5-GI-KNM-S1/2023-24/Coco

Audit de stratégie de KNM au sein d'une entreprise

File:Soutenance KNM COCO.pdf

Entreprise ciblée

Bureau des élèves de l'INSA DE Lyon (BDE)

File:carte d'identité BDE.pdf

Personne contact

• Audric CONTASSOT (Président)
• Léa PLANCHON (Trésorière)

File:Analyse des personnes contacts.pdf

Modèle de l'entretien

Personne contact

• Présentez vous
  • Nom :
  • Prénom:
  • Adresse email:
  • Ses hobbies:
  • Fonction principale :
  • Fonctions annexes :
  • Formation :
• Quel-était votre parcours avant d’occuper votre poste actuel ?
  • Ancienneté :
  • Moyen d’intégration :
• Pourquoi avoir choisi d’adhérer au BDE ? (motivations, ambition)
• Qu’est ce que ça fait d’être “poste” en BDE ?
• Comment décrivez-vous votre relation avec vos collègues ?
• Quel est votre mode de travail ? quels sont vos horaires de travail ?
• Comment évaluez-vous la charge de travail ?
• Avec combien de personnes travaillez-vous ?
• Quelles sont les réalisations du BDE qui vous ont le plus marqué?
• Quel est votre rôle dans les prises de décision ?

Entreprise

• Nom :
• Adresse :
• Forme juridique :
• Numéro SIRET :
• Numéro SIREN :
• code NAF :
• Coordonnées :
  • Numéro de téléphone :
  • email :
  • site Internet :
  • réseaux sociaux :
    • insta :
    • fb :
• Secteur d’activité :
• Identité visuelle :

Histoire et évolution

• Histoire et évolution du BDE ?

Structure

• Interne:
  • Quelle est votre organisation ?
  • Quelle est l’activité principale du BDE ?
  • Quelles sont ses activités secondaires ?
  • Combien de membres actifs et d’adhérents avez-vous ?
  • Votre personnel est-il en baisse ou en hausse ?
  • Quels sont les métiers et les profils des membres de votre équipe ?
  • Comment se déroule le processus de recrutement ?
  • Quels sont vos partenaires ?

• Externe :
  • Combien de clients avez-vous et qui sont-ils?
  • Comment s’inscrire?
  • Quels sont les produits et les services (ainsi que leur évolution) proposés par BDE ?
  • Quel avantage les clients retirent-ils en adhérant à l'association?

Le BDE, comment ça fonctionne ?

• Périmètre :
  • quelles responsabilités/libertés/devoirs vis-à-vis de l’INSA ?
  • quelles limites/frontières avec d’autres organismes de la vie étudiante à l’INSA ? (ex : CDP, Filières arts études, sport études, AS, filières internationales…)

• Stratégie du BDE
  • Quels sont les objectifs stratégiques à court et long terme ?
  • Quels sont les projets en cours ou à venir ?
  • Quelles sont les opportunités qui s’offrent au BDE?
  • Quels sont les challenges / défis à relever ?
  • Ya-t-il des changements dans le fonctionnement du BDE par rapport aux années passées ?

• Financement du BDE ?
  • Quel est votre budget de fonctionnement ?
  • De combien de sources de revenus disposez-vous et quelles sont-elles?
  • Quelles sont les sources de financement ? (sponsors …)
  • Y a-t-il des salariés ?

Knowledge management

Nous allons maintenant vous poser quelques questions concernant le knowledge management (gestion des connaissances) du BDE, c’est-à-dire la façon dont vous partagez, transférez, explicitez et diffusez les connaissances, à l'intérieur de votre organisation et avec l'extérieur (partenaires, clients…).

Deux questions très larges

• Quels sont les types d'informations que vous véhiculez au sein du BDE?
• Avec quels outils ou méthodes vous véhiculez ces informations (stockage, transfert…) ?

