Cours:5-GI-KNM-S1/2023-24/BESTies

Amlaf Amine, Annoumani Mohamed, Ferlito Lorenzo, Mantoan Andrea

Travail 1 : Audit de l'état du Knowledge Management au sein de l'association étudiante BEST

Association

Général

BEST, adresse, forme juridique (nonprofit), num siret siren naf

N° TVA : N° SIRET : N° SIREN : Code APE/NAF : N° Association : N° Dossier info (RNA) : Licences entrepreneur du spectacle : N° GUSO : / Code : Président :

Information de contact

Phone number Email Website Social media etc.

Domaine d’activité

what they be doing fam

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Histoire et structure organisationnel

Histoire de BEST

L'idée de BEST est née en mai 1987 à Stockholm (Suède) lors d'une conférence européenne pour les étudiants en physique et en mathématiques. L'issue de cette conférence fut la décision d'organiser une Semaine Internationale tous les six mois dans un pays différent afin de développer les interactions entre les étudiants européens.

Celle ci a été la graine à partir duquelle BEST a pu naître, et, à partir de cette reunion à été succedé par plusieurs autres qui ont permit, à la fois, de generaliser l’esprit internationaliste et cosmopolite de la proto-association, de même que “raffiner” son organisation, en effet, lors de l’assemblé à berlin(1989) il a été décidé que BEST se composerait d’un Conseil, d’une Assemblée Générale et de membres. Des délégués de toute l’Europe y ont participé : Barcelone, Berlin, Bologne, Budapest, Eindhoven, Grenoble, Helsinki, Lisbonne, Ljubljana, Londres, Louvain-la-Neuve, Paris, Stockholm, Trondheim, Turin, Vienne, Varsovie et Zurich. C'est aussi lors de cette réunion que BEST a été officiellement fondé, avec pour objectif de promouvoir les échanges et la communication entre les étudiants européens en technologie. En novembre 1990, lors de la réunion de Budapest, le programme d'été a vu le jour : une série de cours de deux semaines organisés partout en Europe. En été 1991, 13 cours d'été ont été lancés. Pendant les trois premières années, le programme d'été a été soutenu par le programme TEMPUS de l'Union Européenne.

Année aprés année, l'association a continué de croître, de nouveaux membres ont rejoint ses rangs et de nouveaux projets ont vu le jour. Lors de la XIVe Assemblée Générale à Tallinn (Estonie), il a été décidé que BEST demanderait, avec CESAER et SEFI, la mise en place du Réseau Thématique H3E dans le cadre du programme SOCRATES de la Communauté Européenne. Ce Réseau Thématique a été officiellement établi en septembre 1996 pour travailler sur l'avenir de l'éducation en ingénierie. Cela a fait de H3E le premier Réseau Thématique où les étudiants participent en tant que partenaires égaux. Lors de la XVe Assemblée Générale en Belgique, BEST a entamé un partenariat avec l'association étudiante allemande bonding Studenteninitiative e.V, reconnaissant ainsi mutuellement leurs activités et établissant un cadre de coopération. Depuis 2002, BEST coopère également avec la Fédération Canadienne des Étudiants en Ingénierie (CFES).

En 2005, après un long processus, la structure internationale de BEST a été complètement révisée pour gagner en efficacité et mieux servir l'organisation ainsi que les Groupes Locaux BEST. Un travail considérable a été accompli depuis lors pour assurer la durabilité de l'association : en interne (plateforme informatique, système de formation, stratégie de promotion commune), en externe (applications pour les événements BEST, implication éducative) et financièrement (partenariats avec des entreprises). Enfin, en 2007, lors de la Réunion des Présidents à Valladolid, les Groupes Locaux BEST ont décidé d'adopter une image de marque commune pour BEST.

En 2013, à Valladolid, l’un des rêves des fondateurs de BEST s’est réalisé : un salon international de l’emploi a été créé pour réunir étudiants en technologie et entreprises internationales. Il a été baptisé BEST Career Day (BCD) et, au départ, faisait partie de l’Assemblée Générale en tant que Journée Officielle d’Ouverture. Depuis 2015, il est devenu un événement indépendant organisé chaque année à Bruxelles, en Belgique, par une équipe composée de membres venant de différents Groupes Locaux BEST. Lors de la XXXIVe Assemblée Générale à La Canée (Grèce), BEST a décidé d’ajuster sa structure pour optimiser les méthodes de travail de l’organisation, la rendant ainsi plus efficace et plus horizontale. Les 6 Comités ont été dissous au cours du mandat suivant et 10 Départements ont été créés pour prendre en charge le travail opérationnel de BEST. Afin de pouvoir développer l’organisation et ses services, des projets ont été lancés, intégrant des membres issus à la fois des Départements et des Groupes Locaux BEST.

Culture de l'association

the inclusion motto stuff opportunities and challenges (maybe SWOT)

Structure de l'association

international board, departments, lbgs, etc.

Membres

students network, alumni, etc.

Ecosystème de l'association et opérations

Filiales et partenaires

list of groups, universities liés, city/country partenaires (EBEC, other assos, etc.)

Budget opérationnel

Budget (ask Rita for the budget if can't be found somewhere)

Sources de financement

grants etc. maybe Rita again

Produits et services

competitions, exchanges, trainings, merch, etc.

