c'est la 2ème JE d'école d'ingénieur, loin derrière Centrale Supelec dont le chiffre d'affaire avoisine les 2 millions d'euros.

• Concurrence : Les personnes en freelance sont les plus gros concurrents d'ETIC INSA Technologies car ces deux acteurs proposent des prix plus faibles par rapport aux autres prestataires présents sur le marché (ex : cabinet de conseil etc...).

ETIC en chiffres

Chiffre d'affaires

Chiffres d'affaires annuel de 450 000 €.

Budget annuel de fonctionnement

Le budget s'élève à environ 450 000 €/an.

Membres

Organisation (organigramme, pôles, services)

L'association regroupe 2 salariés et 43 membres actifs (bénévoles).

3 Membres de bureau :

• Président : DOGER Faustine
• Vice-président interne : NARDIN BIZET Alice
• Vice-président externe : VIOT Baptiste
• Trésorier : MICHEL Paul

3 Pôles :

• Pôle Marketing : 1 responsable et 8 membres
• Pôle Commercial : 4 responsable et 24 membres
• Pôle Trésorerie : 2 responsable et 11 membres

Effectif

53 membres actifs, dont 10 membres du conseil d'administration.

ETIC INSA Technologies emploie également à temps partiel un expert-comptable pour la gestion de ses comptes. Celui-ci intervient principalement une fois par an pour valider les comptes de l'association, mais reste également disponible pour des échanges réguliers en cas de problèmes ou de besoins de conseils spécifiques. En complément, les comptes d'ETIC sont soumis à un audit annuel réalisé par la Conférence des Junior Entreprises, garantissant ainsi leur conformité et leur fiabilité.

Qualification des membres

Niveau de qualification attendu :

• Présidence : Bonnes connaissances de la structure (2 ans d'expérience)
• CA : Connaissances de la structure, du pôle (1 an d'expérience minimum) , motivation, engagement et esprit critique sur des éléments stratégiques.
• Membres actifs : motivation , réflexion, adaptabilité

Recrutement

• Présidence : Début de la période de candidature avant la Toussaint. Ils n'ont jamais eu à gérer une sélection. Si on veut faire partie de la présidence, alors on peut en faire partie. Puis, la liste des candidats est présentée au CA pour vote (oui/non individualité par individualité) 1 voix par membre du CA. Si il y a égalité, c'est la présidente qui tranche. La présidence est élue à la Toussaint (Septembre - Toussaint).
• CA : élu fin janvier (fin Novembre - fin Janvier). Recrutement organisé par la nouvelle présidence en trois temps :
  • 1 : entretiens individuels avec tous les postulants
  • 2 : dossier stratégique à rendre sur une problématique (c'est la présidence qui crée les sujets)
  • 3 : entretien collectif ; comment ils réagissent en groupe
• Membres actifs : après midi d'immersion dans les différents pôles → ETIC peut s'en servir pour les évaluer, et ça permet aussi aux futurs membres de tester les différents rôles afin d'éviter les membres qui se désistent au co

Salaire

Les 3 membres de la présidence sont rémunérés à hauteur de 9000€ par an. Cela comprend donc la présidente, la vice présidente interne et le vice président externe. Cette rémunération est mise en place pour faciliter l'accès à ces rôles qui demandent du temps et de l'investissement, ce qui pousse les étudiants à prendre une année de césure.

Selon la personne interrogé, sans cette rémunération il y aurait sans doute moins de candidature à ces rôles clés pour l'association.

Parties prenantes

Principaux clients

Framatome, Alstom, Sony, Eurofins, EDF, Enedis, CNR, Groupe SEB, Egis, Suez, divers TPE et PME de la région...

Partenaires commerciaux

Crédit Mutuel, Mantu, H7, Ernst & Young Global Limited (EY), INSA Lyon, INSA Valor, JE (Junior Entreprises).

Liens avec d’autres associations

Organisation d'une soirée "trading" avec la K-fêt (bar de l'INSA Lyon).

Intervenants

• Effectif :

Tous les élèves de l'INSA Lyon peuvent devenir intervenant. En 2024, ... élèves ont réalisé au moins une mission pour l'association. ???

• Processus de recrutement :

Les étudiant de l'INSA de Lyon peuvent rejoindre un canal "Slack" sur lequel les offres sont diffusées. Depuis ca canal, ils peuvent postuler directement sur les offres qui les intéressent. Ensuite, les membres actifs d'ETIC INSA Technologies mettent en place un processus de recrutement où ils rencontrent les différents étudiants intéressés par la missions. Cette période d'échange leur permet d'en apprendre plus sur les expériences et les motivations des candidats, afin de sélectionner le(s) bon(s) pour la réalisation de la mission.