• Quelques éléments à aborder pour être sûrs de n'avoir rien oublié dans les deux questions précédentes :
  • les formations
  • les nouvelles (news concernant l’asso, arrivée de nouvelles personnes, début d’un nouveau projet, poste à pourvoir, inscription à un évènement cohésion…)
  • sauvegarde des savoirs/compétences de l'équipe actuelle (pour être prêt en cas de départ prévu ou imprévu) → passage de compétences et infos d’un ancien a un nouveau collaborateur
  • Avez-vous des bases de données, des plateformes en ligne, des réunions?
  • l’intégration de nouvelles personnes (partage des infos utiles avec les nouveaux membres(client) et avec les membres actifs, avec les associations, avec le bureau du BDE, avec les autres instances de l’INSA…)
  • Motivation et montée en compétence des personnes (expérience, valorisation, sentiment d’appartenance…)
  • prise de décision (en capitalisant sur les enseignements des projets passés)
  • Innovation et travail collaboratif

Questions plus générales sur la culture KM du BDE

• Avez-vous déjà fait une réflexion sur le KM par le passé ?
• Avez vous des projets (en cours ou futurs) de modification et/ou amélioration de votre KM ?
• Quels sont les processus mis en place pour le KM au sein du BDE et avec l'extérieur (partenaires, clients…) ?
• Mesurez-vous la performance de votre KM ? Si oui, quelles sont les métriques clés (indicateurs, KPI…) de KM que vous utilisez ?
• Selon vous, selon les remontées potentielles des autres personnes de votre équipe, et selon les personnes extérieures (partenaires, clients…etc) : quels sont les points forts et points faibles de votre KM ? (outils, praticité, vitesse d'accès/transfert de l’information, communication/partage de l’information en interne et avec l'extérieur…)
• Si vous pouviez améliorer ou modifier votre KM, que changeriez vous ? Pourquoi ?

Résultats

Voici un résumé non-exhaustif des interviews de Léa Planchon et Audric Contassot portant sur l'analyse du Knowledge Management du BDE INSA LYON.

Types de connaissances

Au BDE, il y a beaucoup de connaissances, de natures variées, qui sont partagées, transférées, explicitées et diffusées, à la fois en interne et en externe (autres assos INSA par exemple). Parmi ces connaissances on peut citer :

• Passations : stockage, explicitation et transfert de connaissances lors de changements de postes (de l'ancienne vers la nouvelle personne)
• Formations : formation des membres actifs du BDE. Exemples : formation générale en communication à destination des Responsables Communication des différentes équipes du BDE (Bureau, Bal, Gala...). Formations du BDE disponibles pour la centaine d'associations de l'INSA concernant la trésorerie, la prévention face à l'alcool et aux violences sexistes et sexuelles... Formations concernant les assurances, réalisées par des entités extérieures, pour les assos de l'INSA.
• Recrutements : pour chaque équipe, avec des intitulés, nombres de postes disponibles, entretiens -(fonctionnement très similaire au monde de l'entreprise)
• Débriefs : après la fin d'un évènement (ex : Bal, Gala...) le BDE organise avec les équipes concernées un débrief oral en présentiel avec l'ensemble des participants à l'organisation de l'évènement. Cela leur permet de savoir ce qui a bien ou mal fonctionné afin d'en tirer des enseignements pour l'année suivante.

Outils utilisés par le BDE pour le stockage et partage de connaissances

• SharePoint : chaque membre actif a un compte BDE sharepoint, cette plateforme permet le partage des ressources/connaissances (avec des accès configurés selon les responsabilités de chacun, le niveau de confidentialité...). Sur cette plateforme, nous retrouvons l'historique des documents des années précédentes de chaque équipe.
• Notes et documents personnels au format papier ou sur ordinateur : créés et modifiés par les membres actifs pour la réalisation du travail lié à leur poste, supports pour les passations (souvent réalisées de manière orale, en présentiel, par l'ancien occupant du poste).
• Logiciels spécifiques : AutoCad pour faire des plans, Ciel pour la comptabilité, Net2 pour les accès et la sécurité du bâtiment...
• Applis développées par des étudiants INSA : par exemple pour les réservations, ou encore pour les adhésions (cartes VA)
• Emails : newsletter mensuelle du BDE, partage de connaissances d'un individu à un autre ...
• Affiches Papier : newsletter mensuelle du BDE, infos "carte d'identité du BDE", communication sur les évènements, le recrutement...
• Groupes WhatsApp : pour la communication au sein des équipes du BDE, lors des évènements (préféré à Messenger car permet d'avoir accès aux numéros de téléphones de chacun, donc permet plus de réactivité/rapidité de transfert de connaissances)
• Teams : certaines équipes utilisent Teams plus que WhatsApp car c'est une appli de la suite Microsoft, ce qui permet de faire le lien avec Sharepoint plus facilement
• Organigramme : en plus de représenter la structure formelle du BDE, c'est aussi un moyen d'orienter chaque membre actif vers l'interlocuteur le plus adapté en cas de besoin de connaissances sur un sujet particulier
• NAS : serveur de données (données plus sensibles, et lourdes ex : com, vidéo…)