Personnes contactées

Informations personnelles

Nom complet : Jaime Santamarta Martin
Adresse mail : jaime.santamarta.martin@BEST-eu.org
Parcours académique : Ingénierie électronique, mais il évolue davantage vers la science des données.
Trajectoire professionnelle : Marketing & Business IT, puis Product Management

Rôles au sein de l'association

Vice-president des Services de BEST de juillet 2024 à juillet 2025.
Membre de DAD (Data Analysis Department).

Anciens rôles au sein de l'association

Juillet 2022 - Juillet 2023 : Secretaire de DAD
Juillet 2023 - Juillet 2024 : Coordinateur de DAD
Décembre 2023 - Juillet 2024 : Membre de LSD (Local Support Development)
Octobre 2017 - Octobre 2018 : Community manager, LBG Valladolid

Comment elle s'est inserée dans l'association

Jaime a retrouvé BEST lors d'un MW (Motivational Weekend) dans son LBG Valladolid qui est lié à son université.

Define MW?

Méthode de contact

Nous avons commencé par contacter la présidente de BEST puisque l'un d'entre nous a son contact sur Instagram. Elle nous a guidé vers Jaime en nous disant qu'il est très intéressé par le KM et qu'il avait déjà beaucoup d'expériences dans le KM au sein de BEST (que nous allons présenter plus bas dans les réponses de l'interview).

Nous avons ensuite regardé sur l'intranet de BEST pour trouver son contact WhatsApp. Après avoir lui présenter notre projet et la raison pour l'interview, nous avons fait un Lettucemeet pour trouver un créneau de réunion pour enfin avoir l'interview avec lui.

Relation avec KM

Compréhension générale de KM

En général, Jaime nous a dit qu'il a beaucoup étudié et appliqué le livre "The Knowledge-Creating Company" de Ikujiro Nonaka. Dans les réponses de l'interview ci-dessous, il nonus a mentionné quelque unes de ces expériences.

Anciennes expériences en KM avant BEST

Avant de rejoindre DAD, Jaime a été chargé de structurer et d'optimiser le Google Drive de son propre LBG. Pour situer le contexte, les LBG ont tendance à utiliser Google Drive pour maintenir leur propre système de connaissances locales, car il est assez convivial et le fait que BEST utilise des courriels Google BEST dédiés facilite la gestion de l'accès des utilisateurs.

Son expérience au sein de DAD lui a permis également de développer des bases assez solides en matière de gestion des connaissances. Par exemple, il a mené au succès des recherches indépendantes sur la manière d'initier et de mettre en place des pratiques de gestion des connaissances à partir de zéro dans un nouveau département à BEST (c'est-à-dire comment la première génération d'un département nouvellement créé peut conserver et transférer les connaissances aux générations à venir).

Intérêt dans le KT

Selon Jaime, « À un moment donné, nous mourons tous », donc ne pas effectuer de transfert de connaissances, en particulier dans les grandes organisations, peut signifier la mort de l'organisation elle-même en raison de l'absence de continuité des connaissances.

Au sein de BEST, le transfert de connaissances doit être effectué entre les mandats, car ceux-ci ne durent qu'un an. Cela permet de maintenir un guide des meilleures pratiques (et des pratiques à éviter) basé sur les expériences et les conclusions des mandats précédents.

Pour cette raison, il travaille actuellement sur un nouveau wiki pour centraliser les transferts de connaissances de BEST.

Interview 1

Questions

Categorie	Question(s) posée(s)
Planification	De quelles connaissances BEST a-t-il besoin de la part de chaque membre ? Y a-t-il des éléments qui font défaut à l'heure actuelle ? Si oui, lesquelles ? Qui est responsable de collecter ou pérenniser la collection de ces connaissances ? Comment envisage-t-il de mettre la main dessus ?
Identification	Où se trouvent les connaissances dont BEST dispose déjà et comment y accéder ?
Génération	Comment les connaissances sont-elles générées - au niveau individuel (étudiants) ou collectif (LBG, département, etc.) ?
Développement	Comment les connaissances peuvent-elles être développées en largeur et en profondeur au niveau collectif ?
Diffusion	Quelles sont les connaissances transmises (entre Boards, etc.) au sein de BEST ? À qui ? Comment ça se fait ? Quelles sont les connaissances partagées (pour des collaborations) au sein de BEST ? À qui ? Comment ça se fait ? Quelles sont les connaissances diffusées (BEST -> LBGs, départements, etc.) au sein de BEST ? À qui ? Comment ça se fait ?
Application	Comment ces connaissances sont-elles appliquées ?
Conservation	Comment pouvons-nous nous assurer que les connaissances restent disponibles et applicables ?
Évaluation	Quel est l'état de nos connaissances et quel est l'état de notre KM ? Note de 1-10 + raisonnement
Utilisation d’une Intelligence Artificielle pour le KM	Utilisez-vous des outils de chatbot alimentés par une IA ? De manière formelle ou informelle. Avez-vous considéré l’utilisation d’un outil IA pour vous aider dans la catégorisation et/ou la récupération des données ? Quel avantage estimez-vous dans l’implémentation d’une solution tel quel (Notion AI montrer exemple) au sein de BEST ?
Misc.	other questions from above

Interview 2

Pour le deuxième entretien, nous avons depilé le sujet d'utilisation d'une intelligence artificielle plus en profondeur, en prennant un article de recherche comme réference.

Bibliographie

Mohammad Hossein Jarrahi, David Askay, Ali Eshraghi, Preston Smith, Business Horizons, Volume 66, Issue 1, 2023, Pages 87-99, ISSN 0007-6813 https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0007681322000222