• Rémunération :

La base de rémunération est la JEH. Elle correspond à une journée de travail et est rémunérée, pour ETIC, environ 350€.

Entretien

Préparation de l'entretien

Article de support : "Social capital, knowledge management, and sustained superior performance" https://www.emerald.com/insight/content/doi/10.1108/13673270510602791/full/pdf?title=social-capital-knowledge-management-and-sustained-superior-performance

Citation : Hoffman JJ, Hoelscher ML, Sherif K. Social capital, knowledge management, and sustained superior performance. Journal of Knowledge Management. 2005 Jan 1;9(3):93–100.

Profil de la personne contact

• Présentation générale (Nom Prénom, âge) : Viot Baptiste, 22 ans.

• Profil LinkedIn : https://www.linkedin.com/in/baptisteviot/

• Formation / parcours professionnel : Génie Industriel (année de césure)

• Rôle dans l’association : Vice président externe, secrétaire générale, responsable DSI

• Voie de recrutement : Intégration de l'association en 2022 en tant que membre du pôle trésorerie

• Ancienneté et évolution au cœur de l'association : 3ème année

• Missions anciennes et actuelles :
  • Représentant dans les groupes d'affaires lyonnais
  • 2 leviers : visibilité et business (rapporter des affaires) avec la présidence : pilotage de la stratégie de la structure
  • Secrétariat générale : archivage document, organisation des AG
  • Trésorier : pilotage du budget, déclaratifs légaux et fiscaux, management de l'équipe trésorier

• Modalités de travail : Travail en équipe, toujours au local d'ETIC (8h-22h)

• Rémunération : 9000€ / an

• Temps consacré par semaine à l’association : 8h-22h tous les jours

• Ambition professionnelle et perspectives : Travailler dans la finance

Questions sur le Knowledge Management d'ETIC INSA Technologies

Structure générale de l'entretien

Le déroulement de l'entretien comprendra quatre phases différentes.

Phase 1 :

• Présentation de l’objectif de l’interview (pourquoi cet entretien ? Pourquoi ETIC?)
• Mise en place du contexte de l'entretien (cours, notion de KM etc.)
• Comment les réponses de l’interview seront utilisées (pour construire une "carte d'identité" de ETIC concernant leur KM)
• Demander l’autorisation pour enregistrer l’entretien, pour pouvoir exploiter plus tard leurs réponses

Phase 2 : Questions assez simples au départ pour rentrer dans le sujet

Phase 3 : Des questions plus précises/complexes ; aller dans le détail si besoin

Phase 4 :

• Synthétiser en 1 ou 2 phrases le contenu/les informations tirés de l'entretien.
• L'interview sera mise au propre et le livrable finale leur sera transmis par souci de transparence.
• Remercier la/les personnes pour leur temps.

Recrutement et formation

• Quel niveau de qualification attendez vous des membres ?
  • Membres actifs : motivation , réflexion, adaptabilité
  • Intervenants : qualification et motivation

• Comment recrutez vous vos membres (sélection si plus de demande que de place...) ?
  • Présidence : Début de la période de candidature avant la Toussaint. Ils n'ont jamais eu à gérer une sélection. Si on veut faire partie de la présidence, alors on peut en faire partie. Puis, la liste des candidats est présentée au CA pour vote (oui/non individualité par individualité) 1 voix par membre du CA. Si il y a égalité, c'est la présidente qui tranche. La présidence est élue à la Toussaint (Septembre - Toussaint).
  • CA : élu fin janvier (fin Novembre - fin Janvier). Recrutement organisé par la nouvelle présidence en trois temps :
    • 1 : entretiens individuels avec tous les postulants
    • 2 : dossier stratégique à rendre sur une problématique (c'est la présidence qui crée les sujets)
    • 3 : entretien collectif ; comment ils réagissent en groupe
  • Membres actifs : après midi d'immersion dans les différents pôles → ETIC peut s'en servir pour les évaluer, et ça permet aussi aux futurs membres de tester les différents rôles afin d'éviter les membres qui se désistent au cours de l'année. Tous les membres font une lettre de motivation. La sélection est terminée mi-Octobre
  • Intervenants : ceux intéressés contactent le chargé d'affaires, ce qui donne lieu à un échange individuel (dispo, expériences etc.) qui permet de sélectionner le bon candidat.

• Comment assurez vous la formation des personnes nouvellement recrutées ?
  • Une formation adaptée pôle par pôle
  • Une formation qui se veut continue
  • "Prendre les choses en main pour se former sur le tas"
  • Pour les nouveaux membres, période de formation d'au moins 1 mois au sein de leur pôle respectif.