Culture KM du BDE

Même si le BDE ne décrit pas sa gestion des connaissances tel un un système ou des processus de "Knowledge Management", cette organisation a toutefois une réflexion en cours concernant certains aspect de Knowledge Management. Cette réflexion concerne notamment la praticité de certains outils, mais elle est également motivée par des contraintes (ex : perte de licences de logiciels...). Le BDE n'a pas de grand projet en cours pour améliorer son Knowledge Management : ils procèdent par de petites améliorations au fil du temps. Le BDE ne suit pas sa performance en terme de gestion des connaissances, c'est-à-dire qu'il n'y a pas d'indicateurs quantitatifs.

Points forts et Points faibles du KM du BDE

A partir de la réflexion en cours sur la gestion des connaissances en son sein et avec l'extérieur, le BDE fait l'analyse suivante :

Points forts, à cultiver

• La communication interne : Rapidité de partage des connaissances grâce aux groupes WhatsApp et Teams et à l'organigramme. Les bonnes informations sont partagées avec les bonnes personnes. Tout le monde y accède facilement à tout moment et en tout lieu (téléphone portable, ordinateur...)
• Les debriefs : partage et sauvegarde de connaissances, retours d'expériences qui permettent l'amélioration continue du BDE et une capitalisation de l'intelligence collective, tout en renforçant l'implication des membres actifs et le sentiment d'appartenance

Points faibles, à améliorer

• La sécurité des données personnelles peut encore être améliorée
• L'organisation du stockage et sa traçabilité pourraient être améliorés pour permettre aux membres actifs (notamment les nouveaux) de savoir où trouver une information sans avoir à chercher dans plusieurs outils/supports
• La praticité des applis développées par des étudiants INSA
• L'organisation des passations : comportement humain : après la réalisation de l'évènement, certains membres ont envie d’arrêter, de se reposer et prendre du temps pour eux, il n'est pas facile de rester impliqué pour la transmission des connaissances aux nouveaux membres (coincide aussi avec la fin de l'année universitaire, les partiels, etc.)

Conclusion

• Alors que le BDE est une association, son fonctionnement est en de nombreux points similaire à celui d'une entreprise (organigramme, processus de recrutement, règles de confidentialité, canaux de communication et outils utilisés...)
• Même si le BDE ne dispose pas d'une instance formelle dédiée au "Knowledge Management" (pas de poste/service/projet lié à ce domaine), cette organisation est tout de même en réflexion constante concernant la gestion des données, des informations et des connaissances en interne comme avec l'extérieur.
• Au BDE, le partage des connaissances est régulé par des accès pour les personnes concernées selon l'organigramme, les responsabilités de chacun et les niveaux de confidentialité. Certaines données confidentielles sont même protégées/cryptées. Cette confidentialité permet de respecter certaines obligations légales, de préserver l'image du BDE et la bonne ambiance au sein des équipes.
• Le stockage des informations se fait sur différentes plateformes et supports physiques ou dématérialisés. Cela permet d'adapter le stockage en fonction des accès et des niveaux de sécurité nécessaire. Cependant, cela peut être un point négatif car pour une personne nouvelle, il peut être parfois difficile de savoir où trouver une information (dans quel outil et à quel endroit).
• Le partage de connaissances et le transfert d'informations sont des points forts au BDE de par leur rapidité et accessibilité en tout lieu et à tout moment. Les debriefs réalisés systématiquement après l'organisation d'un évènement, avec l'ensemble des participants, sont un très bon moyen de partager les connaissances et apprendre des retours d'expérience pour améliorer continuellement les activités du BDE.

Analyse d'un article scientifique sur le Knowledge Management

Choix de l'article

Nous avons choisi de travailler sur l'article intitulé : "Objective knowledge, subjective knowledge, and prior experience of organic cotton apparel" écrit par Tae-Im Han. Nous avons fait ce choix car, pour plusieurs raisons, cet article nous intéressait personnellement :

• Intérêt pour le côté écologique
• Intérêt pour le comportement des gens
• Lien avec d'autres projets/cours GI (INR)
• Curiosité personnelle sur ce sujet
• COCO rime avec Cotton !

Fiche de lecture critique

• Nous avons analysé l'article: File:Objective knowledge, subjective.pdf
• La fiche Lecture critique: File:Analyse_d'article_scientifique_COCO.pdf

Support pour la présentation du 11 janvier 2024

Notre présentation pour l'oral :