• Comment organisez vous la passation d'une année à l'autre ? : 3 passations différentes
  • Présidence : Pour prétendre au poste de présidence il faut avoir un an d'expérience dans le CA. Il n'est pas obligatoire d'être inscrit pour y prétendre, mais dans les faits ce cas n'arrive jamais. Mandats sociaux d'avril à avril.
  • Conseil d'Administration (CA) : même format que pour la présidence

• Y'a-t-il des personnes en commun d’une année à l’autre ? Quelle est l'ancienneté moyenne des membres ? : Ancienneté moyenne dépend du "niveau" dans l'association :
  • Présidence : 2 ans et demi
  • CA : 1 an et demi
  • membres actifs : moins d'un an

Communication interne

1. Canaux et outils

• Quels outils ou plateformes utilisez-vous pour la communication interne entre les membres d’ETIC ?
• Comment gérez vous la diffusion d'informations importantes au sein de votre équipe ?

→ Slack (différents canaux (groupe avec les commerciaux, les markets, celui pour les études, un pour les infos importantes, …), doubler avec invitation google agenda).

2. Engagement des membres

• Quels moyens mettez vous en place pour garantir une bonne circulation de l’information et maintenir l’engagement des membres ?

→ L'engagement des membres du CA : les impliquer dans l'organisation de la vie d'ETIC. Etre le plus transparent avec les membres pour les impliquer. → Evènements de groupe (Congrès nationaux, business game, soirées, teambuilding...)

• Comment assurez vous que chaque membre se sente écouté et inclus dans les discussions importantes ?

→ Des CA hebdomadaires d'environ 1h (pt sur la structure générale) : un compte-rendu fait à chaque fois à destination des membres actifs. → Co-présidente interne organise des rendez vous individuels de 45min avec chaque membre du CA (ce qu’il font actuellement, ce qu’ils ont prévu de faire, comment ils gèrent etic/les cours, … entretiens confidentiels) → Tout est centralisé sur Slack (différents canaux) → Et création de rdv sur Google Agenda

3. Gestion des conflits

• Comment gérez-vous les malentendus ou les conflits liés à la communication interne ? Avez-vous des protocoles spécifiques pour résoudre les problèmes de communication interne ?

→ Utiliser la méthode de l’OSCAR (Observable, Spécifique, Conséquence, Alternative, Résultat) => faire des feedback constructif pour ne pas braquer les gens.

4. Feedback

• Avez-vous des mécanismes pour recueillir le feedback des membres sur la qualité de la communication interne ? Comment intégrez vous les retours des membres pour améliorer vos pratiques de communication ?

→ Idem : méthode OSCAR.

5. Organisation interne :

• • Au niveau des membres : entretien individuel (responsable de pôle et membre) en prise de poste de septembre et mars (envie, façon de travailler, etc.), un accompagnement au jour le jour.

• • Réunion CA chaque semaine (1h) : point opérationnel et prise de décision pour la structure
  • Point individuel responsable de pôle - vice président interne (45min): point opérationnel et personnel (confidentiel)

6. Formation et onboarding

• Offrez vous une formation spécifique à la communication interne pour les nouveaux membres ?
  • Avant la prise de mandat : formation Mantu sur le management des équipes : Comment manager une équipe ?
• Comment intégrez vous les nouveaux membres dans vos processus de communication ?

→ Journée de formation + accès rapide à tous les outils de communication

Communication externe

• Qui gère la communication de l'association ?
  • Principalement le pôle marketing.
• Quels outils utilisez-vous ?
  • Site internet → Clients
  • LinkedIn → Intervenants et clients
  • Instagram → Intervenants
  • Newsletter → Alumnis ETIC et clients
• Qui a réalisé le site internet ? Etes-vous capable de le modifier ? Avez-vous des guides pour cela ?
  • Le pôle marketing a créé le site web sur Webflow. Tout le pôle est référent et s'occupe du maintien de la connaissance entre le responsable et les membres. Des ressources sont à disposition sur Notion.

1. Stratégies et canaux

• Quelle est votre stratégie globale pour communiquer avec vos parties prenantes externes (clients, partenaires, INSA Lyon) ? Quels canaux utilisez-vous pour diffuser vos messages externes ?
  • Site internet, LinkedIn, newsletters (alumnis, intervenants, abonnement via le site internet), mail INSA.

2. Cohérence et image

• Comment veillez-vous à maintenir une image cohérente d’ETIC dans vos communications externes ?
  • ETIC a récemment fusionné 2 pôles : growth marketing et communication, pour n'avoir qu'un seul pôle responsable de toute l'image de marque de l'association.
• Avez-vous une charte éditoriale ou des guidelines spécifiques pour vos communications externes ?
  • ETIC a une charte graphique définie qui a été faite par une autre Junior Entreprise il y a 5 ans.

3. Ciblage

• Comment identifiez-vous et ciblez-vous les différents publics de vos messages externes ? Adaptez-vous votre communication en fonction des types de parties prenantes ?
  • La présidente est en lien avec d'autres réseaux d'affaires (collectivités, relation presse).
  • Le pôle commercial fait de la prospection par mail en proposant une offre ciblée, ou par téléphone au cas par cas en fonction du client.

4. Gestion des crises

• Comment répondez-vous aux critiques ou commentaires négatifs reçus sur vos canaux externes ?
  • ETIC n'a pas reçu de critique publique, mais a des commentaires négatifs venant de la communauté INSA.
  • Pour améliorer leur image, ETIC tente de vulgariser leurs missions auprès de la communauté INSA, et de rendre l'association plus attractive (pas trop professionnelle).

5. Évaluation de l’efficacité

• Comment mesurez-vous l’efficacité de vos campagnes ou actions de communication externe ? Quels indicateurs de performance utilisez-vous pour évaluer votre communication externe ?
  • Nombre d'intervenants ayant rejoint Slack
  • Taux d'engagement LinkedIn (nombre de vues, nombre de réactions, nombre de commentaires), nombre de visites sur le site...). Le tout est regroupé dans des tableaux de bord LookerStudio
  • Historique de données stocké sur leur serveur OVH

Gestion des équipes

• Comment la collaboration entre équipes (pôles) est-elle organisée ?
  • Réunions de discussion sur les projets, entraide, regroupement au sein d'un local qui permet la proximité entre les membres. La cohésion informelle est assurée par l'organisation de divers événements ponctuels.
• Comment les rôles sont-ils répartis au sein des équipes ?
  • Répartition selon les compétences et les intérêts des membres.
  • Les rôles peuvent être ajustés en fonction de l’évolution des projets et des besoins.
• Quels outils utilisés pour structurer et gérer les projets ?
  • Outils de gestion de projet : Slack, Google Drive.
  • Outils de communication : Zoom, messagerie interne pour les échanges rapides, emails et appels téléphoniques.
  • Outils de suivi et d'analyse : LookerStudio (pour le suivi des indicateurs sur des dashboards), Hubspot (CRM).
• Quelle organisation : hiérarchique ou organisation horizontale ?
  • L'association est structurée selon une organisation hiérarchique.
• Comment identifiez-vous les forces et faiblesses des nouveaux membres pour mieux les positionner dans l’équipe ?
  • Discussion lors de l'onboarding des membres sur leurs expériences passées.
  • Feedback continu des membres et des responsables de pôle pendant les projets.
• Comment gérez-vous les cas où un membre perd de l’intérêt ou devient moins actif dans l’équipe ?
  • Faire le point avec le membre pour comprendre la cause du problème (manque de temps, qualifications, perte d'intérêt).
  • Utilisation de la méthode des "5 Pourquoi" pour comprendre les causes profondes, et y remédier.
  • S'il s'agit d'un manque de qualifications, ETIC peut mettre en place les moyens nécessaires. S'il s'agit d'une perte d'intérêt, le membre est libre de quitter l'association.
• Comment mesurez-vous la performance des équipes et des membres individuellement ?
  • Utilisation de différents indicateurs personnels :
  • Pôle commercial : nombre de signatures et chiffre d'affaires
  • Pôle trésorerie : pas d'outil formel de suivi pour l'instant, la mise en place est en cours
  • Pôle market : pareil que pour le pôle trésorerie
• Existe-t-il des bilans ou des retours réguliers pour évaluer les projets en cours ?
  • Réunions hebdomadaires pour discuter de l'avancement des projets, des défis rencontrés et des ajustements nécessaires.
  • Bilan mensuel avec le CA et les responsables pour évaluer les progrès et définir les priorités.
  • Les responsables restent disponibles et à l'écoute des membres pour discuter si besoin.

Gestion des connaissances

• Utilisez-vous des outils pour conserver les connaissances au fil des années ? Si oui, lesquels ? Archives numériques et/ou papiers, Wiki etc.
  • Notion pour les connaissances (processus, guides, suivi des projets, gestion des tâches au quotidien...)
  • Hubspot (Customer Relationship Management CRM) pour toutes les infos commerciales (historique depuis 4 ans)
• Quelles informations/connaissances conservez-vous sur vos clients ?
  • Tout est conservé : leurs noms et contacts, transactions, études (facturation, délais, intervenants, compétences techniques...).
• Qui dans votre organisation est garant de la sécurité et de la mise à jour de ces archives ?
  • Les commerciaux effectuent l'archivage automatiquement, dès que l'étude est terminée. (pour Hubspot)
• Qui a accès aux archives ?
  • Notion : CA a le droit de modification. Les membres ont une vision réduite et n'ont pas le droit d'éditer (sauf cas particulier).
  • Hubspot : Tout le monde a accès au CRM.

• Qui est responsable/garant de la véracité, sécurité, mise à jour des connaissances et données stockées ? Une personne ? Plusieurs ? Tout le monde ? etc.
  • Connaissances : chaque pôle met à jour le Notion (que du texte ou des photos)
  • Google drive : documents d'études, slides de présentations, contrats, portfolio (tout est archivé)

→ Une responsabilité partagée

Questions sur l'article

Informations sur l'article :

• Théorie des ressources et avantages compétitifs :

L'article s'appuie sur la théorie des ressources (resource-advantage theory) pour expliquer comment des ressources uniques et difficiles à imiter, telles que le capital social et la gestion des connaissances, peuvent permettre à une organisation d'obtenir des avantages compétitifs durables.

• Capital social :

Le capital social se réfère aux relations, réseaux et normes qui facilitent la coopération et la collaboration au sein d'une organisation. Selon les auteurs, un haut niveau de capital social améliore la circulation et le partage des connaissances, ce qui renforce la performance organisationnelle.

• Gestion des connaissances :

La gestion des connaissances (ou knowledge management) est présentée comme un processus clé qui permet aux organisations d'acquérir, de partager et d'appliquer des connaissances pour innover et améliorer leur performance.

• Relation entre capital social et gestion des connaissances :

L'article établit un lien direct entre le capital social et la gestion des connaissances, montrant que les organisations ayant un capital social élevé ont une meilleure capacité à gérer les connaissances, ce qui contribue à leur performance supérieure.

• Applications pratiques :

L'article propose que les organisations, en particulier les petites entreprises, devraient investir dans le développement de leur capital social pour optimiser leur gestion des connaissances avec des ressources limitées.

Questions sur l'article posées à ETIC :

• Comment définissez-vous le capital social dans le contexte d'ETIC INSA Lyon, et quels sont les éléments qui le composent (confiance, réseaux, normes) ?
  • Composants clés : confiance mutuelle, solide réseau d'anciens et de professionnels, normes de collaboration.
  • Ces éléments permettent de créer un environnement propice à l'échange d'idées et à l'innovation.

• Pensez-vous qu’un capital social élevé au sein d’ETIC améliore votre capacité à gérer les connaissances ? Si oui, pourriez-vous donner des exemples concrets ?
  • Oui, un capital social élevé améliore la gestion des connaissances.
  • Exemples : conseils d'anciens, mentoring, transmission des connaissances entre membres, échange d'informations grâce à des supports structurés (Slack, Notion).

• Étant donné vos ressources limitées en tant qu'association étudiante, quelles initiatives spécifiques avez-vous mises en place pour maximiser l’impact du capital social sur votre performance globale ?
  • Mentoring : anciens accompagnent les nouveaux membres.
  • Événements réguliers (teambuildings, afterworks) pour maintenir un réseau dynamique et encourageant la coopération intergénérationnelle.

• Selon vous, comment une meilleure gestion des connaissances contribue-t-elle à maintenir des avantages compétitifs durables pour ETIC, notamment par rapport à d'autres Junior Entreprises ?
  • Gain de temps, réduction des erreurs, meilleure formation continue.
  • Exemples : base de données de projets passés, processus détaillés dans le Notion, existence de templates prêts à être utilisés.

• Avez-vous des indicateurs ou des critères pour mesurer l'impact du capital social et de la gestion des connaissances sur la performance d'ETIC ?
  • Pas d'indicateurs à ce niveau.

Présentation 09/01/2025

Présentation de 15 minutes

Lien présentation pdf: File:Présentation 09012025 KNM.pdfFile:Présentation 09012025 KNM.pdf

Travail 2B : Propositions d'amélioration

Etat des lieux suite à l'entretien

L’entretien avec le vice-président externe d’ETIC INSA Lyon, Baptiste Viot, nous a permis de mieux comprendre leur stratégie actuelle en matière de gestion des connaissances et de fonctionnement interne. Ci-dessous un état des lieux sur leur organisation et les axes d’amélioration identifiés.

Les points positifs :

Avec plusieurs années d’existence, ETIC INSA Lyon a su développer une structure organisationnelle solide, même face à des défis tels qu’un nombre important de membres et un fort turnover. Cette capacité à maintenir une organisation efficace témoigne d’une stratégie globale bien pensée. L’association a conscience de l’importance de la transmission des connaissances, particulièrement dans un contexte où les membres se succèdent fréquemment. Cet effort permet de préserver la continuité des activités et d’assurer une transition fluide entre les différents mandats.

Problèmes relevés et axes d'amélioration :

1. Capitaliser sur l'expérience

Une grande partie des compétences, notamment pour les membres du CA et de la présidence, s’acquiert actuellement "sur le tas". Afin de mieux accompagner ces membres, il serait bénéfique de systématiser les retours d’expérience (REX). Par exemple, collecter et centraliser les enseignements des précédents secrétaires sur les dix dernières années pourrait fournir une base précieuse au secrétaire actuel pour remplir ses missions plus efficacement.

2. Simplifier les plateformes numériques

L’association utilise plusieurs plateformes pour l’archivage et la gestion des documents, notamment Notion et Google Drive. Cette dispersion peut compliquer l’accès aux informations et créer de la confusion. Nous recommandons de privilégier une seule plateforme centralisée pour améliorer l’efficacité et limiter les pertes de données.

3. Transmission d'informations et indicateurs

Actuellement, de nombreuses informations sont transmises à l’oral, ce qui peut entraîner une perte importante de données au fil du temps. La mise en place d’un système structuré pour documenter et archiver ces échanges est essentielle. De plus, il serait intéressant de mettre en place des indicateurs pour mesurer la performance de leur système en termes de KNM.

Article

Choix de l'article

Article de support : "A framework to create key performance indicators for knowledge management solutions" https://www.emerald.com/insight/content/doi/10.1108/13673270310477289/full/html#idm46012525199216

Citation : del‐Rey‐Chamorro, F.M., Roy, R., van Wegen, B. and Steele, A. (2003), "A framework to create key performance indicators for knowledge management solutions", Journal of Knowledge Management, Vol. 7 No. 2, pp. 46-62.

Lien entre l’article et notre projet :

Nous avons choisi cet article scientifique car il constitue une base méthodologique pour aborder le problème de transmission d’informations et de mise en place d’indicateurs au sein d’ETIC. En effet, il propose une démarche structurée pour développer des indicateurs clés de performance (KPIs) adaptés à la gestion des connaissances (KM), en les alignant sur les objectifs stratégiques et opérationnels d’une organisation.

Dans le contexte d’ETIC, l’approche décrite permettrait de suivre la performance du système d’information, en s’assurant qu’il répond aux besoins de conservation des connaissances et de continuité organisationnelle, tout en renforçant la pérennité des processus internes.

Résumé de l'article

L'article explore les enjeux liés à la mesure de performance (PM) et à la gestion des connaissances (KM). Malgré l'importance cruciale du KM dans les performances d'une organisation, il existe un manque de méthodologies standardisées pour relier directement les activités de KM aux résultats des entreprises.

Pour combler cette lacune, l'article propose une approche de développement de KPIs spécifiques à la KM, alignés sur les objectifs stratégiques et opérationnels. L'approche repose sur la création de deux types d'indicateurs :

• les indicateurs stratégiques ou retardés (lag indicators) : mesurent les résultats globaux liés à la KM, comme l'amélioration de la productivité ou de la rentabilité.

• les indicateurs opérationnels ou anticipés (lead indicators) : suivent les facteurs qui influencent ces résultats, comme le volume de partage de connaissances, la collaboration entre équipes ou le taux d'adoption des solutions KM.

L'article propose un cadre en trois étapes pour développer les KPIs :

• Étape 1 : Identifier la stratégie et les objectifs commerciaux globaux de l’entreprise, puis les traduire en indicateurs de performance (indicateurs retardés).
• Étape 2 : Identifier les goulets d’étranglement ou les lacunes dans les processus métiers (innovation, production, etc.) qui nécessitent des solutions KM, comme par exemple la capture, le partage ou l’application des connaissances. Élaborer des indicateurs anticipés qui reflètent directement la contribution des activités KM à l’amélioration des processus métiers.
• Étape 3 : Sélectionner les KPIs les plus pertinents en réduisant leur nombre pour faciliter le suivi et la gestion. Dans une entreprise, les KPIs doivent permettre de démontrer l’impact direct des solutions KM sur l’atteinte des objectifs commerciaux, tels que la réduction des coûts, l'amélioration de la qualité ou l'augmentation de la satisfaction client.

Le cadre proposé est volontairement générique pour s'adapter à différents secteurs, et doit être affiné en fonction des cas.

Analyse Article

Dans cette partie on détaille les perspectives à appliquer et mettre oeuvre chez ETIC, en lien avec l'article.

1. Niveau stratégique :

• Formulation de la Business Strategy
  • Mission : Offrir des prestations de haute qualité aux clients tout en assurant la montée en compétences des membres.
  • Analyse interne : Identifier les défis liés à la transmission des connaissances (e.g., rotation des membres).
  • Analyse externe : Comprendre les attentes des clients et les tendances dans les services proposés par les Junior-Entreprises.
  • Sortie : Définir des objectifs stratégiques, tels que la standardisation des processus internes ou la satisfaction client.

• Balanced Scorecard or Top-Level Measurement System : Indicateurs stratégiques
  • Satisfaction client : Score NPS des clients des projets.
  • Efficacité des projets : Pourcentage de projets livrés à temps.
  • Transmission interne : Pourcentage de nouveaux membres formés en moins de 2 mois.

2. Transition entre stratégie et opérations

• Identification of the Knowledge Process Outcomes :
  • Connaissances critiques :
    • Meilleures pratiques pour répondre aux appels d’offres.
    • pour structurer un projet et interagir avec les clients.
  • Résultats attendus :
    • Réduction des erreurs de gestion des projets.
    • Amélioration du transfert de connaissances entre les anciens et nouveaux membres.

• Impact on the Business Process :
  • Processus métier concernés :
    • Gestion des projets.
    • Formation des nouveaux membres.
    • Relation client.
  • Attributs des résultats KM :
    • Standardisation des documents projet (fiches méthodes, modèles de reporting).
    • Fluidité des réunions de passation.

Solutions proposées

Mise en place indicateurs KM

• Indicateurs stratégiques :
  • Satisfaction client (score NPS)
  • Croissance des revenus
  • Taux de fidélisation client
  • Pourcentage de projets livrés à temps
  • Pourcentage de nouveaux membres formés en moins de 2 mois

• Indicateurs opérationnels:
  • Nombre de formations ou ateliers organisés
  • Temps moyen de passation : Durée entre l’arrivée d’un nouveau membre et sa gestion autonome d’un projet
  • Temps nécessaire à la rédaction de livrables
  • Taux d’utilisation des modèles standardisés
  • Satisfaction des membres (à quel point la base de connaissances est facile d’accès, utile, etc…)

Mise en place de REX pour le CA

Les membres du comité d'administration changent tous les ans (sauf pour la présidence qui sont très souvent des membres qui occupaient déjà un poste à responsabilité au CA - quoi qu'il en soit ils changent de postes chaque année). Rappelons que chez ETIC, puisque les membres actifs sont formés en une journée et qu'ils apprennent ensuite "sur le tas", c'est bel et bien les membres du CA (les responsables des pôles) qui représentent les postes clés qui assurent la stabilité de l'association. Il y a donc un enjeu majeur pour l'association de s'assurer que les connaissances requises pour chacun de ces postes soient bien transmises et conservées d'une année à l'autre, d'un responsable à son successeur. Il est donc primordial de mettre en place une sorte de "passation", non seulement d'une année à l'autre, mais aussi pour l'ensemble des mandats.

Il s'agit ici de me pas considérer les connaissances uniquement comme des "objets", mais bien comme des processus connus, des compétences et une histoire commune qui permet de ne pas recommencer de zéro chaque année. On parlera à la fois de connaissances très techniques et spécifiques, et des connaissances plus générales comme des conseils sur comment gérer son pôle, les conflits etc. Cette transmission d'information repose pour beaucoup sur des expériences et des ressenti personnels.

Intégrer la gestion des connaissances dans la stratégie organisationnelle : prendre l'habitude de faire des REX intermédiaires réguliers (pas nécessairement long ou rédigés). L'idée est vraiment de garder à chaud les ressentis, les obstacles et le contexte pour enrichir les réflexions futures de l'équipe.

Evidemment, cette phase de passation entre membres du CA est déjà très importante chez ETIC : 3 mois de chevauchement entre l'élection et la prise de fonction (qui devient donc une période de formation personnalisée), un accompagnement des anciens CA les mois suivants leur fin de mandat... L'idée maintenant est de structurer cette passation et pérenniser les connaissances transmises à l'écrit.

Objectif de la solution :

• Centralisation des connaissances : Documenter les expériences clés pour éviter leur perte à la fin de chaque mandat ; ou leur transmission partielle
• Facilitation de la passation: offrir une base claire et concise pour les nouveaux membres occupant les postes
• Amélioration continue, en identifiant les bonnes pratiques
• Anticipation des potentiels problèmes / obstacles

Chaque REX inclura, par exemple, les éléments suivants :

• Les problèmes rencontrés :
  • Nature du problème (administratif, financier, communication, etc.)
  • Impact sur l'association ou l'équipe
  • Solutions adoptées et leur efficacité
• Initiatives et projets menés :
  • Objectifs des initiatives
  • Résultats obtenus (réussite ou échec, pourquoi ? Contexte ?)
  • Recommandations pour ceux qui voudront reprendre le projet / l'initiative : et si c'était à refaire, comment je le ferai ?
• Conseils personnels tirés de l'expérience :
  • Outils et méthodes efficaces
  • Routines organisationnelles qui marchaient, ou pas, sur ce mandat ; essayer de comprendre pourquoi
  • Les bonnes pratiques :
  • Mais aussi des anecdotes et idées variées !

Transfert d'outils

Enlever Google Drive pour tout mettre sur Notion.

Pourquoi changer ?

• Manque de centralisation : Les processus et connaissances sont en partie sur Notion, mais les ressources associées (documents, présentations, contrats) sont ailleurs, ce qui ralentit le travail quotidien.
• Accès et permissions : La gestion des droits d'accès sur Google Drive peut être confuse et mal maîtrisée, avec des risques de perte ou de duplication des données.

Objectifs de la migration ?

• Centralisation des connaissances
• Amélioration de l'expérience utilisateur : Permettre une navigation simplifiée et cohérente pour tous les utilisateurs.
• Réduction des risques de perte d'information et de redondance

Quels gains espérer ?

• Simplification des flux de travail : Une plateforme unique réduit les allers-retours entre outils.
• Sécurité accrue : Une gestion plus rigoureuse des permissions protège les informations sensibles

Migration :

Le projet de migration des ressources de Google Drive à Notion est faisable et bénéfique, mais il nécessite une approche méthodique pour éviter les pièges classiques du transfert de connaissances.

La première condition essentielle est de réaliser un audit complet des documents stockés sur Google Drive, afin d’identifier les fichiers critiques, supprimer les doublons, et trier les informations obsolètes.

Ensuite, il sera important de concevoir une nouvelle arborescence claire et intuitive sur Notion pour faciliter la recherche des documents dans ce nouveau fonctionnement.

Enfin nous conseillons de maintenir Google Drive actif pendant une période transitoire après la migration. Cela permettra de répondre rapidement à tout besoin imprévu ou de récupérer des fichiers oubliés

Organisation en interne

Pour mener à bien ce travail, nous avons suivi une méthodologie collaborative et structurée, en mettant l'accent sur une communication efficace et une répartition équilibrée des tâches.

Tout d'abord, nous avons organisé une réunion de groupe afin de partager nos impressions sur le déroulé de l'entretien réalisé avec ETIC INSA Lyon. Lors de ce brainstorming, chaque membre a pu exprimer ses observations sur les points positifs, les aspects moins convaincants et les pistes d'amélioration en matière de gestion des connaissances. Cela nous a permis de dresser un état des lieux clair et partagé.

Puis, à partir des points d'amélioration identifiés, nous avons réfléchi ensemble à des solutions potentielles. Notre objectif était de formuler des propositions à la fois innovantes, réalistes et facilement déployables par ETIC. Chaque solution a été discutée collectivement pour garantir sa pertinence et son faisabilité.

Une fois les pistes d’amélioration validées, nous avons consolidé nos idées pour adopter une vision commune et cohérente pour la suite du projet. Cette étape a été essentielle pour assurer une coordination fluide et éviter toute divergence dans nos approches.

Avec cette vision partagée, nous avons défini la structure du wiki. Nous avons élaboré un plan détaillé comprenant les différentes parties et sous-parties, en veillant à ce que chaque section s’articule de manière logique et fluide.

En parallèle, nous avons entrepris une recherche documentaire pour identifier un article académique susceptible d’enrichir nos propositions. L’objectif était d’appuyer nos solutions sur des bases théoriques solides, tout en les rendant plus complètes et pertinentes. Une fois l’article sélectionné, tous les membres du groupe ont pris le temps de le lire et de s’imprégner des concepts qu’il présentait.

La rédaction des différentes sections du wiki a été répartie entre les membres du groupe en fonction des affinités et des compétences de chacun. Nous avons ensuite collaboré pour harmoniser les contributions individuelles et garantir une cohérence dans le style et le contenu du document final.

La dernière étape a consisté à concevoir le diaporama pour la présentation finale. Nous avons travaillé collectivement sur le choix des éléments visuels et la répartition des rôles lors de l’exposé. Une répétition en groupe a été organisée pour affiner notre discours, synchroniser nos interventions et anticiper les éventuelles questions du public.

Présentation 27/01/2025

Présentation de 10-15 minutes

Lien présentation pdf: File:Présentation 2B 27012025 KNM.pdfFile:Présentation 2B 27012025 KNM.pdf